VERDENS KONTORER

2013-05-02

Har interessen for kontorer noen sinne vært større? I TV-serier som The Office og Mad Men utfolder dramaet seg mellom kopimaskiner og arkivskap. Men hvordan er kontorkulturene og hierarkiene forskjellige i ulike land? Kinnarps tar en nærmere kikk på en verden i endring – og forklarer konseptene.

På overflaten ser de fleste kontorer ut til å bestå av det samme ledningsvirvaret, dunkelydene fra skrivere, lysrør og kalde kaffekopper.
Men det fysiske miljøet er én ting. Hvordan er den faktiske kulturen på et kontor og de mer eller mindre åpenbare hierarkiene?
I TV-serien Mad Men følger vi et reklamebyrå på Madison Avenue i New York fra 1960-årene, der menn drikker Martini til lunsj og kvinnene er underdanige sekretærer.
Hvis dette var kjernen i den amerikanske kreative flokken for 50 år siden, har den nå flyttet til vestkysten og Silicon Valley i California.
Lennart Frantzell har arbeidet der i 25 år som IT-arkitekt for IBM.
"Vi arbeider med oppstartsbedrifter, og jeg ser hvordan hierarkiene blir mer og mer avslappet. Folk lytter til deg hvis du er flink til noe. Da betyr det ingenting om du er den yngste, den eldste eller hvem du er,” sier han.
Han tror at et ovenfra-og-ned-miljø har blitt et meritokrati – kunnskap betyr høyere status enn stillingstitler.
Det fysiske kontormiljøet er også endret, ikke minst fordi teknologien har gjort dette mulig.
"Du deler arbeidsbord med andre, arbeider hjemmefra noen dager eller man møtes og arbeider på lokale kaféer som har trådløs tilkobling. Så lenge man gjør arbeidet og kan kontaktes, så kommer du deg på jobb nesten hvor og når du vil," sier Lennart Frantzell.
Men i Japan er det fortsatt klare hierarkier på kontorene.
Det er regler som helt tydelig understreker hva som er rett og hva som er galt.
Jesper Edman, forsker ved Japan-instituttet på handelshøyskolen i Stockholm og basert på Hitotsubashi-universitetet, har bodd i Japan i 22 år.
Han har tatt et tre-ukerskurs i etikette.  Blant annet lærte han at ledere alltid går først ned trappen og sist opp.
"Vi lærte også å bukke på riktig måte.  Hvis du møter en leder, må ryggen bøyes 15 grader.  Hvis du møter en kunde, må vinkelen være 30 grader, og hvis du har gjort en feil og vil be om unnskyldning, må du bukke i 90 graders vinkel fra midjen og opp," sier han.
Klesdrakt er også en viktig del av japanske kontorregler. På en bestemt dato i mai skifter alle, uansett vær, fra langermede til kortermede skjorter.  I september er det tid for å bytte tilbake igjen.

Jesper Edman forteller også om en møtekultur som skiller seg fra den i Vesten.
Ingenting blir avgjort under et møte, men alltid før eller etter.  Det er derfor ikke uvanlig at øverste leder benytter seg av muligheten for å sove under møtet.  De yngre ansatte oppdaterer ham senere når avgjørelser er tatt.
Det er ingen skillevegger eller engang skjermer på et tradisjonelt japansk kontor.
"Lederne sitter nærmest vinduene, etterfulgt av neste lederskiktsnivå og så videre ned rangstigen som en militærkolonne i fallende rekkefølge ned til sekretæren," sier Jesper Edman.
De åpenbare japanske hierarkiene var også noe fotografen Lars Tunbjörk ble oppmerksom på da han arbeidet med boken Office.
"Hvis en leder hadde gitt meg grønt lys for å ta et bilde, kunne jeg forstyrre de ansatte så mye jeg ville.  Det var ikke grenser for hva jeg kunne gjøre," sier han.
I flere år dokumenterte Lars Tunbjörk dagliglivet på kontorer i Tokyo, New York og Stockholm.
"I New York ble jeg slått av hvor stilig, utformet og elegante resepsjonene var, men bak fasaden satt alle i små, grå båser.  Og i dette tilfellet var det fortsatt et av New Yorks største reklamebyråer. Det var utrolig rotete i Japan. Jeg har aldri sett så mye søppel. Alle var fokusert på jobben, på sluttresultatet, og estetikken betydde ingenting," sier han.
I andre land har estetikken en helt annen betydning.  Ta for eksempel Danmark, et land som helt klart har et rykte for å ha en virkelig liberal holdning til ryddighet – men når det gjelder design og arkitektur, så har dette hatt høy prioritet for svært mange selskaper.  Dette er karakterisert av Danmarks lange håndverkstradisjon med en lang rekke designkjendiser.
Båtturen mellom Danmark og Sverige tar bare 20 minutter, men likevel er forskjellene mellom nabolandene tydelige.  Organisasjonsstrukturen i Sverige er flatere.
Og de fleste svenske bedrifter forfekter åpne kontorlandskaper.  Avdelingsledere sitter side ved side med sine ansatte ved identiske arbeidsbord og arbeidsmoduler, noe som ikke er tilfellet i mer hierarkiske land som Nederland og Tyskland.

"De umiddelbare økonomiske fordelene med åpne kontorlandskaper er store. Reduserte bygningskostnader, lavere strømforbruk, lavere rengjøringskostnader. Det er studier som viser at ansatte samhandler mer, men snakker de bare om jobben? Hvordan produktiviteten påvirkes er vanskelig å måle," sier Aram Seddigh. Hans avhandling handler om hvordan ulike kontorer påvirker helse- og produktivitetsnivåene.
En amerikansk studie har vist at de som arbeider i åpne kontorlandskaper, avbrytes hvert ellevte minutt – med andre ord, mer enn 40 ganger om dagen. Forskning viser også at hjernens smarteste del, pannelappen, brukes til å stenge ute distraksjoner i stedet for å løse jobbrelaterte oppgaver.
Stress og stadige avbrytelser på jobben er ikke bare irriterende, men kan i verste fall føre til fysisk sykdom.
Dette er et problem som har ført til en bekymret nasjonal debatt i Frankrike, helt opp på regjeringsnivå. En bidragsfaktor til problemene antas å være endringen fra 40-timers arbeidsuke til 35 timer i 2000 – noe som paradoksalt nok økte stressnivået fordi ansatte prøvde å gjøre mer på mindre tid. Pendelen er imidlertid i ferd med å svinge i Frankrike, og flere og flere selskaper innser at for å kunne holde seg konkurransedyktige, må de investere i et bedre og sunnere arbeidsmiljø.

Markus Wilhelmson