BIURA NA ŚWIECIE

2013-05-02

Czy zainteresowanie biurami było kiedykolwiek większe? W serialach telewizyjnych, takich jak The Office czy Mad Men akcja toczy się pomiędzy kserokopiarkami a biurkami. Czym różni się biurowa kultura i hierarchia w różnych krajach? Kinnarps przyjrzał się globalnym zmianom i donosi o wnioskach ze swoich obserwacji.

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że większość biur to ta sama plątanina kabli, stukot drukarek, mrugające świetlówki i kubki z zimną kawą.
Ale czym innym jest fizyczna przestrzeń, a czym innym panująca w biurze kultura i obowiązująca w nim hierarchia — te widoczna i ta ukryta.
W serialu Mad Men możemy śledzić życie agencji reklamowej działającej przy Madison Avenue w Nowym Jorku w latach 60. poprzedniego wieku, gdzie mężczyźni popijają Martini w czasie lunchu, a kobiety pełnią funkcje usłużnych sekretarek.
Jeśli 50 lat temu tam znajdowało się centrum amerykańskiej branży kreatywnej, to teraz przeniosło się ono na zachodnie wybrzeże i do Krzemowej Doliny w Kalifornii.
Lennart Frantzell pracował tam przez 25 lat jako architekt IT dla IBM.
— Współpracując z nowo otwartymi firmami, obserwujemy coraz większy zanik hierarchii. Jeśli jesteś w czymś dobry, ludzie będą cię słuchać. Wtedy nie ma znaczenia, czy jesteś najmłodszy, czy najstarszy, ani to, kim jesteś — wyjaśnia.
Jego zdaniem hierarchiczne środowiska pracy przeobraziły się w merytokrację, gdzie wiedza znaczy więcej od tytułów.
Zmieniły się również fizyczne warunki pracy, między innymi dzięki rozwojowi technologii.
— Dzielisz biurko z innymi ludźmi, czasem pracujesz z domu, a kiedy indziej w pobliskiej kawiarni, która ma bezprzewodowy dostęp do Internetu. Jeśli robisz, co do ciebie należy, i jest z tobą kontakt, w zasadzie możesz pracować, gdzie chcesz i kiedy chcesz — mówi Lennart Frantzell.
W Japonii jednak wciąż utrzymuje się ściśle określona hierarchia.
Są zasady, które jednoznacznie określają, co wolno, a czego nie.
Jesper Edman, pracownik naukowy Instytutu Japońskiego w Sztokholmskiej Szkole Ekonomii oraz Uniwersytetu Hitotsubashi, mieszka w Japonii od 22 lat.
Ostatnio przeszedł trzytygodniowy kurs etykiety. Nauczył się tam między innymi, że kierownicy zawsze schodzą schodami jako pierwsi, ale wchodzą jako ostatni.
— Uczyliśmy się też prawidłowych ukłonów. Jeśli spotkasz kierownika, powinieneś pochylić plecy do przodu pod kątem 15 stopni. Jeśli spotkasz klienta, kąt jest większy i wynosi 30 stopni, a jeśli się pomyliłeś i chcesz kogoś przeprosić, musisz się ukłonić pod kątem 90 stopni od pasa w górę — wyjaśnia.
Ważną częścią biurowej etykiety w Japonii jest strój. W określonym dniu maja, niezależnie od pogody, wszyscy zaczynają nosić koszule z krótkim rękawem. We wrześniu długi rękaw powraca.

Jesper Edman mówi też o tym, jak japońska kultura spotkań różni się od zachodniej.
Na spotkaniu nie są podejmowane żadne decyzje — wszystko ustala się przed nim lub po nim. Dlatego nikogo nie dziwi, kiedy szef, korzystając z okazji, utnie sobie drzemkę na spotkaniu. Młodsi pracownicy zdadzą mu wtedy sprawozdanie z przebiegu spotkania.
W tradycyjnym japońskim biurze nie ma żadnych ścian ani nawet ścianek działowych.
— Kierownicy siedzą przy samym oknie, przed nimi ich bezpośredni podwładni i tak dalej aż do sekretarki, niczym kolumna wojskowa — mówi Jesper Edman.
Obowiązująca w Japonii hierarchia zaciekawiła również fotografika Larsa Tunbjörka w czasie pracy nad książką pt. Office (Biuro).
— Jeśli kierownik dał mi zielone światło do robienia zdjęć, mogłem przeszkadzać pracownikom, ile tylko chciałem. Miałem nieograniczone możliwości — mówi.
Lars Tunbjörk spędził lata na dokumentowaniu życia biur w Tokio, Nowym Jorku i Sztokholmie.
— W Nowym Jorku największe wrażenie zrobiły na mnie stylowe i efektowne recepcje, choć poza widokiem wszyscy siedzieli w małych szarych budkach. Tak było na przykład w największej agencji reklamowej w Nowym Jorku. W Japonii panował nieprawdopodobny chaos. Nigdzie indziej nie widziałem tylu śmieci. Szeregowi pracownicy skupiali się na pracy, a estetyka nie miała żadnego znaczenia — wyjaśnia.
W innych krajach do kwestii estetyki podchodzi się zupełnie inaczej. Na przykład w Danii, która słynie z bardzo liberalnego stosunku do czystości i porządku, wzornictwo i architektura są dla wielu firm priorytetem. Jest to związane z długą tradycją rzemiosła w tym kraju i całą dynastią znanych projektantów.
Podróż promem z Danii do Szwecji trwa jedyne 20 minut, ale różnice pomiędzy tymi sąsiadującymi ze sobą krajami są wyraźne. Struktury organizacyjne w Szwecji są płaskie.
W większości szwedzkich firm biura są zorganizowane jako tzw. open space. Kierownicy działów siedzą razem ze swoimi pracownikami przy identycznych biurkach i zestawach meblowych, co byłoby nie do pomyślenia w bardziej zhierarchizowanych krajach, takich jak Holandia czy Niemcy.

— Biura zorganizowane na otwartym planie przynoszą wiele korzyści finansowych. Mniejszy koszt aranżacji wnętrz, mniejsze zużycie energii, mniejsze wydatki na sprzątanie. Z badań wynika, że w tego typu przestrzeniach pracownicy więcej rozmawiają, ale czy rzeczywiście cały czas plotkują? Trudno jest ocenić wpływ aranżacji biura na wydajność pracy — mówi Aram Seddigh, który jest autorem pracy poświęconej wpływowi różnego rodzaju biur na zdrowie i wydajność pracowników.
Z badań przeprowadzonych w Stanach Zjednoczonych wynika, że osobom pracującym w przestrzeni typu open space przerywa się pracę co jedenaście minut, czyli ponad 40 razy dziennie. Badania dowodzą również, że najważniejsza część mózgu, płat czołowy, zamiast rozwiązywać problemy związane z pracą jest wykorzystywana do blokowania zakłóceń.
Stres i ciągłe przerywanie są nie tylko denerwujące, ale w najgorszym przypadku mogą nawet wywołać chorobę.
We Francji toczy się na ten temat ogólnonarodowa debata, w której uczestniczą nawet przedstawiciele rządu. Podejrzewa się, że skrócenie tygodnia pracy z 40 do 35 godzin w 2000 roku paradoksalnie tylko pogłębiło problemy, ponieważ pracownicy muszą teraz wykonywać więcej pracy w krótszym czasie. Francuskie wahadło zaczęło jednak działać i coraz więcej firm zdaje sobie sprawę, że aby utrzymać się na rynku, musi zainwestować w jakość i bezpieczeństwo środowiska pracy.

Markus Wilhelmson