KINNARPS TREND REPORT 7. rész A figyelemeltereléstől a koncentrációig

2013-12-05

Valami elveszett, ahogy az irodákban a különálló munkaállomások helyett egyre inkább elterjedt a nyitott terű irodai elrendezés. A jövő legnagyobb kihívása olyan munkakörnyezeteket tervezni, ahol az alkalmazottakat nem zavarják meg folyamatosan.

Kezdetben mindez rendkívül leleményes ötletnek tűnt. A nyílt terű iroda mindenki számára előnyös: a kreatív alkalmazottak szabadon oszthatják meg az ötleteiket és gondolataikat egymással, a vezetők szemmel tarthatják a beosztottakat, a pénzügyesek pedig örülhetnek, hogy ugyanabban a légtérben több munkatárs is dolgozik.

Csak egy probléma volt, illetve inkább kettő:

• Néhányan nehezen tudnak teljesen rákoncentrálni a feladataikra, ha közben a munkatársaik beszélgetnek.

• Néhány feladat teljes koncentrációt igényel.

„A legtöbb szervezet, amellyel dolgozunk, tisztában van az együttműködés fontosságával, de sajnos sokszor megfeledkeznek az elkülönülés előnyeiről. Annyira előtérbe helyezik azt, hogy csapatként együtt gondolkozzanak, hogy nem veszik figyelembe az egyedül végzett munka pozitívumait” – mondja Tim Oldman, a munkahelyeket elemző Leesman Index vezérigazgatója.

Az új tudásalapú gazdaságban már nem a tudás a legfontosabb tényező, hanem az ismeretek megértése, illetve a látszólag különböző ötletek ötvözése új koncepciókkal és megoldásokkal, amelyek tényleg változást hozhatnak. A párbeszéd, a tapasztalatok megosztása és a megbeszélések továbbra is fontos szerepet fognak betölteni, de a koncentrálás és a zavartalan munkakörnyezet is egyre lényegesebbé válik. Ehhez egyre nehezebb megtalálni az időt és a helyet, hiszen a kávéfőző sistereg, a nyomtató kattog, a mosdóajtók becsapódnak, a mobiltelefon pedig hangosan csörög, ráadásul mindeközben valaki a hétvégi vacsoraparti részleteit taglalja.

A produktivitásra, a motivációra és arra az érzésre, hogy jól végeztük a munkánkat, kevesebb az esély, ha túl sok a zavaró körülmény. A legtöbben azzal a szándékkal mennek reggel a munkába, hogy a legjobb teljesítményt szeretnék nyújtani. A tanulmányok manapság azt hangsúlyozzák, hogy a boldogság forrása leginkább az, ha úgy érezzük, hogy jó munkát végeztünk. A munka, amelynek értelme van, és amelynél a befektetett energia látványosan pozitív eredményhez vezet, örömmel tölt el. Ha a munkanap végén egyre inkább azt érezzük, hogy nem felelünk meg a saját magunk és a környezetünk elvárásainknak, csökken a munkavégzési kedv és a motivációs szint. A neves magyar pszichológiaprofesszor, Csíkszentmihályi Mihály szerint minden munkaadónak segítenie kell az alkalmazottakat a „flow” élmény elérésében. Ilyenkor az alkalmazott teljesen belemerül az éppen végzett tevékenységbe, és teljes lelkesedéssel az adott problémának szenteli az idejét, hogy megoldást találjon rá és innovatív ötleteket dolgozzon ki. Ehhez viszont a legtöbb embernek a munkavégzés során bizonyos mértékű nyugalomra és csendre, valamint egy adott struktúrára és világos célokra van szüksége.

Az viszont, hogy nehéz elegendő időt találni a koncentrációt igénylő feladatok elvégzésére, nem csak a nyílt terű irodák hibája. A technológiai újdonságok szintén gyakran elterelik a munkatársak figyelmét: beérkező e-mailek, frissítések a Facebookon, Twitter, sms-ek; egész egyszerűen számtalan oka van annak, ha valaki szeretné elkerülni a különös koncentrációt igénylő feladatokat. Phyllis Mufson amerikai karriertanácsadó arra figyelmeztet, hogy ezek a figyelemelterelő tényezők könnyen elindíthatnak egy negatív folyamatot.

„Ha nem foglalkozunk az irodai figyelemelterelő tényezőkkel, annak súlyos következményei lehetnek a koncentrálási képességre nézve, ráadásul mindez rossz döntéseket és valódi hibákat eredményezhet. Ha valami eltereli a figyelmünket, nehezebb koncentrálni, ami növeli a stresszt, ez pedig a produktivitás csökkenéséhez vezet, amitől pedig még stresszesebbek leszünk” – foglalja össze Phylllis Mufson.

A figyelemelterelő tényezők kizárásához kontrollra van szükség, ha ezeket a tényezőket mi is tudjuk kezelni.

„A figyelemelterelésnek nem kell negatív dolognak lennie. Ezekkel a dolgokkal meg is jutalmazhatjuk magunkat, ha elvégeztük a feladatot. De ha a Facebook, a Twitter vagy más közösségi oldal eltereli a figyelmet, ezekre is időt kell szakítani, ami proaktív, nem pedig reaktív viselkedést feltételez. Nekünk kell átvenni az irányítást, és nem szabad hagyni, hogy minket irányítsanak” – véli Robert Epstein, kutató, pszichológus és a cambridge-i viselkedéskutatási központ alapítója.

Viszont egyetlen alkalmazott sokszor nem tudja befolyásolni a fizikai irodai környezet kialakításával kapcsolatos döntéseket. Néhányan fejhallgatóval történő zenehallgatással vagy fülvédővel próbálják meg kialakítani a saját munkaterüket. Ez a körülöttük lévők számára azt jelzi, hogy szeretnének egyedül lenni. De azoknak a munkaadóknak, akik nem akarják, hogy az alkalmazottak kizárólag az irodán kívül dolgozzanak, vagy hogy más állás után kelljen nézniük, el kell gondolkozniuk azon, hogyan kell megtervezni a jövő irodáját. Ian Weddell, az egyesült királysági Kinnarps kereskedelmi vezetője úgy látja, hogy megnőtt az érdeklődés az ún. 3E koncepció iránt (együttműködés, elmélyedés és elmélkedés).

„Világos, hogy egy padszerű munkaállomás a munkahelyen nem megfelelő környezet a nagy koncentrációt igénylő feladatokhoz. Rendkívül fontos olyan környezetet kialakítani, ahol lehet koncentrálni” – szögezi le Ian Weddell.

Amikor a Vasakronan, Svédország legnagyobb ingatlanvállalata 2012 decemberében átköltöztette a székhelyét, a hagyományos irodai környezetet egy  tevékenységalapú iroda váltotta fel.

Az áthelyezés többet jelentett pusztán a címváltozásnál, a vállalatnál ezt hivatalosan a jövőbe való előrelépésként értékelték. Az ötlet lényege, hogy a 120 alkalmazottnak ne legyen a munkavégzéshez fix irodai íróasztala, hanem minden nap máshol találjanak maguknak  helyet. Ez lehet egy tárgyalóteremben, az egyik nyílt térben, a csendes részen, ahol tilos a mobiltelefonálás vagy a kávézóban, amely középen helyezkedik el, mint a főtér egy olasz faluban. Miután már egy évet dolgoztak a „jövő irodájában”, a Vasakronan vezérigazgatója, Fredrik Wirdenius úgy értékeli, hogy a költözés eredménye minden elképzelést felülmúlt, pedig az elvárások már a kezdetektől nagyon magasak voltak.”

TUDTAD?

• A Manpower és a Kairos Future felmérése szerint ha produktivitásra van szükség, az alkalmazottak 22%-a olyan helyre megy, ahol egyedül lehet.

• Ugyanebből a felmérésből az is kiderült, hogy a nyílt terű irodában ülő alkalmazottak 28%-a a saját csendes terét zenével és fejhallgatóval alakítja ki.

• A Manpower és a Kairos Future tanulmánya szerint hetente két megbeszélés is elegendő lenne, ha erről az alkalmazottak maguk dönthetnének.