KINNARPS TRENDRAPPORT. Del 8. Från fast arbetsplats till fri sittning.

2014-01-02

Arbetslivet har med ny teknik och nya krav förändrats radikalt medan kontoren ofta ser likadana ut som de alltid har gjort. Varför har vi fortfarande egna skrivbord när vi i allt högre grad överger dem?

Microsofts kontor i Amsterdam är ett exempel på att det inte alltid är lätt att förändra en djupt rotad kontorskultur. När företaget för några år sedan skulle ta steget över till en aktivitetsbaserad miljö, där arbetsuppgifter snarare än antal anställda styr hur kontoret utformas, var motståndet bland medarbetarna kompakt. Kanske befarade man att det skulle bli som i den gamla leken där det finns färre stolar än deltagare och en efter en av de tävlande slås ut?

När det nya kontoret, trots de anställdas tveksamheter, stod klart 2010 så hade ingen medarbetare eget skrivbord eller egen stol. Inte ens de högsta cheferna. Efter sex månader visade en utvärdering att ingen på Microsoft ville återgå till det gamla sättet att arbeta.

– Det är en resa, och det är otroligt viktigt att få med sig alla. Engagera alla i processen. Även skeptiker kan bli ambassadörer för förändringen, säger Heléne Lidström, Corporate communication manager på Microsoft.

Henrik Axell, konceptutvecklare för aktivitetsbaserad arbetsmiljö på Kinnarps i Sverige, ser omvandlingen till en framtida aktivitetsstyrd arbetsmiljö som ett förändringsprojekt snarare än ett inredningsprojekt och tre delar måste involveras:

• Den fysiska miljön.

• Den digitala miljön.

• Organisationen/ledarskapet.

– Poängen med att genomgå förändringen är att medarbetarna får större frihet, men också en mängd flexibla, funktionella och stimulerande arbetsmiljöer, säger Henrik Axell.

Utvecklingen är logisk då formerna för våra arbetsdagar har luckrats upp och trenden går emot att vi väljer arbetsmiljö efter aktivitet. Ena dagen kan det handla om ett bibliotek, en annan ett kafé eller köksbordet i bostaden.

Arbetsuppgifterna i den nya tankeekonomin blir dessutom allt mer komplexa. En mängd utmaningar ska hanteras, varav många bygger på samarbete: fysiska och virtuella möten, interna konferenser, externa kundmöten.

– Vi har sett att de mest produktiva ytorna inte är de där klienten har investerat pengar i design eller konstruktion, utan snarare där de har investerat tid, hänsyn och samtal för att förstå vad deras medarbetare behöver för att trivas och vara produktiva. För mig är detta vad vi behöver i framtiden, att företag vågar låta medarbetare skynda långsamt och ger dem tillgång till olika, anpassade miljöer som passar de olika arbetsuppgifterna och individerna, säger Tim Oldman, VD på Leesman Index som analyserar arbetsplatser.

Att skapa morgondagens kontorsmiljöer handlar alltså inte bara om att medarbetare ska vara öppna för att släppa taget om sitt skrivbord, utan också om att företagsledningen ska våga släppa greppet om sina medarbetare.Historiskt har kontorets uppbyggnad speglat företagshierarkierna: VD:n skulle naturligtvis ha största rummet, högst upp. Mellanchefen skulle ha uppsikt över sina anställda. Om medarbetarna inte satt vid sin plats anade den auktoritäre chefen oråd.

I dag är den logiska följden av att vi är ständigt uppkopplade, alltid nåbara – och gränsen mellan arbete och fritid suddas ut – att också kontoret anpassas efter dessa nya förutsättningar. Frågan är bara om vi är redo att flytta in i framtidens kontor?

– Vi får många förfrågningar om detta just nu och jag känner av en stor nyfikenhet på det aktivitetsbaserade konceptet, även om alla organisationer inte känner sig mogna att ta steget fullt ut ännu, säger Henrik Axell.

Kanske påskyndas mognadsprocessen av att det aktivitetsbaserade kontoret inte bara skapar mer kreativa och produktiva medarbetare utan också sparar pengar. Microsoft lyckades genom vad man kallar ”Det nya arbetssättet” minska sina fastighetskostnader med 30 procent. Åtskilliga studier visar att bara hälften av ett traditionellt uppbyggt kontors beläggningsgrad aldrig är högre än 50 procent, snarare 40 procent och i många fall lägre än så.

– Hur effektivt används våra fastigheter? Hur ofta är ett skrivbord eller ett mötesrum upptaget? Fastigheten är en stor ekonomisk kostnad som inte utnyttjas till sin fulla potential med traditionella inredningslösningar. Mer flexibla inredningslösningar efterfrågas i takt med att lokalhyrorna ökar, säger Ian Weddell, Commercial manager på Kinnarps i Storbritannien.

 

Visste du att…

…ungefär hälften av alla anställda i Sverige arbetar hemifrån eller på andra platser utanför kontoret i snitt en och en halv dag per månad, enligt Manpowers WorkLife-undersökning.

…fyra procent av dem som jobbar utanför kontoret utför sina arbetsuppgifter från sängen, enligt samma undersökning.

…ett kontors beläggningsgrad aldrig är högre än 50 procent, enligt studier av bland andra Flexibility.co.uk, en webbsida som skriver om att arbeta smartare, och den brittiske arkitekten Frank Duffy.

…62 procent upplever att en rörlig arbetsplats (där det alltså inte är krav på att utföra arbetsuppgifterna på kontoret) ökar den personliga produktiviteten, enligt en undersökning som det amerikanska mjukvaruföretaget Citrix låtit göra.

…55 procent upplever att en rörlig arbetsplats ger bättre balans mellan arbete och fritid, enligt samma undersökning.