RAPPORT DES TENDANCES KINNARPS Partie 7 De la distraction à la concentration

2013-12-05

La disparition du bureau à cloison au profit de l'open space n'a pas eu que des effets positifs. La conception d'environnements de travail dans lesquels les employés ne sont pas sans cesse interrompus constitue un défi majeur pour l'avenir.

L'idée semblait pourtant ingénieuse. Tout le monde bénéficierait de l'open space : les employés créatifs pourraient échanger librement leurs idées, les managers pourraient garder un œil sur leur personnel et surtout, les contrôleurs financiers pourraient concentrer davantage d'employés dans un espace donné.

Il n'y avait qu'un problème, ou plutôt deux :

• Certaines personnes ont des difficultés à se concentrer totalement sur leur travail lorsqu'elles entendent les conversations de leurs collègues.

• Certaines tâches requièrent une concentration totale.

« La plupart des structures avec lesquelles nous travaillons comprennent la valeur de la collaboration, mais ont malheureusement tendance à négliger les bienfaits d'avoir un espace à soi. Elles pensent tellement en termes d'équipe qu'elles oublient l'importance d'avoir un peu d'intimité », explique Tim Oldman, PDG de Leesman Index qui analyse les lieux de travail.

Dans la nouvelle économie réfléchie, il ne s'agit plus juste d'avoir les connaissances adéquates. Il faut être en mesure de les comprendre et d'associer des idées apparemment contradictoires à des solutions et concepts innovants apportant réellement quelque chose de nouveau. Le dialogue, le partage d'expériences et les réunions continueront de jouer un rôle important, mais il deviendra de plus en plus essentiel de pouvoir se concentrer et travailler sans être dérangé. Problème, les bruits de la machine à café, de l'imprimante, des portes des toilettes, des sonneries de téléphone et des collègues racontant leur dîner du week-end rendent cela de plus en plus difficile.

La productivité, la motivation et la sensation de bien faire son travail pâtissent des distractions trop nombreuses. La plupart d'entre nous nous rendons au travail le matin avec l'envie d'y donner le meilleur de nous-mêmes. Des études montrent d'ailleurs que notre bonheur tient en grande partie à ce sentiment du devoir accompli, à la sensation que notre travail a du sens et que nos efforts paient et font la différence. Mais si nous quittons de plus en plus le bureau le soir en ayant un sentiment d'échec vis-à-vis de nous-mêmes et de notre entourage, nous aurons de moins en moins envie de travailler et perdrons notre motivation. Selon le célèbre professeur de psychologie hongrois Mihaly Csikszentmihalyi, chaque employeur devrait avoir pour objectif d'aider ses employés à atteindre un état de « flow », c'est-à-dire un état d'immersion complète dans leurs activités leur permettant de s'y consacrer pleinement et d'ainsi résoudre leurs problèmes et innover. Mais pour beaucoup d'entre nous, ceci requiert une certaine tranquillité au bureau, une structure et des objectifs clairs.

L'open space n'est cependant pas le seul responsable des difficultés croissantes à trouver suffisamment de temps pour les tâches demandant de la concentration. Les nouvelles technologies apportent également leur lot de distractions. E-mails, statuts Facebook, tweets ou encore SMS sont autant d'éléments perturbateurs qui détournent notre attention des tâches requérant une concentration particulière. La coach en gestion de carrière américaine Phyllis Mufson met en garde contre ces distractions qui peuvent vite mener à une spirale infernale.

« Si personne n'agit, ces distractions au bureau peuvent avoir des conséquences sérieuses sur notre capacité à nous concentrer et conduire à de graves erreurs de jugement ou à de véritables fautes. Ces distractions vous demandent un effort de concentration supplémentaire qui fait augmenter votre stress. Vous êtes moins productif, et par conséquence encore plus stressé », explique Phyllis Mufson.

Nous pouvons agir sur certaines de ses distractions, mais cela requiert une véritable volonté.

« Les distractions ne sont pas nécessairement négatives. Elles peuvent également être la carotte qui motive à terminer certaines tâches. Mais si vous décidez de vous laisser distraire par Facebook, Twitter et les autres médias sociaux, vous devez le faire dans un laps de temps donné, être proactif plutôt que réactif. Vous devez gérer la situation pour ne pas la subir », explique Robert Epstein, chercheur, psychologue et fondateur du Cambridge Center for Behavioural Studies consacré à l'étude du comportement.

Influencer son environnement de travail au sens physique du terme n'est cependant pas toujours chose facile pour un employé. Certains tentent de s'isoler dans leur bulle en écoutant de la musique dans un casque ou en portant simplement des bouchons d'oreilles, faisant ainsi comprendre à leur entourage qu'ils souhaitent ne pas être dérangés. Mais les employeurs qui veulent éviter que leur personnel ne travaille qu'en dehors du bureau ou recherche un emploi ailleurs ont tout intérêt à réfléchir à comment concevoir les bureaux du futur. Ian Weddell, directeur commercial chez Kinnarps UK, constate un intérêt croissant pour le concept parfois connu sous le nom de 3C : collaboration, concentration, contemplation (ou réflexion).

« Il est évident que les postes de travail aux airs de banquettes ne sont pas particulièrement propices à la concentration des employés. Il est capital de créer des espaces permettant de se concentrer », estime Ian Weddell.

Lorsque Vasakronan, la première société immobilière de Suède, a déménagé son siège en décembre 2012, les bureaux conventionnels ont laissé la place à un nouvel environnement basé sur l'activité.

Il s'agissait là de bien plus que d'un simple changement d'adresse ; la société passait officiellement à une nouvelle ère. L'idée ? Les 120 employés de l'entreprise n'auraient plus de bureaux attitrés, mais choisiraient un endroit où travailler en arrivant le matin. Une salle de réunion, l'un des espaces ouverts, la zone silencieuse dans laquelle toute conversation téléphonique est interdite ou encore le café dont la position centrale rappelle la place d'un village italien. Après un an passé dans le futur, Fredrik Wirdenius, PDG de Vasakronan, avoue que les résultats constatés dépassent ses rêves les plus fous. « Et pourtant, j'avais tout de suite mis la barre très haut », plaisante-t-il.

SAVIEZ-VOUS QUE

• Selon une étude menée par Manpower et Kairos Future, 22 % des employés s'isolent lorsqu'ils veulent être productifs.

• 28 % des employés travaillant en open space choisissent de se créer une bulle en écoutant de la musique dans un casque, selon la même étude.

• S'ils pouvaient décider eux-mêmes, les employés limiteraient les réunions hebdomadaires au nombre de deux, selon l'étude menée par Manpower et Kairos Future.