Hintavia kokouksia

2015-02-24

Miten usein käykään niin, että istumme kokouksessa ihmetellen, mitä teemme siellä? Esityslista ei toimi, ihmiset puhuvat toistensa päälle eikä kukaan pysy asiassa. Tuntuuko tutulta? Kinnarps antaa vinkkejä kokouskulttuurin parantamiseen muutamalla fiksulla käyttäytymissäännöllä.

Tehottomat kokoukset voivat pilata koko työpäivän. Puhumattakaan siitä, mitä se maksaa yritykselle. Suurin kokousten yhteydessä tehtävä erehdys on, että niihin on totuttu käyttämään aivan liikaa aikaa. Ajattele kahdeksaa ihmistä neuvottelupöydän ympärillä, jotka tuhlaavat tunnin neuvotteluun asiasta, joka olisi voitu ratkaista kymmenessä minuutissa... On olemassa syy siihen, etteivät TED-keskustelut (TED talks - ideas worth spreading)  kestä pidempään kuin 18 minuuttia. Suunnilleen niin kauan me jaksamme keskittyä. Hyvä perussääntö on, että kokoukset tulee pitää seisaaltaan. Silloin kokousten kestoon liittyvät ongelmat ratkaisevat itse itsensä. Toinen ajattelemisen arvoinen asia on itse kokouksen avaaminen. On selostettava tarkkaan, mistä kokouksessa on kyse ja kuinka paljon aikaa kuhunkin aiheeseen on tarkoitus käyttää. Aseta selkeät määräajat. Ja lopuksi: Lopeta, kun kokoukselle varattu aika on kulunut, riippumatta siitä, kuinka mielenkiintoinen keskustelu on meneillään. Tämä voi kuulostaa brutaalilta, mutta ei ole väärin antaa ihmisten jatkaa asian miettimistä omin päin. Silloin kaikki ovat paljon motivoituneempia ja paremmin valmistautuneita, kun kokoonnutte seuraavan kerran.