KINNARPS TRENDRAPPORT. Del 8. Fra arbeidsplass til fri plassering.

2014-01-02

Ny teknologi og nye krav har ført med seg radikale endringer i arbeidslivet, mens kontorene ofte ser ut akkurat som de alltid har gjort. Hvorfor har vi fortsatt egne skrivebord når vi stadig større grad forlater dem?

Microsofts kontor i Amsterdam er et eksempel på at det ikke alltid er lett å forandre en kontorkultur med dype røtter. Da selskapet for noen år siden skulle ta skrittet over til aktivitetsbasert miljø, der utformingen av kontoret styres av arbeidsoppgaver snarere enn antall ansatte, var motstanden blant medarbeiderne sterk. Man fryktet kanskje at det skulle bli som i den gamle leken der det er færre stoler enn deltakere, og der de som er med blir slått ut én etter én?

Da de nye kontorene, tross de ansattes motforestillinger, stod klare i 2010, hadde ingen medarbeidere eget skrivebord eller egen stol. Ikke engang toppsjefene. Etter seks måneder viste en evaluering at ingen i Microsoft ville gå tilbake til den gamle måten å jobbe på.

– Det er en reise, og det er utrolig viktig å få med seg alle. Engasjer alle i prosessen. Selv skeptikere kan bli ambassadører for endringen, sier Heléne Lidström, Corporate communication manager hos Microsoft.

Henrik Axell, konseptutvikler for aktivitetsbasert arbeidsmiljø hos Kinnarps i Sverige, ser forvandlingen til et fremtidig aktivitetsstyrt arbeidsmiljø som et endringsprosjekt snarere enn et innredningskonsept, og tre deler må involveres:

• Det fysiske miljøet.

• Det digitale miljøet.

• Organisasjonen/ledelsen.

– Poenget med å foreta endringen er at medarbeiderne får større frihet, men også en rekke fleksible, funksjonelle og stimulerende arbeidsmiljøer, sier Henrik Axell.

Utviklingen er logisk, fordi formen på arbeidsdagene våre er brutt opp og trenden går mot at vi velger arbeidsmiljø etter aktivitet. Den ene dagen kan det være et bibliotek, en annen dag en kafé eller kjøkkenbordet hjemme.

Arbeidsoppgavene i den nye tankeøkonomien blir dessuten stadig mer komplekse. En rekke utfordringer skal håndteres, og mange av dem bygger på samarbeid: fysiske og virtuelle møter, interne konferanser, eksterne kundemøter.

– Vi har sett at de mest produktive arealene ikke er der klienten har investert penger i design eller konstruksjon, men der de har investert tid, hensyn og samtaler for å forstå hva medarbeiderne trenger for å trives og være produktive. For meg er dette det vi trenger i fremtiden, at selskap våger å la medarbeiderne skynde seg langsomt, og gir dem tilgang til ulike, tilpassede miljøer som passer for de ulike arbeidsoppgavene og individene, sier Tim Oldman, administrerende direktør hos Leesman Index, som analyserer arbeidsplasser.

Å skape morgendagens kontormiljøer handler altså ikke bare om at medarbeiderne skal være åpne for å slippe taket i skrivebordet, men også om at bedriftsledelsen skal våge å slippe taket i medarbeiderne. Historisk har kontorenes oppbygning speilet hierarkiet i selskapene: Direktøren skal naturligvis ha det største rommet, høyest oppe. Mellomlederne skulle ha oversikt over sine ansatte. Hvis medarbeiderne ikke satt ved plassen sin, ante den autoritære lederen uråd.

I dag er den logiske konsekvensen av at vi alltid er tilkoblet, alltid tilgjengelige – og at grensen mellom arbeid og fritid viskes ut – at kontoret tilpasses til de nye forutsetningene. Spørsmålet er bare om vi er klare til å flytte inn i fremtidens kontor?

– Vi får mange spørsmål om dette akkurat nå, og jeg registrerer stor nysgjerrighet når det gjelder det aktivitetsbaserte konseptet, selv om ikke alle organisasjoner føler seg modne til å ta steget helt ut ennå, sier Henrik Axell.

Modningsprosessen fremskyndes kanskje av at det aktivitetsbaserte kontoret ikke bare skaper mer kreative og produktive medarbeidere, men også sparer penger. Microsoft klarte gjennom det man kaller ”den nye arbeidsmåten” å redusere eiendomskostnadene med 30 prosent. Mange studier viser at beleggsprosenten i et tradisjonelt oppbygd kontorlokale aldri er høyere enn 50 prosent, snarere 40 prosent og i mange tilfeller enda lavere.

– Hvor effektivt brukes eiendommene våre? Hvor ofte er et skrivebord eller et møterom opptatt? Eiendommen er en stor økonomisk kostnad som ikke utnyttes til sitt fulle potensial med tradisjonelle innredningsløsninger. Mer fleksible innredningsløsninger etterspørres i takt med at husleien øker, sier Ian Weddell, Commercial manager hos Kinnarps i Stockholm.


Visste du at...

... om lag halvparten av alle ansatte i Sverige arbeider hjemmefra eller andre steder utenfor kontoret i gjennomsnitt én og en halv dag i måneden, ifølge Manpowers WorkLife-undersøkelse.

... fire prosent av dem som jobber utenfor kontoret, utfører arbeidsoppgavene sine fra sengen, ifølge samme undersøkelse.

... beleggsprosenten for et kontor er aldri høyere enn 50 prosent, ifølge studier utført av blant andre Flexibility.co.uk, en nettside som skriver om å arbeide smartere, og den britiske arkitekten Frank Duffy.

... 62 prosent opplever at en bevegelig arbeidsplass (der det altså ikke er et krav at arbeidsoppgavene må utføres på kontoret) øker den personlige produktiviteten, ifølge en undersøkelse utført for det amerikanske programvareforetaket Citrix.

... 55 prosent opplever at en bevegelig arbeidsplass gir bedre balanse mellom arbeid og fritid, ifølge samme undersøkelse.