Video-konferencie sú omnoho viac než len úspora peňazí

2012-10-15

Video conferencing is so much more than just about saving money

Jednou z najväčších video-konferencií v histórii, ktorú sledovalo milióny ľudí cez svoje televízne prijímače, bol 20. júla 1969 video rozhovor dvoch špecifických skupín ľudí. Ale prosím vás, nemusíte sa báť, že potrebujete poslať na Mesiac na to, aby ste mohli ťažiť z výhod video-konferencií. A výhody tu rozhodne sú. Cestovanie, alebo teda jeho neexistencia je pravdepodobne tou najviac zrejmou výhodou. Pre veľké národné a medzinárodné spoločnosti sú výdavky na cestovanie zamestnancov do hlavného sídla kvôli rokovaniu úplne nezmyselné. Peniaze, čas a nepríjemnosti pre zamestnanca - všetko to vstupuje do hry.

"[Video-konferencie] sú omnoho viac než len úspora peňazí," povedal Ken Avis, prezident spoločností ProMedia Group so sídlom na Floride-USA, ktorá poskytuje audio-vizuálne a video-konferenčné služby pre veľké aj malé podniky. "Mení to spôsob akým podnikáte. Ste viac k dispozícií a môžete mať stretnutia tvárou v tvár bez cestovných výdavkov."

Video-konferenčné zariadenie, hovorí Avis, sa cenou pohybuje na úrovni 8-12.000 amerických dolárov počiatočnej investície do technológie pre sídlo spoločnosti, spolu s menšími investíciami do satelitného vybavenia. Ale toto sa môže výrazne líšiť v závislosti od veľkosti a rozsahu podnikania. Jeden z Avisových klientov je veľká strojárska firma, ktorá ročne minie približne 70 miliónov amerických dolárov ročne na cestovanie. Snažia sa tieto výdavky znížiť o 10 percent cez čiastočné zavádzanie video-konferencií. Avis zdôrazňuje, že kľúčom pre každú spoločnosť je poznanie svojich potrieb, z toho potom vychádza.

To je téma, ktorá je v súlade s názorom Alexandra Gifforda. "Video-konferencie majú svoje miesto," hovorí Gifford, ktorý pracuje vo výskume a vývoji pre Kinnarps. "Potrebujeme sa pozrieť na to, čo vlastne naozaj potrebujeme urobiť [v práci], a či je naozaj nutné hovoriť s niekým tvárou v tvár."

S osobnými desktop video-konferenčnými programami ako je Skype a ooVoo, jednou z kľúčových vecí pre budúcnosť aplikácií video-konferencií je použitie najlepšej dostupnej technológie, nachádzajúcej sa zvyčajne v sídle spoločnosti, a túto je potrebné spojiť s osobným softvérom. "Zjednotená komunikácia" je rozhodujúca v scenároch, kedy sa rôzne úrovne technológie stretávajú do jedného funkčného celku. Alebo, laicky povedané: zariadenia musí byť kompatibilné.

"Typickým scenárom je stretnutie štyroch až piatich ľudí sediacich pri konferenčnom stole komunikujúcich prostredníctvom video-konferencie so štyrmi alebo piatimi ľuďmi sediacimi pri inom konferenčnom stole," hovorí Avis. "To, čo začína byť teraz častejšie je, miestnosť so štyrmi alebo piatimi ľuďmi, ktorí komunikujú s ľuďmi na štyroch alebo piatich rôznych miestach."

A kým letecké spoločnosti by pravdepodobne uvítali, keby sme všetci radšej nasadli do lietadla a leteli cez celú krajinu alebo cez oceán, vždy keď sa potrebujeme s niekým porozprávať, v skutočnosti je naozaj jednoduchšie použiť technológiu, stretnúť sa a potom zavesiť. Je to tak jednoduché. Alebo, že by nebolo?

"Video-konferencie môžu byť tou najväčšou nočnou morou," hovorí Gifford. "Môžete stráviť celú hodinu snažiac sa tú vec vôbec spustiť. Ak je to príliš komplikované, alebo potrebujete niekoho z IT oddelenia, aby vám to zapol, pravdepodobne to nebudete používať. Kľúčom je, aby to bolo veľmi ľahké a jednoduché na používanie."

Jednoduché? Technológie?

"Technológie určené pre spotrebiteľov sú často omnoho lepšie než podnikové technológie," pokračuje Gifford. "Technológie súvisiace s internetom, ako Skype sú jednoduché na použitie. Jednoduchý prístup je tým najlepším. "Ale tak veľmi často, video vôbec nie je nutné. Pri skutočnom stretnutí sa nakoniec stáva, že sa viac pozeráte na prezentáciu v Power Pointe a vôbec nepotrebujete toho druhého vidieť."

Ale vráťme sa ku konceptu "jednoduchej technológie", Polycom, Inc. - medzinárodná spoločnosť pre unifikované riešenia spolupráce - nedávno predstavila technológiu, ktorá by mala presvedčiť aj tých najzarytejších zástancov technológií, ktoré sú jednoduché na použitie. Ich RealPresence® Mobile je video softvér, ktorý umožňuje používateľom mobilným zariadení spojiť sa s ostatnými tradične založenými video systémami, vrátane všetko pohlcujúcich videí miestností, skupinových/desktop systémov, notebookov, tabletov a smartphonov.

Táto technológia "umožňuje video-spoluprácu pre milióny potenciálnych používateľov, ktorí budú môcť vizuálne spolupracovať so svojimi kolegami, zákazníkmi a partnermi, bez ohľadu na to, kde sa fyzicky nachádzajú," hovorí Andy Miller, generálny riaditeľ spoločnosti Polycom v ich oficiálnej správe spoločnosti. "Zákazníci chcú spolupracovať odkiaľkoľvek, a RealPresence video-riešenia to umožňujú tým, že bezproblémovo spájajú ľudí tvárou v tvár - na cestách, doma alebo v kancelárii, v konferenčných miestnostiach alebo v dvoranách."

Dobré, na týchto video-konferenčných technológiách je, že sú nastaviteľné: pre niektoré väčšie podniky, ktorých zamestnanci viac cestujú, je logickejšie investovať do kompletného systému. Ale, ak potrebujete iba jednoduchšie video-konferenčné služby, potom bude asi stačiť osobný počítač alebo smartphon. Niekedy ani nepotrebujete video; konferenčné hovory fungujú stále veľmi dobre, aj keď ich súčasťou nie sú žiadne vizuálne prvky. Koniec koncov, či už používate tú najlepšiu technológiu pre vašu kanceláriu alebo domáci osobný počítač, stále všetko závisí od ľudí.

"Stretnúť sa s niekým je zásadné. Musíte sa stretnúť, aby ste mali nejaký vzťah. Stretnúť sa a navzájom sa spoznať, " hovorí Gifford. "To sa nemôže nijak nahradiť."