KINNARPS TRENDRAPPORT. Del 8. Fra fast arbejdsplads til fri placering.

2014-01-02

Arbejdslivet har ændret sig radikalt i kraft af ny teknik og nye krav, hvorimod kontorerne ofte ser ud, som de altid har gjort. Hvorfor har vi stadig vores egne skriveborde, når vi i stadigt stigende omfang forlader dem?

Microsofts kontor i Amsterdam er et eksempel på, at det ikke altid er let at forandre en dybt indgroet kontorkultur. Da virksomheden for nogle år siden skulle tage springet over til et aktivitetsbaseret miljø, hvor arbejdsopgaver snarere end antallet af ansatte er afgørende for, hvordan kontoret er udformet, var der massiv modstand blandt medarbejderne. Måske var man bange for, at det ville blive som i den gamle stoleleg, hvor der er færre stole end deltagere, og man én efter én smides ud af legen?

Da det nye kontor, trods de ansattes usikkerhed, stod klart i 2010, havde ingen af medarbejderne eget skrivebord eller egen stol. Ikke engang de øverste chefer. Efter seks måneder viste en evaluering, at ingen hos Microsoft ville gå tilbage til den gamle måde at arbejde på.

"Det er en rejse, og det er utroligt vigtigt at alle er med samt at engagere alle i processen. Selv skeptikerne kan blive ambassadører for forandringen," siger Heléne Lidström, Corporate Communication Manager hos Microsoft.

Henrik Axell, konceptudvikler for aktivitetsbaserede arbejdsmiljøer hos Kinnarps i Sverige, ser forvandlingen til et fremtidigt aktivitetsstyret arbejdsmiljø som et forandringsprojekt fremfor et indretningsprojekt, og tre elementer skal tages med:

• Det fysiske miljø

• Det digitale miljø

• Organisationen/ledelsen

"Idéen med at gennemgå forandringen er, at medarbejderne får større frihed, men også ganske mange fleksible, funktionelle og stimulerende arbejdsmiljøer," fortæller Henrik Axell.

Udviklingen er logisk, nu hvor der er løsnet op for formen på vores arbejdsdage, og tendensen er, at vi vælger arbejdsmiljø efter aktivitet. Den ene dag kan det dreje sig om et bibliotek, den næste om en café eller køkkenbordet derhjemme.

Arbejdsopgaverne i den nye tankeøkonomi bliver desuden stadigt mere komplekse. Der skal håndteres mange udfordringer, hvoraf mange bygger på samarbejde: fysiske og virtuelle møder, interne konferencer, eksterne kundemøder.

"Vi har lagt mærke til, at de mest produktive omgivelser ikke er dem, hvor kunderne har investeret i design eller konstruktioner, men snarere dem, hvor de har investeret i tid, hensyn og dialog for at forstå, hvad deres medarbejdere har brug for for at kunne trives og være produktive. For mig er det dét, vi har brug for i fremtiden – at virksomhederne tør lade medarbejderne skynde sig langsomt og giver dem adgang til forskellige, tilpassede miljøer, som passer til de forskellige arbejdsopgaver og enkeltpersoner," siger Tim Oldman, administrerende direktør hos Leesman Index, der analyserer arbejdspladser.

At skabe fremtidens kontormiljøer handler altså ikke bare om, at medarbejderne skal være åbne over for at give slip på deres skrivebord, men også om at ledelsen skal turde give slip på deres medarbejdere. Historisk set har kontorets opbygning afspejlet virksomhedens hierarki: Den administrerende direktør skulle naturligvis have det største rum øverst oppe. Mellemlederne skulle kunne skue ud over deres ansatte. Hvis medarbejderne ikke sad på deres plads, anede den autoritære chef uråd.

I dag er den logiske konsekvens af, at vi konstant er opkoblede og altid kan kontaktes – og at grænsen mellem arbejde og fritid udviskes – at kontoret også tilpasses efter disse nye forudsætninger. Spørgsmålet er, om vi er klar til at flytte ind i fremtidens kontor?

"Vi får mange spørgsmål om netop dette lige nu, og jeg oplever stor nysgerrighed omkring det aktivitetsbaserede koncept, også selvom ikke alle virksomheder føler sig modne til at tage skridtet fuldt ud endnu," siger Henrik Axell.

Måske fremskyndes modningsprocessen af, at det aktivitetsbaserede kontor ikke bare skaber mere kreative og produktive medarbejdere, men også at det sparer penge. Det lykkedes for Microsoft at nedsætte deres ejendomsudgifter med 30 % gennem det, de kaldte "den nye måde at arbejde på". Adskillige studier har vist, at belægningsgraden for bare halvdelen af et traditionelt opbygget kontor aldrig kommer over 50 %, men snarere er 40 % og i mange tilfælde endnu lavere.

"Hvor effektivt anvendes vores ejendomme? Hvor ofte er et skrivebord eller et mødelokale optaget? Ejendomsudgifterne er en stor post, som ikke udnyttes til fulde med de traditionelle indretningsløsninger. Flere fleksible indretningsløsninger efterspørges i takt med, at lokaleudgifterne øges," siger Ian Weddell, Commercial Manager hos Kinnarps Storbritannien.

 

Visste du att…

... ifølge Manpowers Worklife-undersøgelse arbejder ca. halvdelen af alle ansatte i Sverige hjemmefra eller et andet sted end på kontoret i gennemsnit 1½ dag om måneden.

... ifølge samme undersøgelse udfører 4 % af dem, der arbejder uden for kontoret, deres arbejdsopgaver fra sengen.

... belægningsgraden for et kontor aldrig er højere end 50 % ifølge undersøgelser af bl.a. den britiske arkitekt Frank Duffy og Flexibility.co.uk, som er en hjemmeside, der skriver om at arbejde på en smartere måde.

... ifølge en undersøgelse foretaget af den amerikanske softwarevirksomhed Citrix oplever 62 %, at en mobil arbejdsplads (hvor der altså ikke er krav om, at opgaverne skal udføres på kontoret) øger den personlige produktivitet.

... ifølge samme undersøgelse oplever 55 %, at en mobil arbejdsplads giver bedre balance mellem arbejde og fritid.