Liikkuva toimisto

Miltä toimistot näyttävät tulevaisuudessa? Maailman suurimpiin yrityksiin kuuluvan Hewlett- Packardin käynnissä olevan kokeilun johdosta olemme alkaneet miettiä, onko muutamien vuosien kuluttua enää lainkaan kiinteitä työpisteitä. Liikkuvuus on päivän sana. ”Tervetuloa liikkuvaan toimistoomme! Tervetuloa Espooseen!” Johanna Ihalainen ottaa meidät vastaan Hewlett-Packardin Suomen pääkonttorin valoisassa ja ilmavassa lämpiössä.Täällä työskentelee yli 900 ihmistä. Mutta läheskään kaikki eivät todellisuudessa työskentele täällä.

Hewlett-Packard sai alkunsa eräässä autotallissaYhdysvaltain Palo Altossa vuonna 1939. Autotallihenki näkyy monella tavalla yrityksen imagossa: avoin toimistoympäristö on osa vaalittua perintöä. Hewlett- Packardilla on nyt konttoreita 170 maassa, ja työntekijöitä on noin 156 000. Tuotteisiin kuuluu ITratkaisuja, tulostimia, tietokoneita ja työasemia.

Johanna on osa kansainvälistä tiimiä, jonka tehtävänä on muokata yrityksen tiloja ja työtapoja kaikkialla maailmassa yhtiön mukauttamiseksi paremmin uusiin työtapoihin.Tiimin työn tuloksena on syntynyt käsikirja, joka sisältää ohjeita kaikkeen materiaalien valinnasta ja tavaramerkin ja logotyypin käytöstä siihen, miten (työ-)elämää helpottavat lämpiöt, vierashuoneet ja työpisteet tulee suunnitella – etenkin silloin, kun varsinaista konttoria ei ole.

”Olemme käyttäneet lähtökohtana tutkimuksia, joiden mukaan ihmiset viettävät mieluummin enemmän aikaa kotona ja työskentelevät lähellä kotia. Pyrimme siihen, että jokainen voi työskennellä, missä haluaa – ja milloin haluaa. Pääasia on, että he löytävät hyvän paikan tehdä sitä, mitä on tehtävä”, Johanna Ihalainen toteaa.

Ajatus liikkuvasta toimistosta kattaa kaikki: hallintohenkilöstön, taloushenkilöstön, myyntihenkilöstön, insinöörit, järjestelmäsuunnittelijat ja huoltoteknikot. Heillä kaikilla on omat perustyökalunsa: kannettavat tietokoneet, matkapuhelimet ja nettiyhteys. Hyvin toimiva kommunikaatio on yksinkertaisesti välttämätöntä työntekijöille, jotka eivät tapaa joka päivä. He kommunikoivat enimmäkseen yrityksen intranetissä.
”Tietysti ne, jotka mieluiten työskentelevät täällä toimistossa, voivat tehdä niin, mutta teemme jo rekrytointivaiheessa selväksi, että meillä on avoin toimistoympäristö ja liikkuvuuskonsepti. Noin puolet henkilöstöstämme on liikkuvia, meillä on 600 työpöytää 920 työntekijälle. Tietyillä johtajilla, usein organisaation yläpäässä, ja työntekijöillä, jotka tarvitsevat työssään useita tietokoneen näyttöjä samaan aikaan, on kiinteät työpisteet.

Kaikki muut, siis liikkuvat työntekijät, voivat käyttää tiloissa olevia vapaita työpöytiä. Ne on merkitty vihreillä lapuilla avoimessa toimistoympäristössä, ja ne ovat kaikkien käytettävissä. Tietyt työpöydät ovat suuria, toiset taas pieniä ja ahtaita.
”Huomattavan monet valitsevat täällä ollessaan pienen työpöydän”, Johanna Ihalainen toteaa. ”On ehkä mukavampaa istua tiiviisti yhdessä, kun työtovereita ei tapaa kovin usein. Lisäksi työpisteiden välillä on matalat seinäkkeet äänen vaimentamiseksi. Kun ihmiset näkevät toisensa, he eivät puhu niin kovaa.”

Hewlett-Packardilla kaikki työskentelevät tietokoneilla. Siksi ergonomia on tärkeää, sekä hiirissä, näppäimistöissä, kannettavien tietokoneiden pidikkeissä että kalusteissa. Yhtä tärkeää on kuitenkin henkinen hyvinvointi. Pöytien ja tuolien lisäksi, joita nyt on vähemmän kuin ennen, käytössä on muitakin tiloja, jotka toimivat miellyttävinä saarekkeina tai on suunniteltu helpottamaan sosiaalista kanssakäyntiä. Tiettyjä huoneiden tiloja on merkitty pilareissa, taustaseinissä ja vastaavissa kohdissa käytetyillä erilaisilla väreillä. Tätä mallia käytämme  täällä Espoossa, ja sama malli on käytössä kaikissa HP:n konttoreissa ympäri maailmaa.
”Yritämme käyttää orgaanisia, neutraaleja värejä, jotka eivät hallitse liikaa avointa toimistoympäristöä”, Johanna Ihalainen selittää. Hän käyttää selkeämpiä värejä, kuten sinistä, hiljaisten lepotilojen merkitsemiseen, vihreää kokous-/neuvottelutiloissa, keltaista tulostinnurkkauksessa ja punaista kahvioissa tai lounastiloissa. Siten kaikki toimistoympäristöä katsovat löytävät helposti oikean paikan.

Monikansallisessa yhtiössä on otettava vakavasti myös kulttuurierot. Pyrimme käyttämään yhteisiä teemoja ympäristössä ja kalusteissa, samalla kun kunnioitamme paikallisia tapoja.Värit voivat merkitä eri asioita eri kulttuureissa. Joissakin maissa esimerkiksi lila merkitsee epäonnea ja valkoinen on hautajaisväri.
”Kenenkään ei pidä tuntea, että häntä pakotettaisiin johonkin”, Johanna Ihalainen sanoo. Meidän on oltava hyviä kommunikoimaan ja suhtautua kysymykseen siten, että ihmisistä todella tuntuu siltä, että on jännittävää muuttaa tapojaan ja siirtyä liikkuvaan työhön. Maanantaiaamut ovat viikon aktiivisimpia hetkiä. Silloin kaikki haluavat tavata ja käydä läpi työn käytännön yksityiskohtia tai vain tavata ja jutella.

Kalustukseen kuuluu myös työmateriaaleille ja/ tai henkilökohtaisille tarvikkeille varattuja kaappeja. Aluksi ajatuksena oli, että kaikilla pitäisi olla oma kaappinsa. Monilla yhtiön Lontoon konttorin noin 2 000 ”liikkuvasta työntekijästä” ei kuitenkaan ole omaa kaappia. Liikkuva henkilökunta yksinkertaisesti kantaa kaiken tarpeellisen mukanaan. Pääasia on, että heillä on jossain käytössään paikka, jossa he voivat tarvittaessa säilyttää tavaroitaan lukkojen takana. Voi olla täysin riittävää, että jakaa kaapin muiden kanssa. Jopa Espoossa.

Miksi on niin tärkeää tehdä toimistotyöstä liikkuvaa? Onko ainoa syy vapauden kaipuu?
”Ei ihan niinkään”, Johanna Ihalainen myöntää. ”Tosiasia on, että suurin osa työntekijöistä on toimiston ulkopuolella, asiakaskäynneillä tai matkoilla ja nykyinen konsepti vain heijastaa nykyisiä työtapoja. Myös taloudellisuus on yksi uusien ratkaisujen tärkeistä taustoista.Tyytyväiset työntekijät ovat tuottavampia. Se, että ihmiset voivat työskennellä miten ja milloin haluavat, on yksinkertaisesti taloudellista. Lisäksi säästyy sekä kalusteita että toimistotilaa. Kahdesti vuodessa tarkistamme eri tilojen käyttötapoja. Alikäyttöä ei sallita. Jos 20 prosenttia pöydistä ei koskaan käytetä, sille on tehtävä jotain! Perimmäinen tavoitteemme on kustannustehokkuus.”

Toinen ilmeinen kysymys on, sopiiko liikkuva toimisto todella kaikille. On hyvä päästä eroon kellokortista, mutta se vaatii melkoisesti itsekuria. Eikö sitä paitsi ole olemassa loppuunpalamisriski niillä, jotka eivät osaa yksinkertaisesti ”sulkea ovia”, kun kiinteitä työaikoja ei ole? Eikä työtovereita…

Johanna Ihalainen myöntää, että liikkuvaa työtä tekevien on tietysti osattava ”sulkea ovet”. Ongelmasta on keskusteltu yrityksessä, ja on otettu käyttöön sisäistä koulutusmateriaalia, jolla pyritään opettamaan työntekijöille virtuaalisessa tiimissä työskentelyä ja etujen ja mahdollisten ongelmien ymmärtämistä. Sen lisäksi yrityksen on muotoiltava työohjeensa erittäin tarkkaan, niin että työntekijät tietävät tarkkaan, mitä heidän on tehtävä, kun he asettuvat tekemään töitään, missä sitten ovatkin.

Henkilökunnalta kysellään säännöllisesti, mitä he pitävät työtilanteestaan. Eräs tämän seurauksista on, että Johanna Ihalainen tutkii tällä hetkellä sitä, miten työntekijöille tarjotaan mahdollisuus istua yhdessä lähimpien kollegojensa kanssa, niin että tiimi voi tehdä yhteistyötä ilmestyessään toimistoon samaan aikaan. Aina ei riitä, että chattaillaan intranetissä – joskus on myös tavattava. Kaikesta huolimatta.

Lotta Jonsson