KINNARPS' TREND REPORT: VIII.ČASŤ - OD PEVNÝCH PRACOVNÝCH MIEST K VOĽNÉMU SEDENIU

2014-01-02

Prostredníctvom technológie a nových požiadaviek sa pracovný život radikálne zmenil, zatiaľ čo kancelárie vyzerajú rovnako ako vždy. Prečo máme stále vlastní písací stôl, keď sme sa ich viac menej vzdali?

Kancelária Microsoft, v Amsterdame je príkladom, ako nie je vždy ľahké zmeniť hlboko zakorenenú kancelársku kultúru. Keď bola spoločnosť pred niekoľkými rokmi predstavená pracovnému prostrediu založenému na aktivite, kde pracovné povinnosti podporujú navrhnutie kancelárií skôr než počet zamestnancov, nastal medzi zamestnancami veľký odpor. Možno, že ľudia sa obávajú, že táto zmena bude niečo ako hra, kde na stoličku pripadá viac ľudí a tí čo sa im stolička neujde, pôjdu z kola von?

Keď boli v roku 2010 nové kancelárske priestory pripravené na použitie, a to napriek neistote zamestnancov, nikto z personálu nemal vlastný stôl alebo stoličku. Ani top manažment. Vyhodnotenie vykonané po šiestich mesiacoch fungovania v tomto usporiadaní ukázalo, že nikto v spoločnosti Microsoft sa nechcel vrátiť k starému spôsobu práce.

"Je to cesta a je nesmierne dôležité, aby boli všetci na palube. Je potrebné zapojiť každého v tomto procese. Dokonca aj skeptici môžu byť vyslancami zmeny," hovorí Helene Lidström, manažérka firemnej komunikácie spoločnosti Microsoft.

 Vývojár konceptu „Activity Based Working Environment“ - Henrik Axell, Kinnarps, vidí prechod k pracovnému prostrediu založeného na aktivite, skôr ako projekt zmeny a nie interiérového dizajnu, kde musia byť zahrnuté tri prvky: 

• fyzické prostredie
• digitálne prostredie
• organizácia / riadenie

"Dôvodom prechodu na túto zmenu je poskytnúť zamestnancom väčšiu voľnosť, ale tiež vytvoriť flexibilné, funkčné a stimulujúce pracovné prostredie," hovorí Henrik Axell.

Jedná sa o logický vývoj, pretože štruktúry definujúce naše pracovné sú zmenené a začína prevládať výber pracovného prostredia založeného na aktivite. Jeden deň to môže byť knižnica, ďalší kaviareň alebo kuchynský stôl v teple domova.

Pracovné povinnosti v novej „mysliacej“ ekonomike sú stále zložitejšie. Je nutné riešiť rad problémov, z ktorých mnohé sú založené na spolupráci: fyzické a virtuálne stretnutia, interné konferencie, externé stretnutia.

"Najvýkonnejší priestory, ktoré sme videli sú tie, kde klient nutne neinvestoval veľa peňazí do dizajnu alebo konštrukcie pracoviska, ale do požiadaviek svojich zamestnancov tak, aby boli čo najviac šťastní a produktívni. To pre mňa predstavuje rozdiel v budúcnosti – to, že sa spoločnosti odvážia porozprávať so zamestnancami a ponúknuť im prostredie prispôsobené ich pracovným povinnostiam a osobným preferenciám," hovorí Tim Oldman, generálny riaditeľ spoločnosti Leesman Index, ktorá analyzuje pracoviská.

Projektovanie kancelárskeho prostredia budúcnosti je inými slovami nie len o tom, či kolegovia musia byť otvorení myšlienke uvoľnenia ich stola, ale tiež o tom, že manažment spoločnosti má uvoľniť svoje zovretie nad zamestnancom. Kancelárske štruktúry boli historicky odrazom firemnej hierarchie: CEO mal vždy tú najväčšiu miestnosť v hornej časti. Stredný manažment bol schopný dávať pozor na svojich zamestnancov. Ak zamestnanci neboli pri svojich stoloch, arogantný manažér by si myslel, že niečo nie je v poriadku. 

Dnes je logickým dôsledkom toho, že sme po celú dobu on-line a vždy dostupní v práci či doma to, že kancelárie sú prispôsobené týmto novým kritériam. Otázkou však je, či sme pripravení prejsť do kancelárie budúcnosti. 

"V súčasnej dobe máme množstvo otázok na túto tému a veľa ľudí sa zaujíma o koncept pracoviska založenom na aktivite, aj keď nie všetky organizácie sú pripravené dať mu zelenú," hovorí Henrik Axell.

Možno, že by sa proces rozhodovania či prejsť na tento koncept dal urýchliť tým, že zamestnanci takto fungujúcich spoločností sú kreatívnejší a produktívnejší a zároveň spoločnosť znižuje náklady. Pomocou "nového spôsobu práce", sa Microsoftu podarilo znížiť náklady o 30 percent. Početné štúdie ukazujú, že miera obsadenosti konvenčne zostavenej kancelárie nie je nikdy vyššia ako 50 percent, a je v skutočnosti bližšie k 40 percentám, v mnohých prípadoch dokonca nižšie.

"Ako efektívne sa naše budovy využívajú? Ako často je stôl alebo konferenčná miestnosť obsadená? Nehnuteľnosť je hlavným obchodným nákladom, ktorá nie je často plne využitá v prípade tradičných konštrukčných riešení, "hovorí Ian Weddell, obchodný riaditeľ, Kinnarps UK.

VEDELI STE, ŽE

...asi polovica z celkového počtu zamestnancov vo Švédsku pracuje z domova alebo z iných miest mimo kancelárie v priemere jeden a pol dňa za mesiac (prieskum WorkLife, Manpower). 

...štyri percentá z tých, ktorí pracujú mimo kanceláriu plnia svoje pracovné povinnosti z postele, podľa rovnakého prieskumu. 

...miera obsadenosti kancelárie nie je nikdy vyššia ako 50 percent, podľa štúdie Flexibility.co.uk, webovej stránky, ktorá píše články o inteligentnej práci, a britského architekta Frank Duffy.

...62% skúsenosť, že flexibilné pracovisko (inými slovami, kde nie je požiadavka plniť pracovné povinnosti v príslušnej kancelárii) zvyšuje osobnú produktivitu, podľa prieskumu, ktorý uskutočnila americká softvérová spoločnosť Citrix.

...55% skúsenosť, že flexibilné pracovisko poskytuje lepšiu rovnováhu medzi prácou a voľným časom, podľa rovnakého prieskumu.