Mobile Mitarbeiter und flexible Büros

Die Kosten für Büroraum sind so stark gestiegen, dass immer mehr Unternehmen sich dazu gezwungen sehen, ihre Büros zu verkleinern – einTrend, der in den USA begonnen hat und der sich nun in den größeren Städten auf der ganzen Welt fortsetzt.

Vor einigen Jahren hatte ein gewöhnlicher Arbeitsplatz in einem Büro ungefähr 10 Quadratmeter. Heute hat sich dieser Raum halbiert. In Großbritannien scheint dieser Trend weiter fortgeschritten zu sein als bei den europäischen Nachbarn.

"Wir haben geräumige Großraumbüros, in denen der Raum, den ein einzelner Arbeitsplatz einnehmen darf, ständig schrumpft. Wir sind jetzt beim Minimum von 4 Quadratmetern für jeden Arbeitsplatz angelangt, einschließlich Durchgang und Aufbewahrung“, sagt Alexander Gifford, Designchef bei Kinnarps in Großbritannien.

Bei diesen vier Quadratmetern pro Arbeitsplatz hat der Trend im Moment angehalten. Weniger wäre kaum machbar. Dennoch werden die Büros weiter schrumpfen, wenn die Mitarbeiter zunehmend mobil werden und die Arbeitsplätze immer weniger individuell zugeschnitten sind. Zukünftig werden ganz einfach nicht mehr alle einen eigenen Schreibtisch brauchen.

Der Trend hin zu einer kompakteren Büroumgebung hat viele Folgeeffekte gehabt. Einer der auffälligsten ist, dass die Größe der Schreibtische abnimmt. Ecktische, die viel Platz brauchen, verschwinden zugunsten von rechteckigen Tischen mit viel kleinerer Arbeitsfläche. Sie sind zwischen 120 cm und 180 cm lang und 80 oder höchstens 90 cm tief. Mobile Besprechungstische werden eingesetzt, um bei Bedarf Extraraum zu bieten und ermöglichen so eine flexiblere Gestaltung.

Kleinere Tische könnten ein Problem darstellen, wenn die Computer nicht ebenfalls geschrumpft wären. Die heutigen Flachbettbildschirme und Laptops brauchen weit weniger Platz als die alten, sperrigen Röhrenbildschirme.

Die effizientere Ausnutzung der Räume bedeutet, dass die Menschen dichter nebeneinander arbeiten. Dies hat wiederum eine Reihe von Konsequenzen für die Raumgestaltung. Schalldämpfung durch Schirme und Stoffe erlangt als Mittel zur Reduzierung von Störungen bei der Arbeit zunehmend an Bedeutung. Deshalb werden jetzt Wandschirme und Schrankrückwände mit neuartigen schallabsorbierenden Materialien entwickelt. Eine weitere Herausforderung stellt das viele Sonnenlicht dar, das die großen Glasflächen der neuen Büros mit sich bringen: Die Einrichtung muss so angeordnet sein, dass verhindert wird, dass Licht direkt auf die Bildschirme fällt.

Die neue Technologie geht mit Kabeln einher. Sie in Ordnung zu halten, ist ein weiteres Problem, das gelöst werden muss. Der effiziente Verlauf von Kabeln ist eine besondere Notwendigkeit in Großraumbüros. Kabel begleiten uns ständig – auch trotz der Einführung von neuer Technologie und drahtlosen Verbindungen sind immer noch viele Ladegeräte und Transformatoren für Computer und Peripheriegeräte notwendig.

Insgesamt bedeuten kleinere Flächen mehr Planungsaufwand: wo sollen Durchgangswege verlaufen, um niemanden zu stören, wo sollen Mitarbeiter mit unterschiedlichen Funktionen in einem Großraumbüro ihre Arbeitsplätze haben, wo sollen ruhige Räume liegen usw.

"Die wirkliche Herausforderung besteht darin, aus weniger Raum einen Vorteil zu machen. Ein
kompakteres Büro kann zu besserer Kommunikation zwischen den Mitarbeitern führen“, sagt Alexander Gifford.

Geteilte Räume werden viel wichtiger und nehmen einen immer größeren Teil des gesamten Büros ein. Kleine ruhige Telefonräume, Aufenthaltsräume, Besprechungsräume, Räume für Drucker und andere Bürogeräte müssen strategisch immer besser platziert werden.

"Wenn wir von persönlichen Arbeitsplätzen mit großen Schreibtischen weggehen, müssen wir uns bemühen, den Rest der Umgebung umso angenehmer zu gestalten. Räume für Pausen und Besprechungen müssen Plätze sein, wo Menschen sich gerne aufhalten und zu Kommunikation angeregt werden“, stellt Alexander Gifford fest.

Für die Benutzer der neuen Büroumgebungen kommt dies einer Art Revolution gleich.

Schrumpfende Arbeitsplätze haben ganz offensichtlich den Platz für Privatsphäre im Büro kleiner werden lassen. Persönliche Dinge wie Pflanzen und Familienfotos wurden verbannt. Damit hatte besonders Katarina Norman von Kinnarps Einrichtung in Stockholm zu kämpfen.

"Beim Umzug in ein Großraumbüro ist es oft schwer, die Mitarbeiter auf unsere Seite zu bekommen. Die meisten von ihnen möchten nichts verändern. Deswegen müssen wir in der Planungsphase die Benutzerebene viel stärker mit einbeziehen“, sagt Katarina Norman.

Der Verlust der Privatsphäre ist in Skandinavien sicher noch nicht so weit fortgeschritten wie in London und Paris.

Kommunikation steht immer stärker im Mittelpunkt des Arbeitslebens. Die Mitarbeiter bewegen sich immer mehr innerhalb des Büros.Von konzentrierter Arbeit an kleinen Computerarbeitsplätzen zu Pausen mit einer Zeitung auf dem Sofa, einer Tasse Kaffee und einer Unterhaltung im Café, Kundentreffen im Besprechungsraum oder zu einem vertraulichen Anruf in einem der kleinen Telefonräume. Dies alles wird durch die Entwicklung von Laptops, schnurlosen Telefonen und schnellen drahtlosen Netzverbindungen ermöglicht.

Nicht nur im Büro, sondern auch außerhalb wird die Mobilität größer. Der Trend ist eindeutig, und Mitarbeiter werden sich in Zukunft zunehmend außerhalb der Büros aufhalten, glauben die Designer bei Kinnarps. Es gibt immer mehr mobile Mitarbeiter, auch bezeichnet als Büronomaden.

"Nomaden, die 80 Prozent oder mehr von ihrer Arbeitszeit außerhalb des Büros verbringen, brauchen keinen festen Arbeitsplatz“, stellt Philippe Arin fest, Designchef bei Kinnarps in Frankreich.

"Wenn ein Unternehmer 100 Mitarbeiter hat, werden wahrscheinlich höchstens 60 von ihnen gleichzeitig im Büro sein. Die anderen sind unterwegs. Sie sind außer Haus und verkaufen. Oder sie arbeiten an ihren Laptops zu Hause oder bei einem Sturbucks in der Stadt. Dieser Kunde braucht also nicht 100 Arbeitsplätze“, erklärt Alexander Gifford.

Mobile Mitarbeiter kommen zu einer Besprechung mit ihren Vorgesetzten ins Büro und schließen kurz vor oder nach der Besprechung ihre Laptops an einem Platz an, bevor sie zurück nach Hause fahren, um mit größerer Konzentration an ihren Computern zu arbeiten.

Zunehmend flexible Mitarbeiter bereiten neue Projekte vor, bilden ständig neue Teams, die sich schnell an einer geeigneten Kombination von Tischen in einer Ecke einrichten. Mobile, flexible Mitarbeiter – das ist die Zukunft. Dasselbe gilt für mobile, flexible Büroumgebungen.