TOIMISTOT ERI PUOLILLA MAAILMAA

2013-05-02

Onko kiinnostus toimistoihin ollut koskaan suurempaa? Konttorin ja Mad Menin kaltaisissa TV-sarjoissa draama sijoittuu kopiokoneiden ja säilytyskalusteiden keskelle. Mutta miten toimistokulttuurit ja hierarkiat poikkeavat toisistaan eri maiden välillä? Kinnarps tarkastelee muuttuvaa maailmaa tarkemmin - ja selostaa käsitteitä.

Ulkoa nähtynä useimmat toimistot koostuvat samasta johtojen sekamelskasta, tulostinten kolinasta, loisteputkivalaistuksesta ja kylmästä kahvista.
Mutta fyysinen ympäristö on oma asiansa. Millaisia ovat toimiston varsinainen kulttuuri ja enemmän tai vähemmän ilmeiset hierarkiat?
TV-sarjassa Mad Men seuraamme mainostoimistoa New Yorkin Madison Avenuella 1960-luvulla, kun miehet joivat martineja lounaalla ja naiset olivat nöyriä sihteerejä.
Jos tämä oli USA:n luovuuden keskus 50 vuotta sitten, nyt se on siirtynyt länsirannikolle ja Kalifornian Piilaaksoon.
Lennart Frantzell on työskennellyt siellä 25 vuoden ajan IBM:n IT-arkkitehtinä.
"Teemme töitä aloittelevien yritysten kanssa, ja näen, miten hierarkioista tulee yhä rennompia. Sinua kuunnellaan, jos olet hyvä jossakin. Silloin ei ole väliä, oletko nuorin vai vanhin tai kuka olet", hän sanoo.
Hänestä ylhäältä alas suuntautuvasta työympäristöstä on tullut kilpailuyhteiskunta - tieto merkitsee parempaa asemaa kuin tittelit työssä.
Fyysinen toimistoympäristö on myös muuttunut, eikä vähiten siksi, että teknologia on tehnyt siitä mahdollista.
"Työpöytiä jaetaan muiden kanssa, joinakin päivinä työskennellään kotona tai tavataan ja tehdään töitä paikallisissa kahviloissa, joissa on langaton Internet-yhteys. Kunhan työ saadaan tehtyä ja työntekijä on tavoitettavissa, töitä voi tehdä melkein missä ja milloin haluaa", Lennart Frantzell sanoo.
Japanissa toimistoissa on kuitenkin edelleen selkeät hierarkiat.
On olemassa säännöt, jotka kertovat selvästi, mikä on oikein ja mikä väärin.
Tukholman kauppakorkeakoulun Japanin laitoksen tutkija ja Hitotsubashin yliopistossa toimiva Jesper Edman on asunut Japanissa 22 vuoden ajan.
Hän on käynyt kolmiviikkoisen etikettikurssin.  Hän on muun muassa oppinut, että johtajat kävelevät aina ensimmäisinä portaita alas ja viimeisinä ylös.
"Opimme myös kumartamaan oikein.  Jos tapaat johtajan, sinun on taivutettava selkääsi 15 astetta.  Jos tapaat asiakkaan, kulman on oltava 30 astetta, ja jos erehdyt ja haluat pyytää anteeksi, sinun on kumarrettava 90 asteen kulmaan vyötäröstä ylöspäin", hän sanoo.
Pukeutuminen on myös tärkeä osa Japanin toimistosääntöjä. Tiettynä päivänä toukokuussa kaikki vaihtavat säästä riippumatta pitkähihaiset paitansa lyhythihaisiin.  Syyskuussa on aika vaihtaa takaisin.

Jesper Edman kertoo myös kokouskulttuurista, joka poikkeaa länsimaisesta.
Mitään ei päätetä kokouksen aikana, vaan aina ennen kokousta tai sen jälkeen.  Siksi ei ole harvinaista, että huippujohtaja käyttää kokousta tilaisuutena nukkua.  Nuoremmat työntekijät kertovat hänelle myöhemmin, mitä päätöksiä on tehty.
Perinteisessä japanilaisessa toimistossa ei ole väliseiniä eikä edes seinäkkeitä.
"Johtajat istuvat lähimpinä ikkunoita, minkä jälkeen seuraavat heidän alaisinaan olevat johtajat ja niin edelleen alenevassa järjestyksessä armeijan rivistön tavoin sihteeriin asti", Jesper Edman sanoo.
Ilmeiset japanilaiset hierarkiat olivat myös eräs asia, jonka valokuvaaja Lars Tunbjörk oppi tuntemaan Office-kirjansa parissa työskennellessään.
"Jos johtaja oli antanut minulle luvan kuvata, sain häiritä työntekijöitä niin paljon kuin halusin.  Ei ollut mitään rajoja sille, mitä voin tehdä", hän sanoi.
Lars Tunbjörk dokumentoi vuosien ajan jokapäiväistä elämää Tokion, New Yorkin ja Tukholman toimistoissa.
"New Yorkissa pisti silmään se, miten tyylikkäitä, huolellisesti suunniteltuja ja prameita vastaanottotilat olivat, vaikka kulissien takana kaikki istuivat pienissä, harmaissa kopeissa.  Ja tässä tapauksessa kyse oli eräästä New Yorkiin suurimpiin kuuluvasta mainostoimistosta. Japanissa oli uskomattoman sekavaa. En ole koskaan nähnyt niin paljon roskaa. Kaikki olivat keskittyneitä työhön, lopputulokseen, eikä estetiikka merkinnyt mitään", hän sanoi.
Muissa maissa estetiikalla on aivan toisenlainen merkitys.  Esimerkiksi Tanska tunnetaan taatusti maana, joka suhtautuu todella vapaamielisesti järjestykseen - mutta muotoilu- ja arkkitehtuuriasioissa se on itse asiassa ollut monille yrityksille ensisijaisen tärkeä alue.  Tämä käy ilmi myös Tanskan pitkästä käsityöperinteestä, johon kuuluu pitkä rivi kuuluisia muotoilijoita.
Laivamatka Tanskan ja Ruotsin välillä kestää vain 20 minuuttia, mutta naapurimaiden väliset erot ovat selviä.  Ruotsissa organisaatiot ovat tasaisempia.
Ja useimmissa ruotsalaisyrityksissä kannatetaan avotoimistoja.  Osastopäälliköt istuvat rinta rinnan työntekijöidensä kanssa samanlaisten työpöytien ja työmoduulien ääressä, mitä tuskin tapahtuu hierarkkisemmissa maissa, kuten Hollannissa ja Saksassa.

"Avotoimistojen välittömät taloudelliset edut ovat huomattavia. Pienemmät tilakustannukset, vähäisempi sähkönkulutus, pienemmät siivouskustannukset. Eräiden tutkimusten mukaan työntekijät ovat enemmän vuorovaikutuksessa, mutta puhuvatko he vain työasioista? On vaikeaa mitata, miten tämä vaikuttaa tuottavuuteen", sanoo Aram Seddigh, joka pohtii väitöskirjassaan erilaisten toimistojen vaikutuksia terveyteen ja tuottavuuteen.
Amerikkalaistutkimuksen mukaan avotoimistoissa työskentelevien työnteko keskeytyy yhdentoista minuutin välein, siis yli 40 kertaa päivässä. Tutkimuksissa on myös todettu, että aivojen fiksuinta osaa, otsalohkoa, käytetään häiriötekijöiden sulkemiseen pois eikä työtehtävien ratkaisemiseen.
Stressi ja jatkuvat keskeytykset työssä eivät ole pelkästään ärsyttäviä, vaan ne voivat pahimmillaan johtaa fyysiseen sairastumiseen.
Tämä asia on aiheuttanut Ranskassa huolestunutta kansallista keskustelua aina hallitustasolle saakka. Uskotaan, että eräs ongelmiin osaltaan vaikuttava tekijä on siirtyminen 40 tunnin työviikosta 35 tuntiin vuonna 2000 - mikä paradoksaalisesti lisäsi stressiä työntekijöiden yrittäessä saada aikaan enemmän lyhyemmässä ajassa. Heiluri alkaa kuitenkin heilua Ranskassa, ja yhä useammat yritykset alkavat huomata, että kilpailukyvyn säilyttämiseksi on panostettava parempaan ja terveellisempään työympäristöön.

Markus Wilhelmson