Fra start til slut

Uanset om du er ved at flytte, renovere eller indrette et nyt kontor, er det firma, du ansætter til at hjælpe dig, ét af de kritiske valg, du står overfor. Ved at vælge den rigtige partner til indretningen af dit kontor kan du sikre, at både processen og resultatet lever op til dine ønsker og behov. Vi har et par tips, der kan hjælpe dig udvælge den rette partner til at løfte opgaven.

Sådan finder du den rette kontorindretningspartner:

1. Check referencer

Uanset hvem du vælger til dit projekt, bør du tage dig tid til at kigge på leverandørens tidligere kunder og projekter. Kontrollér om leverandøren har nyere relevant erfaring. Tip: Få en referenceliste, der viser projekter, der ligner dit - og følg op.

2. Check økonomisk soliditet og stabilitet

De økonomiske forhold i det firma, du hyrer, har direkte indflydelse på den risiko, du tager.  Find virksomheden på nettet og kontrollér organisation, årsregnskaber og kundelister. Ved at undersøge tingene mindsker du risikoen for at komme til at handle med et firma, der måske er mindre sundt. Tip: Vurdér leverandørens størrelse, økonomi og referencer. Det kan gøre livet lettere for dig både nu og i fremtiden.

3. Check hvilke serviceydelser, der er inkluderet

Bed om en liste over alt, hvad leverandøren tilbyder som del af tilbuddet - og alt det, der ikke er inkluderet. Ved at sammenligne firmaer på denne baggrund finder du ud af, hvad du egentligt får for pengene. Tip: Hvis der er serviceydelser, leverandøren ikke leverer, så bed om et bud på hvad de tilsvarende ydelser vil koste. Det er langt lettere at sammenligne samlede tilbud, der omfatter alle de samme ydelser.

4. Check certificeringer

 Forholder leverandøren sig seriøst til miljø, kvalitet, etik og sikkerhed? Hvis dette er tilfældet, vil leverandøren have opnået diverse certificeringer og priser hen ad vejen. Tip: De fleste virksomheder er stolte over at blive certificeret eller få en pris. Kig på deres hjemmeside for at finde ud af, hvilke certificeringer de har (hvis de har nogen).

5. Check tidsplanen

Start fra 'slutningen' af projektet og gå trinvist tilbage til i dag. Hvornår skal du være færdig med projektet? Bed leverandøren om at lave en tidsplan med din slutdato helt ude til højre, og få dem til at tilføje de 'milepæle', som du skal nå. Du skal kende de forskellige leverandørers leveringstider, og det er nok bedst at tilføje lidt ekstra spillerum. Tip: Bed leverandøren om at give dig eksempler på tidsplaner fra tidligere projekter, der ligner dit, og om at vise dig, hvordan leverandøren planlægger at hjælpe dig med at styre hele projektet.

6. Check processerne

Vær opmærksom på at nogle leverandører ganske enkelt bare leverer det, du har købt, og overlader det til dig at samle og opsætte produkterne. Det er klogt at overveje hele processen og lede efter en leverandør, der kan levere på et tidspunkt, der passer dig, og som monterer møblerne samt bortskaffer al emballage - så du får overdraget et færdigt kontor, der er klar til brug. Tip: Kontrollér levering og monteringsservice samt evt. ekstraomkostninger, før du vælger leverandør.

7. Check bæredygtighed

Det kan være kernen i din virksomhedspolitik eller noget, du gør, fordi du mener, det er rigtigt. Men socialt virksomhedsansvar kan kræve, at du finder 'grønne' produkter for at sikre, at du ikke køber fra tvivlsomme kilder. Tip: Se på "det store billede" og forlang, at dine potentielle leverandører forklarer deres processer som helhed - fra indkøb af råmaterialer til den arbejdsstyrke, der fremstiller produkterne, helt frem til levering.

8. Check kvalitet

Det kan være fristende at vælge det billigste tilbud, og det kan være, at du er tvunget til det af budgetmæssige grunde. Men et langsigtet perspektiv kan imidlertid være mere økonomisk i det lange løb. Veldesignede, holdbare produkter varer både længere og er fremtidssikret ved, at de kan genbruges og indgå i de nye indretninger, der uomgængeligt kommer. Tip: Tænk over hvor lang tid produkterne kan holde, specielt hvis du flytter rundt på dem, og på hvor fleksible de rent faktisk er.

9. Check forskrifter og reglementer

Kommer løsningen til at overholde den relevante kontorlovgivning - fra placeringen af nødudgange til antallet af hvilepladser? Er der tilstrækkelig adgang til alle arealer, og overholder planen kravene til arbejdspladsvurdering (APV) samt handicap- og ligebehandlingslovgivningen? Disse spørgsmål skal overvejes, når du planlægger et nyt kontor, og er bare nogle få af de spørgsmål, der skal besvares. Tip: Lav research på nettet eller bed en ekspert om hjælp. Kan leverandøren hjælpe her?

10. Check det endelige resultat

Forhåbentligt vil en seriøs leverandør sørge for, at alle de planlagte forandringer på dit nye kontor bliver ideelle. Men når projektet er færdigt, bør du sammen med leverandøren gennemgå og kontrollere, at alt er som aftalt. Derved sikrer du, at der ikke er noget, der mangler, og du undgår besværlige efterleverancer. Tip: Bare fordi projektet er færdigt, betyder det ikke, at du ikke kan bede om noget, som leverandøren har glemt. Husk, at du ansatte dem til at færdiggøre projektet.

 

 

 

 


 

Din lokale Kinnarps konsulent sørger for, at du er up to date, inden for budget og tidsplan.

kinnarps