KINNARPS TRENDRAPPORT Del 7. Från distraktion till koncentration

2013-12-05

Något gick förlorat när kontorsrummen försvann och ersattes med öppna landskap. Att skapa arbetsmiljöer där medarbetarna inte blir ständigt avbrutna är en stor utmaning för framtiden.

Till en början verkade det vara den mest genialiska idén. I de öppna kontorslandskapen skulle alla bli vinnare: kreativa medarbetare som fritt kunde utbyta idéer och tankar, chefer som fick järnkoll på sina anställda och – inte minst – ekonomer som kunde klämma in fler medarbetare per kvadratmeter.

Det var bara ett problem, eller snarare två:

• Vissa människor har svårt att koncentrera sig helhjärtat på arbetsuppgifterna när kollegernas samtal hörs.

• Vissa arbetsuppgifter kräver total fokusering.

– Hos de flesta organisationer som vi arbetar med förstår kunderna värdet av samarbete, men de har tyvärr ofta glömt bort avskildhetens fördelar. De har fokuserat så mycket på det gemensamma tankearbetet att de har missat värdet av avskildhet, säger Tim Oldman, vd på Leesman Index, som analyserar arbetsplatser.

I den nya tankeekonomin är kunskap inte längre den viktigaste faktorn, utan att förstå kunskapen och kombinera till synes olika idéer till nya begrepp och lösningar som verkligen gör skillnad. Dialog, kunskapsutbyte och möten kommer fortsatt att vara betydelsefulla, men koncentration och ostörd arbetsmiljö blir ännu viktigare. Att hitta tid och plats för detta blir allt svårare när kaffemaskinen puttrar, skrivaren rasslar, en toalettdörr slås igen, en mobiltelefon spelar ringsignaler på hög volym och någon samtidigt ska berätta om helgens middagsbjudning.

Om störningarna blir för många minskar produktiviteten, motivationen och känslan av att ha uträttat ett bra jobb. De flesta går till arbetet på morgonen med inställningen att prestera på topp. Studier visar till och med att en stor del av vår lycka kommer från känslan av att ha gjort ett bra jobb. Ett jobb som känns meningsfullt och där man kan se att ansträngningen ger ett positivt resultat. Om känslan vid arbetsdagens slut allt oftare blir att man inte når upp till sina egna och omgivningens förväntningar minskar arbetslusten och motivationen. Den uppmärksammade ungerske psykologiprofessorn Mihaly Csikszentmihalyi menar att alla arbetsgivare bör sträva efter att underlätta för sina medarbetare att nå ett flow, ett flöde. Det är när man blir helt uppslukad av sin uppgift och ägnar sig helhjärtat åt den som problem kan lösas och innovativa idéer skapas. Men då krävs, för de flesta av oss, ett visst mått av arbetsro, struktur och tydliga mål.

Svårigheten att hitta obruten tid för koncentrationskrävande arbetsuppgifter är dock inte bara de öppna kontorslandskapens fel. Den nya tekniken är också en vanlig källa till distraktion: Inkommande e-post, Facebookuppdateringar, Twitter, sms; det finns helt enkelt väldigt många anledningar till att inte ta tag i den där extra krävande arbetsuppgiften. Den amerikanske karriärcoachen Phyllis Mufson varnar för att distraktionerna lätt kan leda till en negativ spiral.

– Om inte distraktionerna på kontoret hanteras så kan de allvarligt skada din förmåga att fokusera, leda till dåligt omdöme och faktiska misstag. När du blir distraherad får du svårt att koncentrera dig och då ökar stressen, vilket innebär att du presterar sämre, och du blir ännu mer stressad, menar Phyllis Mufson.

För att stänga ute de distraktioner som vi själva kan styra över krävs kontroll.

– Distraktion behöver inte vara negativt. Det kan vara en belöning när du har löst en arbetsuppgift. Men om ditt val av distraktion är Facebook, Twitter eller andra sociala medier måste du avsätta tid för det, så att du är proaktiv och inte reaktiv. Du ska ha kontrollen, i stället för att bli kontrollerad, säger Robert Epstein, forskare, psykolog och grundare av Cambridge center för beteendestudier.

Den fysiska kontorsmiljön kan dock vara svårare för den enskilde medarbetaren att påverka. En del har försökt att skapa ett eget rum genom att lyssna på musik i hörlurar eller till och med genom att sätta på sig hörselkåpor. Dessa blir också en markering till omgivningen att man behöver vara i fred. Men en arbetsgivare som inte vill att de anställda ska arbeta någon annanstans än på kontoret eller att de ska söka sig till en annan arbetsgivare bör fundera över hur framtidens kontor ska utformas. Ian Weddell, Commercial manager på Kinnarps i Storbritannien, ser ett ökat intresse för konceptet som ibland kallas 3C, collaboration, concentration, contemplation, alltså samarbete, fokusering, eftertanke.

– Det är tydligt att en bänkliknande arbetsstation för medarbetare inte riktigt räcker till för att skapa en arbetsplats för uppgifter som kräver stort fokus. Utrymmen för att kunna koncentrera sig är mycket viktiga, konstaterar Ian Weddell.

När Vasakronan, Sveriges största fastighetsbolag, flyttade sitt huvudkontor i december 2012 övergav man en traditionell kontorsmiljö för ett aktivitetsbaserat kontor.

Omlokaliseringen var mer än ett adressbyte och kallades högtidligt för en flytt in i framtiden. Grundtanken är att personalen, totalt 120 personer, inte har fasta platser utan hittar en lösning som passar just för dagen. Kanske i ett mötesrum, på en av de fria platserna, i tysta avdelningen där man inte ska tala i mobiltelefon eller i kaféet som ligger centralt placerat som piazzan i en italiensk by. Efter att ha befunnit sig i framtiden i ett år beskriver Vasakronans vd Fredrik Wirdenius flytten som bättre än han någonsin hade vågat drömma om, ”och då hade jag ändå väldigt höga förväntningar”.

VISSTE DU ATT!

• 22 procent av medarbetarna går till en plats där de kan vara ensamma när de vill vara produktiva, enligt en studie som Manpower och Kairos Future har gjort.

• 28 procent av de medarbetare som sitter i öppet kontorslandskap väljer att skapa ett eget ljudrum med hjälp av musik och hörlurar, enligt samma studie.

• Två möten i veckan är lagom om medarbetarna själva får bestämma, enligt Manpowers och Kairos Futures studie.