VÄRLDENS KONTOR

2013-05-02

Har intresset för kontoret någonsin varit större? I teveserier som The Office och Mad Men utspelar sig dramatiken mellan kopieringsapparater och skrivbordshurtsar. Men hur skiljer sig kontorskulturer och hierarkier mellan olika länder? Kinnarps tittar närmare på en värld i förändring – och reder ut begreppen.

På ytan tycks de flesta kontor bestå av samma röra av sladdar, rassel från skrivare, lysrör och muggkaffe som svalnat.
Men den fysiska miljön är en sak. Hur är det med själva kulturen på ett kontor och de mer eller mindre tydliga hierarkierna?
I teveserien Mad Men får vi följa en reklambyrå på Madison Avenue i New York av 1960-talet, där männen dricker martini till lunch och kvinnorna är underdåniga sekreterare.
Om detta var hjärtat i det amerikanska kreativa klustret för ett halvt sekel sedan så har det i nutid förflyttats till västkusten och Silicon Valley i Kalifornien. 
Lennart Frantzell har arbetet där i 25 år, som IT-arkitekt för IBM.
– Vi jobbar med nystartade företag och jag ser hur hierarkierna luckras upp allt mer. Om du kan någonting så lyssnar folk på dig. Då spelar det ingen roll om du är yngst, äldst eller vem du är, säger han.
Han tycker att ett toppstyrt arbetsklimat har förvandlats till en meritokrati – kunskap ger högre status än titel.
Också den fysiska kontorsmiljön har förändrats, inte minst tack vare att tekniken har möjliggjort det.
– Man delar skrivbord med andra, jobbar hemifrån vissa dagar eller träffas och jobbar på stamkaféer som har en trådlös uppkoppling. Så länge man sköter jobbet och är kontaktbar så får man jobba lite var man vill och när man vill, säger Lennart Frantzell.
I Japan däremot består de tydliga hierarkierna på kontoren.
Där finns regler som tydligt markerar vad som är okej och vad som inte är det.
Jesper Edman, forskare vid Handelshögskolans Japaninstitut och verksam vid Hitotsubashi University, har bott i Japan i 22 år.
Han har gått en tre veckor lång kurs i vett och etikett. Bland annat fick han lära sig att chefen alltid går först nedför trappor och sist uppför.
– Vi lärde oss också att buga korrekt. Möter man en chef ska ryggens lutning vara 15 grader. Möter man en kund ska lutningen vara 30 grader och om man har gjort fel och vill be om förlåtelse så bugar man i 90 graders vinkel från midjan och upp, berättar han.
Klädseln är också en viktig del av de japanska kontorsreglerna. Vid ett givet datum i maj ska alla, oavsett väderlek, övergå från långärmad till kortärmad skjorta. I september är det dags att byta tillbaka.

Jesper Edman berättar också om en möteskultur som skiljer sig från den västerländska.
Ingenting bestäms under ett möte, utan alltid före eller efter. Därför är det inte ovanligt att den högst uppsatte chefen passar på att sova under mötet. De yngre medarbetarna uppdaterar honom senare, då beslut fattas.
På ett traditionellt japanskt kontor finns inga avskiljande väggar eller ens skärmar.
– Närmast fönstret sitter chefen och därefter näst högste chefen och vidare som en kolonn i fallande skala ner till sekreteraren, säger Jesper Edman.
De tydliga japanska hierarkierna blev också fotografen Lars Tunbjörk varse när han arbetade med boken Kontor.
– Om en chef hade gett mig klartecken att fotografera så kunde jag störa de anställda hur mycket jag ville. Det fanns inga gränser för vad jag fick göra, berättar han.
I flera år dokumenterade Lars Tunbjörk vardagen på kontor i Tokyo, New York och Stockholm.
– I New York slogs jag av hur stiliga, designade och flashiga receptionerna var, men bakom fasaden satt alla i små, grå moduler. Och då var det ändå på en av New Yorks största reklambyråer. I Japan var det otroligt rörigt. Jag har aldrig sett så mycket skräp. Alla var fokuserade på jobbet, på resultatet, och det estetiska betydde ingenting, berättar han.
I andra länder har estetiken en helt annan betydelse. Ta Danmark som exempel, ett land som visserligen har rykte om sig att ha en rätt frisinnad inställning till ordning och reda – men när det kommer till design- och arkitekturfrågor är detta något som har högsta prioritet för väldigt många företag. Här märks Danmarks långa hantverkstradition med en lång rad av formgivarstjärnor.
Båtturen mellan Danmark och Sverige tar bara 20 minuter, men skillnaderna är ändå tydliga mellan grannländerna. I Sverige är organisationerna plattare.
Så förespråkar de allra flesta svenska företag det öppna kontorslandskapet. Avdelningschefer sitter jämte sina anställda vid exakt likadana skrivbord och arbetsmoduler, vilket är en sällsynthet i mer hierarkiska länder som Holland och Tyskland.

– De omedelbara ekonomiska vinsterna är stora med öppna kontorslandskap. Minskade lokalkostnader, lägre elförbrukning, sänkta städkostnader. Det finns studier som visar att medarbetarna interagerar mer, men är samtalen relevanta för arbetet? Hur produktiviteten påverkas är svårare att mäta, säger Aram Seddigh, som doktorerar om hur olika kontor påverkar hälsa och produktivitet.
En amerikansk studie har visat att de som arbetar i öppna kontorslandskap blir avbrutna var elfte minut, alltså mer än 40 gånger per dag. Forskning visar också att hjärnans smartaste del, pannloben, används till att stänga ute distraktioner istället för att lösa arbetsrelaterade uppgifter.
Stress och ständiga avbrott i arbetet är inte bara ett irritationsmoment, det kan i värsta fall leda till fysisk ohälsa.
Något som i Frankrike har skapat en bekymrad nationell debatt hela vägen upp på regeringsnivå. En bidragande orsak till problemen tros vara att man år 2000 gick från 40-timmars arbetsvecka ned till 35 timmar – vilket paradoxalt nog ökade på stressen då anställda försöker hinna med mer på kortare tid. Pendeln börjar dock svänga i Frankrike och allt fler företag inser att för att vara fortsatt konkurrenskraftig måste man investera i en bättre och sundare arbetsmiljö.

Markus Wilhelmson