KINNARPS' TREND REPORT: VII.ČASŤ - OD ROZPTÝLENIA KU KONCENTRÁCII

2013-12-05

Kancelárske kóje prešli k otvorenej kancelárii, niečo sme stratili. Návrh pracovného prostredia, kde zamestnanci nie sú neustále rušení, je veľkou výzvou pre budúcnosť.

Od samého začiatku sa to všetko zdalo ako geniálny nápad. Každý bude mať prospech z veľkopriestorových kancelárií: tvoriví pracovníci, ktorí by si mohli slobodne vymieňať nápady a myšlienky medzi sebou, manažéri, ktorí by pozorne sledovali zamestnanca a v neposlednom rade finanční kontrolóri, ktorí by mohli umiestniť viac pracovníkov v rovnakom priestore. 

Bol tu len jeden problém, alebo skôr dva: 

• Pre niektorých ľudí môže byť naozaj ťažké sústrediť sa na pracovné úlohy, keď počujú svojich kolegov počas rozhovoru.
• Niektoré pracovné úlohy vyžadujú celkovú koncentráciu.

"Väčšina organizácií, s ktorými spolupracujeme pochopila hodnotu spolupráce, ale bohužiaľ často zabúdajú na výhody súkromia. Priveľmi sa zamerali na spoločné premýšľanie ako tímu a tak stratili kontakt s hodnotou súkromia," hovorí Tim Oldman, generálny riaditeľ Leesman Index, spoločnosti ktorá analyzuje pracoviská.

V novej „znalostnej“ ekonomike, už znalosť nie je najdôležitejším faktorom, skôr je to o pochopení, a kombinácii zdanlivo odlišných predstáv s novými konceptmi a riešeniami. Dialóg, zdieľanie skúseností a stretnutia budú aj naďalej hrať významnú úlohu, ale koncentrácia a nerušené pracovné prostredie bude čoraz dôležitejšie. A to je stále ťažšie a ťažšie, keďže sme rušení bublaním kávovaru, hukotom tlačiarne, búchaním dverí na WC, hlasným zvonením mobilu, zatiaľ čo niekto hovorí o večierku, na ktorom bol cez víkend.

Produktivita, motivácia a vôľa robiť svoju prácu výrazne klesá ak sme rušení. Väčšina ľudí chodí do práce v dopoludňajších hodinách s úmyslom odpracovať svoj deň čo najlepšie. Štúdie ukazujú, že veľká časť šťastia pochádza z pocitu dobre vykonanej práce. Práce, ktorá nám dáva zmysel a kde je možné vidieť, že snaha vedie k pozitívnemu výsledku. Pokiaľ na konci dňa nemáme tento pocit, výrazne sa to odrazí na našej motivácii. Podľa renomovaného maďarského profesora psychológie Mihályho Csikszentmihalyi, by sa mal každý zamestnávateľ snažiť pomôcť svojim zamestnancom dosiahnuť stavu „toku“. Je to keď sa úplne ponoríte do svojej činnosti a bezvýhradne sa jej venujete až tak, že neexistujú problémy a prirodzene vytvárate inovatívne nápady. Ale to vyžaduje pre väčšinu ľudí určité množstvo pokoja pri práci, štruktúru a jasné ciele.

Ťažkosti pri hľadaní dostatku času na splnenie našich úloh, ktoré vyžadujú sústredenie však nie sú len otázkou open space kancelárii. Nové technológie sú tiež zvyčajne zdrojom rozptýlenia: prichádzajúce e-maily, aktualizácie na Facebooku, Twitteri, textové správy – je veľa dôvodov, prečo sa človek vyhýba tým pracovným úlohám, ktoré si vyžadujú osobitnú koncentráciu. Americký kariérny špecialista, Phyllis Mufson, varuje, že všetky tieto rozptýlenia môžu ľahko viesť k zostupnej špirále. 

"Ak nie sú rozptýlenia v kancelárii riešené, môžu mať vážne následky na schopnosť sústrediť sa, viesť k zlému úsudku a skutočným chybám. Keď ste nepozorný, zistíte, že je ťažké sústrediť sa a to zvyšuje stres, čo znamená, že ste menej produktívny, čo vyvoláva ďalší stres," hovorí Phyllis Mufson. 

Ak chceme zabrániť rozptýleniu, je potrebná kontrola.

"Rozptýlenie nemusí byť negatívna vec. Môžu to byť tiež odmena, akonáhle ste vykonali svoju úlohu. Ale ak sa rozhodnete nechať rozptyľovať Facebookom, Twitterom alebo inými sociálnymi médiami musíte si urobiť čas na to, aby ste boli proaktívni a nie reaktívni. Musíte mať kontrolu, namiesto toho aby ste boli riadení," hovorí Robert Epstein, výskumný pracovník , psychológ a zakladateľ Cambridge Centra pre behaviorálne štúdie

Pre jedného zamestnanca však môže byť ťažké ovplyvniť fyzické prostredie v kancelárii. Niektorí sa snažia vytvoriť svoj ​​vlastný priestor počúvaním hudby v slúchadlách alebo používajú štuple do uší. To signalizuje, že chcú byť osamote. Ale zamestnávatelia, ktorí nechcú svojich zamestnancov vidieť pracovať iba mimo kancelárie, alebo hľadať nové zamestnanie, by mali premýšľať o tom, ako majú byť navrhnuté ich budúce kancelárie. Ian Weddell, obchodný manažér spoločnosti Kinnarps, Veľká Británia, vidí zvýšený záujem o koncepciu známu ako 3C - collaboration, concentration, contemplation (spolupráca, sústredenie, rozjímanie).

"Je jasné , že spoločné, "lavicové" pracovisko pre zamestnancov nevytvára podmienky pre úlohy, ktoré vyžadujú veľkú koncentráciu. Priestor, kde je možné sústrediť sa je veľmi dôležitý," hovorí Ian Weddell.

Keď Vasakronan, švédska najväčšia realitná spoločnosť presťahovala svoje sídlo v decembri 2012, opustili tradičné kancelárske prostredie pre kancelárie založené na aktivite

Premiestnenie bolo viac než len zmenou adresy a bolo formálne opísané ako krok do budúcnosti. Základnou myšlienkou je, že 120 členný personál už nebol nastavený na prácu pri stoloch, ale našiel si svoje miesto na prácu v priestore na každodennej báze. To môže byť v zasadacej miestnosti, v jednej z otvorených zón, v tichej oblasti  kde nie sú mobilné telefónne hovory povolené, alebo v kaviarni, ktorá je umiestnená v strednej časti, ako na námestí v talianskej dedinke. Generálny riaditeľ spoločnosti Vasakronan, Fredrik Wirdenius popisuje posledný rok ako rok v budúcnosti a vidí ho oveľa lepšie, než sa kedy odvážil snívať, "od začiatku som mal naozaj veľmi vysoké očakávania".

VEDELI STE, ŽE

• Podľa štúdie spoločnosti Manpower a Kairos Future, 22 % zamestnancov si vyberú miesto, kde môžu byť sami, ak chcú byť produktívni.

• 28 % zamestnancov sediacich v open space kancelárii sa rozhodnete vytvoriť si svoj ​​vlastný pokojný priestor hudbou a slúchadlami, rovnako podľa tej istej štúdie.

• Dve stretnutia týždenne sú dostatočné v prípade, ak by mali rozhodovať sami zamestnanci, podľa štúdie Manpower a Kairos Future.