KINNARPS TREND REPORT 8. rész Az állandó munkakörnyezettől a rugalmas munkahelyig

2014-01-02

Az új technológiák és igények az üzleti életet is átformálták, ugyanakkor az irodai környezetek továbbra is őrzik állandóságukat. Miért ragaszkodunk még mindig a saját megszokott íróasztalunkhoz, ha már többé-kevésbé úgyis függetlenítettük magunkat tőle?

 A Microsoft amszterdami irodája jól példázza, hogy sokszor nem is olyan könnyű megújítani a mélyen gyökerező régi irodai kultúrát. A vállalat néhány évvel ezelőtt olyan munkahelyi környezet kialakítását tervezte, ahol az irodák elrendezését nem annyira az alkalmazottak száma, hanem a különböző tevékenységek határozzák meg. Az elképzelés azonban a dolgozók erős ellenállásába ütközött. A többség talán arra a zenei játékra asszociált, amelyben a székek száma kisebb a résztvevőkénél, és így a játékosok egymás után kiesnek a körből.

A vegyes fogadtatás ellenére az irodaház végül 2010-re elkészült és egyáltalán nem voltak benne személyes munkaállomások. Még a felsővezetés számára sem! A megnyitás után félévvel végzett felmérés azt mutatta, hogy a Microsoft egyetlen dolgozója sem választotta volna a régi munkarendet.

"Ez tulajdonképpen egy utazás, és a legfontosabb, hogy mindenki velünk tartson. Mindenkit be kell vonnunk a folyamatba. Valójában még a kételkedők is a változás nagykövetei" – vallotta Heléne Lidström, a Microsoft vállalati kommunikációs vezetője.

Henrik Axell, a Kinnarps tevékenységalapú munkakörnyezet koncepciójának fejlesztője a tevékenységalapú munkahelyek átalakulását nem kifejezetten belsőépítészeti projektnek tekinti, hanem sokkal inkább változáskezelésnek, ami három kötelező elemet tartalmaz:

• A fizikai környezet

• A digitális környezet

• A szervezet és a vezetés

Henrik Axell így nyilatkozott erről: "A változást valójában az vezérli, hogy nagyobb szabadságot, ugyanakkor rugalmas, funkcionális és ösztönző munkakörnyezetet biztosítsunk a dolgozóknak."

Ez egy logikus lépés, mivel a munkánkat eddig meghatározó struktúrák szétestek, a tendenciák pedig a tevékenységekhez igazított munkakörnyezet irányába mutatnak. Ez lehet egy könyvtár, máskor pedig egy kávézó vagy az otthoni konyhaasztalunk.

A kreatív gazdaság korában a feladatok is egyre összetettebbé válnak. Számtalan kihívással kell szembenézni, amelyek többsége az együttműködésen alapul: személyes és virtuális megbeszélések, vállalati konferenciák, külső ügyféltalálkozók.

"A leghatékonyabb munkahelyek tapasztalataink szerint nem feltétlenül ott jöttek létre, ahol a vezetés még több pénzt fektetett a környezet megtervezésébe és kialakításába, hanem ahol több időt és odafigyelést szánt arra, hogy párbeszédet folytasson az alkalmazottakkal a boldog és termékeny munkához szükséges igényeikről. Számomra a jövő olyan változásokat jelent, amikor a vállalatok inkább átgondolásra buzdítják a dolgozókat a gyorsaság helyett, és egy új, az egyénekhez és feladatokhoz szabott környezetet teremtenek számukra." – fogalmazta meg gondolatait Tim Oldman, a munkahelyi környezeteket elemző Leesman Index ügyvezető igazgatója.

A jövő irodáinak megtervezése nemcsak azon múlik, hogy az alkalmazottak hajlandók-e elszakadni az íróasztalaiktól, hanem azon is, hogy a vezetőség kész-e rugalmasan kezelni a dolgozóit. A régi irodák a vállalati hierarchia történelmi megtestesítői:   a vezérigazgató mindig a legfelső emelet legnagyobb szobájában kap helyet. A középvezetők pedig jól rálátnak a beosztottjaikra. Ha egy dolgozó nem tartózkodik az asztalánál, egy ügybuzgó vezető biztosan azt gondolja, hogy valami hiba van a gépezetben.

Az állandó hálózati jelenlét, a folyamatos elérhetőség elmossa a munka és a szabadidő határait, aminek logikus következménye, hogy a munkahelyeket is az új elvárásokhoz kell igazítani. A kérdés már csak az, hogy valóban hajlandók vagyunk-e beköltözni a jövő irodáiba.

"Jelenleg számtalan felkérésünk van és érzésem szerint rengetegen nyitottak a tevékenységalapú koncepció iránt. Ugyanakkor sok szervezet még nem áll készen a nagy ugrásra." – tette hozzá Henrik Axell.

A folyamat beérését talán felgyorsíthatja, hogy a tevékenységalapú irodák nemcsak az alkalmazottak kreativitására és hatékonyságára vannak jó hatással, hanem a költségeket is csökkentik. Az új munkastílus bevezetésével a Microsoft 30 százalékot tudott lefaragni a létesítményekhez köthető költségeiből.   Egy sor tanulmány támasztja alá, hogy a hagyományos kialakítású irodaházak kihasználtsága soha nem haladja meg az 50 százalékot, átlagosan inkább a 40 százalékhoz közelít, de sok esetben még ennél is alacsonyabb.

"Milyen hatékonyan használjuk ki az épületeinket? Mennyire foglaltak  az íróasztalok vagy a tárgyalótermek? A létesítmények fenntartása számottevő költségtételt jelent, aminek a felhasználása a hagyományos megoldások mellett kevéssé hatékony. A létesítmények bérleti díjának növekedésével a belsőépítészeti megoldásokat is összhangba kell hozni a változó igényekkel." – Mondta el Ian Weddell, a Kinnarps UK kereskedelmi igazgatója.

 

Tudtad?

A Manpower vállalat WorkLife felmérése szerint az összes svéd munkavállalónak körülbelül a fele átlagosan havonta másfél napot dolgozik otthonról vagy más, az irodán kívül eső helyről.

Ugyanezen kutatás szerint a távmunkában dolgozók négy százaléka az ágyból végzi el a feladatait.

A Flexibility.co.uk számára készült tanulmány pedig azt állítja, hogy az irodák kihasználtsága sohasem haladja meg az 50 százalékot. A honlap az intelligens munkavégzésről, illetve a brit építész, Frank Duffy munkásságáról közöl cikkeket.

A Citrix amerikai szoftvercég kutatása arra az eredményre jutott, hogy 62 százalék szerint a rugalmas munkahely jótékonyan hat egyéni termelékenységére. Egy munkahely rugalmasságát az adja, ha a feladatok elvégzése nincs egy adott irodához kötve.

Ugyanezen tanulmány másik megállapítása szerint a megkérdezettek 55 százaléka úgy véli, hogy a rugalmas munkahely elősegíti a munka és a szabadidő egyensúlyát.