BUREAUX DU MONDE

2013-05-02

L'intérêt pour les bureaux n'a-t-il jamais été aussi grand ? Dans les séries télévisées telles que The Office ou Mad Men, l'intrigue se déroule entre les photocopieuses et les caissons à tiroirs. On peut se demander quelles sont les différences entre les cultures de bureau et les hiérarchies selon les pays. Kinnarps s'est penché sur cet univers en évolution et en explique les concepts.

Au premier abord, tous les bureaux semblent être faits du même agrégat de câbles, de bruits d'imprimantes, de lumières néon et de cafés refroidis.
Mais l'environnement physique n'est qu'un élément. Quelles sont les différences culturelles ? Qu'observe-t-on sur le plan hiérarchique ?
Dans la série Mad Men, on suit la vie d'une agence de publicité sur Madison Avenue à New York dans les années soixante. Les hommes boivent du Martini pendant la pause déjeuner ; les femmes sont des secrétaires asservies.
Si cela représentait la base du milieu créatif américain il y a cinquante ans, celui-ci s'est maintenant déplacé vers la côte ouest et  dans la Silicon Valley en Californie.
Lennart Frantzell y travaille depuis vingt-cinq ans comme architecte informatique pour IBM.
« Nous travaillons avec des start-up et j'observe que les hiérarchies sont de plus en plus souples. Si vous êtes bon dans un domaine, vous serez écouté. Peu importe qui vous êtes ou que vous soyez le plus jeune ou le plus âgé », explique-t-il.
Il pense qu'on est passé d'un cadre de travail hiérarchisé à la méritocratie ; le savoir donne un statut plus élevé que l'intitulé de poste.
L'environnement physique du bureau a également changé, notamment grâce aux évolutions technologiques.
« On partage les bureaux entre plusieurs employés, on travaille de la maison certains jours, ou l'on fait des réunions de travail au café du coin qui a une connexion wifi. Tant que le travail est fait et que vous êtes joignable, vous pouvez travailler pratiquement où et quand vous le souhaitez », déclare Lennart Frantzell.
Au Japon, en revanche, des hiérarchies nettes sont toujours présentes dans les bureaux.
Des règles sont là pour bien distinguer ce qui est correct de ce qui ne l'est pas.
Jesper Edam, chercheur à l'institut du Japon au sein de l'école supérieure de commerce de Stockholm et employé de l'université Hitotsubashi, vit au Japon depuis vingt-deux ans.
Il a suivi un cours de trois semaines sur le savoir-vivre.  Il a appris, en autres, que les managers descendent toujours les escaliers en premier, et qu'ils les remontent toujours en dernier.
« Nous avons aussi étudié la manière correcte de saluer.  Si vous rencontrez un manager, votre dos doit se courber pour former un angle de quinze degrés.  Si c'est un client, l'angle doit être de trente degrés. Si vous voulez vous excuser après avoir fait une erreur, il faut pencher à 90 degrés », explique-t-il.
La façon de s'habiller est une part importante des conventions appliquées aux bureaux japonais. Au mois de mai, tout le monde passe, le même jour, des chemises à manches longues aux chemises à manches courtes, indépendamment de la météo.  En septembre, tout le monde fait l'inverse.

Jesper Edman parle également de la culture des réunions, qui diffère de celle rencontrée dans les pays occidentaux.
Rien ne se décide pendant la réunion mais avant ou après.  Il n'est donc pas rare que le directeur profite d'une réunion pour dormir.  Il est informé plus tard par les employés les plus jeunes, une fois que les décisions sont prises.
Il n'y ni cloisons, ni vitres dans un bureau japonais traditionnel.
« Les directeurs sont assis du coté fenêtres, puis on trouve les bureaux des managers de second niveau, et ainsi de suite jusqu'aux secrétaires, un peu comme une colonne militaire », décrit Jesper Edman.
Les évidentes hiérarchies japonaises ont été bien appréhendées par le photographe Lars Tunbjörk lorsqu'il travaillait pour son livre intitulé Office.
« Quand j'avais obtenu l'autorisation par un manager de photographier, je pouvais déranger les employés à ma guise.  J'avais carte blanche pour faire ce que je voulais. »
Pendant des années, Lars Tunbjörk a documenté le quotidien des bureaux de Tokyo, New York et Stockholm.
« À New York, j'étais frappé par le style, le design et le tape-à-l'œil des bureaux d'accueil. Mais derrière cette façade, on trouvait tout le monde dans des petits modules gris.  Et je parle là d'une des plus grandes agences de publicité de la ville. Au Japon tout était incroyablement mal rangé. Je n'ai jamais vu autant de détritus. On se concentre sur le travail. Seuls les résultats comptent, l'esthétique est ignorée », poursuit-il.
Dans d'autres pays, elle a une importance bien différente.  Le Danemark, par exemple, est assurément réputé pour son attitude véritablement libérale dans le domaine de l'ordre. Pourtant un très grand nombre d'entreprises y accordent une importance primordiale pour des questions de design et d'architecture.  Sa longue tradition manufacturière et toute sa lignée de virtuoses du design en témoignent.
La traversée en ferry entre le Danemark et la Suède ne prend que vingt minutes, mais les différences entre les deux pays voisins sont flagrantes.  Les entreprises suédoises sont plus monotones.
La plupart des sociétés suédoises plébiscitent les bureaux ouverts.  Les chefs de service sont assis à côté de leurs subordonnés, ils ont les même bureaux et les mêmes modules. C'est rarement le cas dans des pays plus hiérarchisés comme la Hollande ou l'Allemagne.

« Il y a beaucoup d'avantages économiques immédiats liés aux bureaux ouverts. Les coûts immobiliers, la consommation d'énergie et les dépenses d'entretien des locaux sont diminués. Des études démontrent que les employés interagissent plus ; mais leurs conversations sont-elles uniquement professionnelles ? L'impact sur la productivité est difficile à mesurer », déclare Aram Seddigh dont la thèse a pour sujet l'influence des différents types de bureaux sur la santé et les niveaux de productivité.
Une enquête américaine a révélé que les personnes qui travaillent dans des bureaux ouverts sont dérangées toutes les onze minutes, soit plus de quarante fois par jour. Des recherches ont également démontré que le lobe frontal, espace où notre intelligence est la plus développée dans le cerveau, est utilisé pour bloquer notre distraction au lieu de résoudre nos tâches professionnelles.
Le stress et les interruptions incessantes au travail ne sont pas seulement agaçantes, elles peuvent dans le pire des cas entraîner des troubles physiques.
Cette question préoccupante a ouvert un débat en France à tous les échelons, y compris gouvernemental. On pense que l'un des facteurs contributifs est le passage aux trente-cinq heures de travail hebdomadaire en l'an 2000, qui a, paradoxalement, entraîné plus de stress car les employés essaient d'en faire plus en moins de temps. On observe cependant un retour de balancier en France. De plus en plus de sociétés se rendent compte que pour rester compétitives, elles doivent investir pour créer un environnement de travail amélioré et plus sain.

Markus Wilhelmson