18 minuuttia, jotka säästävät aikaa

2015-08-20

Me kaikkihan sen tiedämme – kokoukset vievät aikaa. Parhaassa tapauksessa ne ovat loistavia, pahimmassa tapauksessa taas kalliin ajan ja energian tuhlausta. Mutta on olemassa toinen keino! Kinnarps tutustuu uuteen kokoustrendiin nimeltä "Speed-meetings".

Sen mukaiset kokoukset ovat tehokkaita, ja Ted Talkien tavoin ne saavat kestää enintään 18 minuuttia. Tutkimukset nimittäin todistavat, että sitä pidempään emme jaksa täysin keskittyä.

Speed-meetings-kokouksia pidetään kerran viikossa tiettyyn aikaan kaikille työntekijöille. Niiden salaisuus on yksinkertainen rakenne: pitkien esityslistojen sijaan, jotka yleensä on kahlattava läpi, niissä tiedotetaan yrityksen tärkeimmistä tapahtumista, strategioista ja prioriteeteista, ja lopuksi on avoin kyselyhetki. Tämä on fiksu tapa lisätä osallistumista, sitoutumista ja läpinäkyvyyttä. Tuloksena syntyy osallistava työkulttuuri. Sillä mikä olisi pahempaa kuin olla työssä, jossa ei kunnolla tiedä, mitä tapahtuu? Näin syntyy helposti pelkoa ja tarpeettomia huhuja.

Speed-meetingit eivät tietenkään korvaa kaikkia kokouksia, mutta ne ovat tehokas tapa päästä selville ja tiedottaa vain 18 minuutissa asioista, joiden esittelyyn työntekijöille muuten kuluu useita arvokkaita tunteja. Kokeile itse, riittää kun valitset päivämäärän ja menoksi!