KINNARPS' TRENDRAPPORT Del 7. Fra distraktion til koncentration

2013-12-05

Noget gik tabt, da kontorrummene forsvandt og blev erstattet af åbne landskaber. At skabe arbejdsmiljøer, hvor medarbejderne ikke hele tiden bliver forstyrret, er en stor udfordring for fremtiden.

Til at begynde med lod det til at være den mest geniale idé. I de åbne kontorlandskaber ville alle blive vindere: Man ville få kreative medarbejdere, der frit kunne udveksle idéer og tanker, chefer, der fik mere styr på deres ansatte og – ikke mindst – økonomer, der kunne klemme flere medarbejdere ind pr. kvadratmeter.

Der var bare et problem, eller snarere to:

• Nogle personer har svært ved at koncentrere sig om arbejdsopgaverne, når de overhører kollegernes samtaler.

• Visse arbejdsopgaver kræver fuldstændig koncentration.

"I de fleste organisationer, som vi arbejder sammen med, forstår kunderne værdien af samarbejde, men de har desværre ofte glemt fordelene ved at isolere sig. De har fokuseret så meget på fælles tankearbejde, at de har mistet værdien, der er forbundet med isolation," siger Tim Oldman, administrerende direktør hos Leesman Index, der analyserer arbejdspladser.

I den nye tankeøkonomi er viden ikke længere den vigtigste faktor, men i stedet er det dét at kunne forstå og kombinere tilsyneladende forskellige idéer til nye begreber og løsninger, der virkelig gør forskellen.  Dialog, vidensudveksling og møder vil fortsat være betydningsfulde, men koncentration og uforstyrrede arbejdsmiljøer vil være endnu vigtigere. Det bliver meget svært at finde tid og plads til dette, når kaffemaskinen brummer, printeren rasler, en toiletdør smækker, en mobiltelefon ringer med høj volumen, samt når en kollega samtidig fortæller om weekendens middagsinvitation.

Hvis der er for mange forstyrrelser, mindskes produktiviteten, motivationen og følelsen af at have gjort et godt arbejde. De fleste går på arbejde om morgenen med den hensigt at præstere mest muligt. Studier har vist, at følelsen af at have leveret et godt stykke arbejde i høj grad bidrager til vores lykke. Et arbejde, der virker meningsfuldt, og hvor man kan se, at ens anstrengelser bærer frugt. Hvis man ved slutningen af arbejdsdagen oftere og oftere føler, at man ikke har levet op til sine egne og omgivelsernes forventninger, forringes arbejdslysten og motivationen. Den kendte, ungarske psykologiprofessor Mihaly Csikszentmihalyi mener, at alle arbejdsgivere bør bestræbe sig på at gøre det nemmere for medarbejderne at opnå et flow, en strømning. Det er, når man er helt opslugt af sin opgave og arbejder helhjertet med den, at problemerne løses, og innovative idéer skabes. Men det kræver for de fleste af os, at der er en vis arbejdsro, struktur samt tydelige mål.

Det er dog ikke kun de åbne kontorlandskabers skyld, at det er svært at arbejde uforstyrret med koncentrationskrævende opgaver. Den nye teknologi er også en hyppig årsag til distraktion: Indgående e-mails, Facebook-opdateringer, Twitter, sms'er; Der findes ganske enkelt utroligt mange grunde til ikke at gå i gang med den der ekstra krævende arbejdsopgave. Den amerikanske karrierecoach Phyllis Mufson advarer mod, at distraktionerne let kan skabe en negativ spiral.

"Hvis der ikke tages fat på distraktionerne på kontoret, kan de forringe din fokuserings- og vurderingsevne betydeligt og endda medføre fejl. Når du bliver distraheret, har du svært ved at koncentrere dig. Dette øger dit stressniveau, hvilket forringer dine præstationer og gør dig endnu mere stresset," mener Phyllis Mufson.

Det kræver kontrol at kunne lukke af for de distraktioner, som vi selv kan styre.

"Distraktion behøver ikke være negativt. Det kan være en belønning, når du har løst en arbejdsopgave. Men hvis dit valg af distraktion er Facebook, Twitter eller andre sociale medier, er du nødt til at afsætte tid, så du er proaktiv og ikke reaktiv. Du skal være den, der kontrollerer, i stedet for den, der bliver kontrolleret," siger Robert Epstein, psykolog og grundlægger af Cambridge Center for Adfærdsstudier.

Det kan dog være sværere for den enkelte medarbejder at påvirke det fysiske kontormiljø. En del har forsøgt at skabe deres eget rum ved at høre musik i høretelefoner eller endda ved at tage høreværn på. Derved markerer de også overfor omgivelserne, at de har brug for at være i fred. Men en arbejdsgiver, der ikke ønsker, at de ansatte arbejder andre steder end på kontoret, eller som ønsker, at de søger nyt arbejde, bør overveje, hvordan fremtidens kontor skal udformes. Ian Weddell, Commercial Manager hos Kinnarps i Storbritannien, har oplevet en stigende interesse for et koncept, som nogle gange betegnes som 3C, collaboration, concentration, contemplation, dvs. samarbejde, fokusering, eftertanke.

"Det er tydeligt, at en bænklignende arbejdsstation til medarbejderne ikke er nok til at skabe en arbejdsplads, der egner sig til opgaver, der kræver stort fokus. Det er meget vigtigt at have områder, hvor man kan koncentrere sig," konstaterer Ian Weddell.

Da Vasakronan, Sveriges største ejendomsmæglerfirma, flyttede sit hovedkontor i december 2012, opgav man et traditionelt kontormiljø til fordel for et aktivitetsbaseret kontor.

Flytningen indebar mere end en adresseændring og blev kaldt for en flytning ind i fremtiden. Den grundlæggende idé er, at personalet, i alt 120 personer, ikke har faste pladser, men finder en passende løsning hver dag. Måske i et møderum, på en af de frie pladser, i den stille afdeling, hvor man ikke må tale i mobiltelefon, eller i caféen, der er placeret centralt som torvet i en italiensk by. Efter at have befundet sig i fremtiden i et år, beskriver Vasakronans administrerende direktør Fredrik Wirdenius flytningen som endnu bedre, end han nogensinde havde turde drømme om, "selvom jeg havde vældig høje forventninger".

 

VIDSTE DU, AT ...

• Ifølge en undersøgelse lavet af Manpower og Kairos Future går 22 % af medarbejderne et sted hen, hvor de kan være alene, når de gerne vil være produktive.

• Ifølge samme undersøgelse vælger 28 % af de medarbejdere, der sidder i et åbent kontorlandskab, at skabe et eget lydrum ved hjælp af musik og høretelefoner.

• To møder om ugen er nok, hvis medarbejderne selv må bestemme, ifølge Manpowers og Kairos Futures undersøgelse.