RAPPORT DES TENDANCES KINNARPS Partie 8. Du bureau fixe aux postes de travail interchangeables.

2014-01-02

Alors que la technologie et les nouvelles exigences du marché ont révolutionné notre vie professionnelle, nos bureaux n'ont pas changé. Pourquoi avons-nous encore un bureau attitré alors que nous n'y travaillons quasiment jamais ?

L'exemple de Microsoft à Amsterdam illustre bien la difficulté à faire évoluer une culture d'entreprise bien ancrée. La société s'est heurtée à une forte résistance de son personnel lorsqu'il y a quelques années, elle a voulu introduire un environnement de travail basé sur les activités, tenant compte non plus du nombre d'employés mais des tâches à effectuer pour concevoir les locaux. Peut-être les employés craignaient-ils que ce changement ne s'apparente à la mise en place d'une sorte de jeu de chaises musicales qui les verrait se faire éliminer chacun leur tour...

Malgré les réticences, le nouveau bureau fut inauguré en 2010. Personne ne se vit alors attribuer de siège ou de plan de travail, pas même la direction. Six mois plus tard, une évaluation montrait que plus personne chez Microsoft ne souhaitait revenir à l'ancienne organisation du travail.

« C'est une aventure à laquelle il est important que tout le monde participe. Nous comptons en effet sur l'engagement de tous dans ce processus et pensons que même les plus sceptiques peuvent devenir ambassadeurs du changement », affirme Heléne Lidström, en charge de la communication institutionnelle chez Microsoft.

Henrik Axell, le développeur du concept d'environnement de travail basé sur les activités de Kinnarps, envisage la mutation qui s'annonce non pas comme un projet de décoration d'intérieur mais bel et bien comme un projet de changement qui doit intégrer trois composantes :

• l'environnement physique

• l'environnement numérique

• l'organisation/le management

« Toutes ces transformations ont pour but, d'une part, de donner plus de liberté aux employés, et d'autre part, de créer des environnements de travail flexibles, stimulants et fonctionnels », explique Henrik Axell.

Il s'agit d'une évolution logique puisque notre journée de travail n'est plus structurée de la même façon et qu'on a maintenant tendance à choisir son environnement de travail en fonction d'une activité spécifique. On peut travailler un jour à la bibliothèque, le lendemain dans un café, le surlendemain sur la table de sa cuisine.

Les tâches professionnelles se complexifient dans notre nouvelle économie réfléchie. Il faut pouvoir faire face à de nombreux défis liés à une approche de plus en plus collaborative : réunions virtuelles et physiques, conférences internes et réunions chez le client.

« Nous avons pu observer que les espaces les plus efficaces ne découlent pas nécessairement d'un plus fort investissement financier dans le design ou dans la construction de la part du client, mais plutôt du temps passé avec le personnel afin de déterminer par l'écoute et la considération les ressources nécessaires pour être heureux au travail et productifs. Les entreprises devront oser demander à leurs employés de travailler vite et bien et leur fournir pour cela des environnements de travail individualisés et adaptés aux missions confiées », déclare Tim Oldman, le PDG de Leesman Index qui analyse les lieux de travail.

La redéfinition des espaces de travail nécessite bien sûr de faire accepter l'idée de la fin du bureau attitré mais également d'encourager les managers à relâcher leur emprise sur leurs équipes. Historiquement, la structuration des bureaux était le reflet des hiérarchies internes. Le PDG occupait toujours le plus grand des bureaux, au dernier étage. Les cadres intermédiaires pouvaient quand à eux garder un œil sur leurs subordonnés. Un bureau vide était toujours suspicieux aux yeux d'un superviseur autoritaire.

Aujourd'hui, nous devons être connectés en permanence. En plus de nous rendre toujours joignables, cela induit la disparition de la frontière entre le travail et les loisirs. Une nouvelle donne à laquelle les bureaux doivent logiquement s'adapter. Mais sommes-nous prêts pour le bureau du futur ?

« Le concept d'environnement de travail basé sur les activités suscite une grande curiosité mais également de nombreuses interrogations. Toutes les entreprises ne sont pas encore prêtes à se lancer », explique Henrik Axell.

Certaines pourraient franchir le pas plus vite que prévu et miser sur le fait qu'en plus d'améliorer la créativité et la productivité, ce concept permet de réduire les coûts. La mise en place de cette nouvelle façon de travailler a par exemple permis à Microsoft de réduire ses coûts immobiliers de 30 %. De nombreuses études ont montré que le taux d'occupation d'un bâtiment construit de façon conventionnelle n'excède jamais 50 %. Il se situe plutôt autour de 40 %, voire moins.

« Quelle est l'utilisation réelle des bâtiments ? Quelle est la fréquence d'occupation d'un bureau ou d'une salle de réunion ? L'immobilier est un poste budgétaire important pour les entreprises qu'il est impossible d'optimiser avec des solutions traditionnelles de conception. On constate une corrélation entre les demande de conceptions intérieures plus flexibles et l'augmentation des coûts du foncier », explique Ian Weddell, directeur commercial chez Kinnarps UK.

Saviez-vous que...

... près de la moitié des employés suédois travaillent en moyenne un jour et demi par mois hors de

... parmi ceux qui télétravaillent, 4 % le font depuis leur lit, selon cette même enquête.

... le taux d'occupation d'un bureau n'excède jamais 50 %, selon des études menées entre autres par l'architecte britannique Frank Duffy et par Flexibility.co.uk, un site Internet à l'origine d'articles sur le « smart working ».

... 62 % des personnes interrogées dans le cadre d'une enquête de Citrix, l'éditeur américain de logiciels, estiment qu'un lieu de travail flexible (c.-à.d. offrant la possibilité de travailler ailleurs qu'au bureau) améliore leur productivité individuelle.

... un lieu de travail flexible permet également, pour 55 % des répondants à cette enquête, d'offrir un meilleur équilibre travail/loisirs.