Le coût des réunions

2015-02-24

Combien de fois, lors d'une réunion, vous êtes-vous demandé ce que vous faisiez là ? L'ordre du jour est hors sujet, les participants s'interrompent et chacun y va de sa digression. Cette situation vous est familière ? Kinnarps propose des conseils pertinents pour améliorer votre culture des réunions.

Une réunion stérile peut gâcher une journée de travail entière, sans parler des frais entraînés pour l'entreprise ! La plus grande erreur commise en matière de réunion est bien entendu que trop de temps leur est consacré. Imaginez huit personnes assises autour d'une table de réunion, en train de gaspiller une heure pour parler d'un problème qui aurait pu être traité en 10 minutes... Les conférences TED ne durent pas plus de 18 minutes pour une bonne raison : il s'agit à peu près de la durée pendant laquelle nous pouvons rester concentrés. Une bonne règle de base est de bannir les chaises de la salle de réunion. La durée de la réunion ne posera ainsi plus problème. L'ouverture de la réunion est également un autre sujet épineux qui doit être bien préparé. Assurez-vous d'informer toutes les parties prenantes du sujet de la réunion et de la durée impartie pour chaque point de discussion. Déterminez des dates d'échéance claires. Et enfin, clôturez la réunion lorsque le temps prévu est écoulé, même si la discussion en cours est intéressante. Cela peut paraître compliqué, mais ce n'est pas une mauvaise idée de laisser les employés sortir et continuer à réfléchir par eux-mêmes. Ils en seront d'autant plus motivés et préparés pour la réunion suivante.