KINNARPS — RAPORT O TRENDACH Część 8 Wolność wyboru

2014-01-02

Technologia i nowe wymagania radykalnie zmieniły nasze życie zawodowe, tymczasem biura wyglądają z grubsza tak samo jak zawsze. Po co nam nadal własne biurka, skoro porzuciliśmy je w większym lub mniejszym stopniu?

 Biuro Microsoftu w Amsterdamie to przykład tego, jak trudno czasem zmienić głęboko zakorzenioną kulturę biurową. Kiedy parę lat temu firma postanowiła wprowadzić środowisko oparte na aktywności, w którym o wyglądzie biura decydują bardziej zadania do wykonania niż liczba pracowników, wywołało to spory opór wśród pracowników. Być może ludzie bali się, że ta zmiana to coś w rodzaju gry w gorące krzesła, w której uczestników jest więcej niż krzeseł, i że grający będą z niej odpadać jeden po drugim?

Kiedy w 2010 roku, mimo tych obaw, biuro oddano wreszcie do użytku, żaden z pracowników nie miał w nim swojego krzesła ani biurka. Dotyczyło to nawet kierownictwa wyższego szczebla. Ocena przeprowadzona po 6 miesiącach pokazała, że nikt z załogi Microsoft nie chce powrotu do starego sposobu pracy.

— Jesteśmy w podróży i jest niezmiernie ważne, żeby każdy znalazł sie na pokładzie. Trzeba zaangażować wszystkich. Nawet sceptycy mogą zostać ambasadorami zmiany — mówi Heléne Lidström, kierownik ds. komunikacji korporacyjnej w Microsoft.

Henrik Axell, twórca koncepcji środowiska pracy opartego na aktywności w Kinnarps, nie postrzega przejścia do przyszłego środowiska pracy opartego na aktywności w kategoriach wystroju wnętrza, lecz jako projekt zmiany, który musi obejmować trzy elementy:

• Środowisko fizyczne

• Środowisko cyfrowe

• Organizację lub zarządzanie

— Zmiany te wprowadza się po to, aby dać pracownikom więcej swobody, ale także aby tworzyć elastyczne, funkcjonalne i stymulujące środowiska pracy — mówi Axell.

To logiczna zmiana, gdyż struktury określające nasze dni pracy uległy rozkładowi, ustępując tendencji do wybierania środowiska pracy opartego na aktywności. Jednego dnia może to być biblioteka, innego kawiarnia albo stół kuchenny w domu.

Obowiązki zawodowe w nowej gospodarce myśli także coraz bardziej się komplikują. Stajemy w obliczu szeregu wyzwań, z których wiele wiąże się ze współpracą: fizyczne i wirtualne spotkania, wewnętrzne konferencje, zewnętrzne spotkania z klientami.

— Najbardziej wydajne przestrzenie, jakie widzieliśmy, to niekoniecznie te, gdzie klient zainwestował więcej pieniędzy w design i konstrukcję miejsca pracy, lecz te, gdzie zainwestował więcej czasu, namysłu i rozmów w celu zrozumienia, czego dokładnie potrzebują pracownicy do szczęścia i wydajnej pracy. Różnica w przyszłości będzie według mnie polegać na tym, że firmy zdobędą się na to, by namawiać swoich pracowników, by ci spieszyli się powoli, i zaoferują im różne zindywidualizowane środowiska, które będą lepiej przystosowane do obowiązków zawodowych i poszczególnych osób — mówi Tim Oldman, dyrektor generalny Leesman Index, firmy zajmującej się analizą miejsc pracy.

Innymi słowy, w projektowaniu przestrzeni biurowych przyszłości będzie chodzić już nie tylko o to, aby pracownicy obeszli się bez swoich biurek, ale także o to, aby kierownicy potrafili zrezygnować ze ścisłej kontroli swoich podwładnych. Struktura biur przez długie lata była odzwierciedleniem hierarchii panującej w firmie: dyrektorzy zawsze zajmowali największe biura na górze. Kierownicy średniego szczebla mieli możliwość obserwowania swoich podwładnych. Jeśli apodyktyczny szef nie zastał swojego pracownika przy biurku, uznawał, że ten nie wykonuje swoich obowiązków.

Dzisiaj logiczną konsekwencją bycia w stałym kontakcie i ciągłej dyspozycyjności — przez co zaciera się granica między pracą a czasem wolnym — jest to, że biura zaczynają być dostosowywane do tej nowej sytuacji. Pytanie jednak, czy jesteśmy gotowi przenieść się do biura przyszłości.

— Organizujemy szereg ankiet poświęconych temu zagadnieniu i zauważyłem, że wielu respondentów jest bardzo ciekawych koncepcji środowiska pracy opartego na aktywności, chociaż nie wszystkie firmy są już gotowe wdrożyć tę ideę w życie — mówi Henrik Axell.

Argumentem, który może przekonać do tego procesu jest fakt, że biura oparte na aktywności nie tylko zwiększają kreatywność i wydajność pracowników, ale także pozwalają ograniczyć koszty. Korzystając z tego nowego sposobu pracy, Microsoft zdołał ograniczyć koszty związane z nieruchomościami o 30 proc. Liczne badania pokazują, że stopień obłożenia konwencjonalnie zbudowanych biur nigdy nie przekracza 50 proc., w praktyce zaś jest bliższy 40 proc., a w niektórych przypadkach nawet niższy.

— Jak efektywnie wykorzystywane są nasze budynki? Jak często zajmowane są biurko albo sala konferencyjna?  Wynajem i utrzymanie nieruchomości wiąże się z poważnymi kosztami, tymczasem nie są one do końca wykorzystywane przy tradycyjnie zaaranżowanych wnętrzach. Wraz z rosnącymi kosztami wynajmu potrzebne są bardziej elastyczne rozwiązania — mówi Ian Weddell, dyrektor handlowy Kinnarps UK.


Czy wiecie, że…

... według ankiety Manpower's WorkLife mniej więcej połowa wszystkich pracowników w Szwecji średnio przez półtora dnia w miesiącu pracuje w domu lub w innych miejscach poza biurem.

… według tej samej ankiety 4 proc. osób pracujących poza biurem wykonuje swoje obowiązki służbowe w łóżku.

… stopień obłożenia biura nigdy nie jest wyższy niż 50 proc. według badań przeprowadzonych na przykład przez Flexibility.co.uk, stronę internetową publikującą artykuły na temat inteligentnego środowiska pracy, oraz według brytyjskiego architekta, Franka Duffy'ego.

… według ankiety przeprowadzonej przez amerykańską firmę informatyczną Citrix 62 proc. osób uważa, że elastyczne miejsce pracy (czyli takie, gdzie nie wymaga się wykonywania obowiązków zawodowych w samym biurze) podnosi ich osobistą wydajność.

… według tej samej ankiety 55 proc. badanych uważa, że elastyczne miejsce pracy zapewnia lepszą równowagę między pracą a czasem wolnym.