KINNARPS TRENDRAPPORT Del 7. Fra distraksjon til konsentrasjon

2013-12-05

Noe gikk tapt da kontorene forsvant og ble erstattet av åpne landskap. Å skape arbeidsmiljøer der medarbeiderne ikke blir avbrutt hele tiden er en stor utfordring for fremtiden.

I begynnelsen virket det som en genial idé. I de åpne kontorlandskapene skulle alle bli vinnere: Kreative medarbeidere som fritt kunne utveksle ideer og tanker, sjefer som fikk full kontroll over de ansatte og – ikke minst – økonomer som kunne klemme inn flere medarbeidere per kvadratmeter.

Det var bare ett problem, eller snarere to:

• Enkelte personer har vanskelig for å konsentrere seg fullt om arbeidsoppgavene når de kan høre kollegenes samtaler.

• Enkelte arbeidsoppgaver krever totalt fokus.

– Hos de fleste organisasjoner vi arbeider med, forstår kundene verdien av samarbeid, men de har dessverre ofte glemt fordelene fved å være alene. De har fokusert så mye på felles tankearbeid at de har glemt verdien av å være alene, sier Tim Oldman, administrerende direktør i Leesman Index, som analyserer arbeidsplasser.

I den nye tankeøkonomien er kunnskap ikke lenger den viktigste faktoren, men å forstå kunnskapen og kombinere tilsynelatende ulike ideer til nye begreper og løsninger som virkelig gjør en forskjell. Dialog, utveksling av kunnskaper og møter kommer fortsatt til å være betydningsfullt, men konsentrasjon og uforstyrret arbeidsmiljø blir likevel viktigere. Å finne tid og plass til dette blir stadig vanskeligere når kaffemaskinen putrer, skriveren rasler, en toalettdør smeller igjen, en mobiltelefon spiller av ringesignaler på høyt volum og noen samtidig skal fortelle om helgens middagsselskap.

Hvis forstyrrelsene blir for mange, synker produktiviteten, motivasjonen og følelsen av å ha utrettet en god jobb. De fleste går til jobben om morgenen med et ønske om å prestere best mulig. Studier viser til og med at en stor del av vår lykke kommer fra følelsen av å ha gjort en god jobb. En jobb som føles meningsfylt, og der man kan se at anstrengelsene har gitt et positivt resultat. Hvis følelsen på slutten av arbeidsdagen stadig oftere blir at man ikke når opp til sine egne og omgivelsenes forventninger, synker arbeidslysten og motivasjonen. Den anerkjente ungarske psykologiprofessoren Mihaly Csikszentmihalyi mener at alle arbeidsgivere bør strebe etter å gjøre det lettere for medarbeiderne å nå en flow, en flyt. Det er når man blir helt oppslukt av oppgaven og legger hele sitt hjerte i den at problemer kan løses og innovative ideer skapes. Men da kreves for de fleste av oss en viss arbeidsro, struktur og tydelige mål.

Vanskeligheten med å finne uforstyrret tid til konsentrasjonskrevende arbeidsoppgaver skyldes imidlertid ikke bare de åpne kontorlandskapene. Den nye teknologien er også en vanlig kilde til distraksjon: Innkommende e-post, Facebook-oppdateringer, Twitter, SMS,  det finnes helt enkelt sværtmange unnskyldninger for ikke å ta tak i den ekstra krevende arbeidsoppgaven. Den amerikanske karrierecoachen Phyllis Mufson advarer om at distraksjonene lett kan føre til en negativ spiral.

– Hvis distraksjonene på kontoret ikke håndteres, kan de føre til alvorlig skade på evnen til å fokusere, føre til dårlig omdømme og faktiske feil. Når man blir distrahert, blir det vanskelig å konsentrere seg og da øker stresset, noe som innebærer at du presterer dårligere, og du blir enda mer stresset, mener Phyllis Mufson.

For å stenge ute de distraksjonene som vi selv kan styre, kreves kontroll.

– Distraksjon trenger ikke å være negativt. Det kan være en belønning når du har løst en arbeidsoppgave. Men hvis ditt valg av distraksjon er Facebook, Twitter eller andre sosiale medier, må du sette av tid til det, slik at du er proaktiv og ikke reaktiv. Du skal ha kontroll i stedet for å bli kontrollert, sier Robert Epstein, forsker, psykolog og grunnlegger av Cambridge senter for atferdsstudier.

Det kan imidlertid være vanskeligere for hver enkelt medarbeider å påvirke det fysiske kontormiljøet. En del har prøvd å skape et eget rom ved å høre på musikk i høretelefoner eller til og med ved å bruke hørselsvern. Dette blir også et signal til omgivelsene om at man har behov for å være i fred. Men en arbeidsgiver som ikke vil at de ansatte skal jobbe andre steder enn på kontoret, eller søke seg til en annen arbeidsgiver, bør tenke over hvordan fremtidens kontor skal utformes. Ian Weddell, Commercial manager hos Kinnarps i Storbritannia, ser økt interesse for konseptet som noen ganger kalles 3C, collaboration, concentration, contemplation, altså samarbeid, fokusering, ettertanke.

– Det er tydelig at en benkelignende arbeidsstasjon for medarbeidere ikke er tilstrekkelig for å skape en arbeidsplass for oppgaver som krever sterkt fokus. Steder der man kan konsentrere seg er mye viktigere, konstaterer Ian Weddell.

Da Vasakronan, Sveriges største eiendomsselskap, flyttet hovedkontoret i desember 2012, oppga man et tradisjonelt kontormiljø til fordel for et aktivitetsbasert kontor.

Omlokaliseringen var mer enn en adresseendring, og ble høytidelig kalt en flytting inn i fremtiden. Grunntanken er at personalet, totalt 120 personer, ikke har faste plasser, men finner en løsning som passer for den aktuelle dagen. Kanskje i et møterom, på en av de ledige plassene, i stilleavdelingen der man ikke skal snakke i mobiltelefon eller i kafeen som ligger sentralt plassert på samme måte som piazzaen i en italiensk by. Etter å ha befunnet seg i fremtiden i ett år, beskriver Vasakronans administrerende direktør Fredrik Wirdenius flyttingen som bedre enn han våget å drømme om, ”og da hadde jeg likevel veldig høye forventninger”.

VISSTE DU DET?

• 22 prosent av medarbeiderne går til et sted der de kan være alene når de vil være produktive, ifølge en studie utført av Manpower og Kairos Future.

• 28 prosent av medarbeiderne som sitter i åpne kontorlandskap velger å skape et eget lydrom ved hjelp av musikk og hodetelefoner, ifølge samme studie.

• To møter i uken er passe hvis medarbeiderne selv får bestemme, ifølge studien til Manpower og Kairos Future.