Kosztowne spotkania

2015-02-24

Jak często podczas spotkania zastanawiamy się, co na nim właściwie robimy? Plan nie jest przestrzegany, ludzie mówią równocześnie i odbiegają od tematu spotkania. Brzmi znajomo? Firma Kinnarps dostarcza wskazówek pozwalających na sprawne wdrożenie lepszej kultury spotkań.

Bezproduktywne spotkania mogą zepsuć cały dzień w pracy, nie wspominając o ponoszonych przez firmę kosztach! Organizatorzy spotkań popełniają największy błąd, przeznaczając na nie zbyt wiele czasu i nie zastanawiając się, czy jest to zasadne. Wystarczy wyobrazić sobie osiem osób zebranych wokół stołu konferencyjnego, tracących godzinę na omówienie sprawy, które mogłoby zająć 10 minut… Nie bez powodu prezentacje TED trwają 18 minut. Właśnie przez taki czas jesteśmy w stanie się skoncentrować. Dobrą podstawową zasadą jest organizacja spotkań na stojąco. Dzięki temu znika problem przedłużającego się spotkania. Należy także zwrócić uwagę na samo rozpoczęcie spotkania. Uczestników należy poinformować o przyczynie spotkania oraz czasie przeznaczonym na omówienie poszczególnych punktów – terminy muszą być jasno określone. I na koniec: Spotkanie należy zakończyć po upływie przeznaczonego na nie czasu, nawet jeżeli dyskusja jest interesująca. Powyższe wytyczne mogą wydawać się trudne do zrealizowania, jednak zakończenie spotkania i zmobilizowanie uczestników do samodzielnego myślenia może przynieść pozytywne rezultaty. Będą bardziej zmotywowani i lepiej przygotowani do następnego spotkania.