Liikkuvia työntekijöitä ja joustavia toimistoja

 

Jatkuvasti nousevat toimistotilojen vuokrat ovat johtaneet yhä tehokkaampaan tilojen käyttöön. Se ja lisääntyvä liikkuvuus sekä toimiston sisällä että ulkopuolella edellyttää tarkkoja sisustusratkaisuja ja yhä joustavampia kalusteita.

 

Konttoritilojen kustannukset ovat nousseet niin voimakkaasti, että yhä useammat yritykset joutuvat pienentämään toimistojaan. Tämä suuntaus alkoi USA:sta ja leviää nyt kaikkialla maailman suurkaupungeissa. Muutama vuosi sitten normaali työtila toimistossa oli noin 10 neliömetriä. Nyt tila on puolittunut. Euroopassa kehitys näyttää menneen pisimmälle Iso-Britanniassa. - Meillä on suuria, avonaisia toimistoja, joissa kullekin työpisteelle käytettävissä oleva tila kutistuu
jatkuvasti. Nyt ollaan lähellä keskimäärin neljää neliömetriä työpistettä kohden, kertoo Alexander Gifford, Iso-Britannian Kinnarpsin designmanager. Siihen – neljään neliömetriin työpistettä kohden – kehitys kyllä pysähtyy. Pienempiä työpisteistä tuskin voidaan tehdä. Toimistot kuitenkin pienentyvät edelleen, samalla kun työntekijöiden liikkuvuus lisääntyy ja työpisteiden yksityisyys vähenee jatkuvasti. Tulevaisuudessa kaikki eivät yksinkertaisesti enää tarvitse omaa työpöytää.
Kehityksellä kohti yhä tiiviimpää toimistoympäristöä on ollut monia seurauksia. Eräs ilmeisimmistä on työpöytien pieneneminen. Tilaa vievät kulmatyöpöydät katoavat ja korvataan suorakulmaisilla tasasivuisilla työpöydillä, joissa työskentelypinta on huomattavasti pienempi. Pöydän pituus on 120–180 cm ja syvyys 80 tai enintään 90 cm. Suorakulmaiset pöydät lisäävät myös joustavuutta. Aivan kuten siirreltävät neuvottelupöydät. Niillä pyritään luomaan tarvittaessa lisätilaa, ja ne tekevät kalustusratkaisusta joustavamman.

Työpöytien pienentäminen olisi ollut vaikeaa, el-leivät myös tietokoneet olisi pienentyneet. Nykyiset litteät näytöt ja kannettavat tietokoneet vievät huomattavasti vähemmän tilaa kuin entiset "töllöt".

Tehokkaamman tilankäytön johdosta ihmiset työskentelevät lähempänä toisiaan. Sillä taas on joukko seurauksia sisustajien kannalta. Äänenvaimennuksesta seinäkkeillä ja tekstiileillä tulee yhä tärkeämpää häiriöiden vähentämiseksi; siksi nyt kehitellään seinäkkeitä ja jopa kaappien taustoja uusista, paremmin ääntä eristävistä materiaaleista. Toinen haaste on uusien toimistojen suurten lasipintojen läpi tulevan auringonvalon käsittely; sisustuksella tulee estää valon osuminen suoraan tietokoneiden näytöille. Tekniikan mukana tulee johtoja. Johtojen järjestyksessä pitäminen on toinen ongelma, joka on ratkaistava. Johtojen tehokas kokoaminen on myös ehdottoman tärkeää avotoimistoissa.

Yleisesti ottaen pienempi tila vaatii enemmän työtä pohjasuunnittelun parissa; mihin kulkureitit on sijoitettava häiriöiden estämiseksi, missä eri tehtäviä hoitavien työpisteiden tulee sijaita avotoimistossa, missä tarvitaan hiljaisia tiloja jne. - Todellinen haaste on pienen tilan kääntäminen eduksi. Eräs etu voi olla se, että tiiviimpi toimisto voi myös parantaa ihmisten välistä kommunikaatiota, Alexander Gifford toteaa. Yhteisten tilojen merkitys on lisääntynyt huomattavasti, ja ne vievätkin yhä suuremman osan toimiston tilasta. Pienistä rauhallisista puhelinhuoneista, kahvihuoneista, kokoushuoneista, tulostimille ja muille toimistokoneille varatuista tiloista tulee yhä strategisempia.

- Kun luovutaan henkilökohtaisista työpisteistä suurine pöytineen, muusta ympäristöstä on tehtävä sitäkin mukavampi. Tauko- ja kokoustilojen on oltava inspiroivissa ja mieluisissa paikoissa, Alexander Gifford toteaa. Uusien toimistotilojen käyttäjille tämä on ollut jonkinlainen vallankumous.

Työpaikan pienentyminen vähentää tietysti yksityistä tilaa toimistossa. Henkilökohtaisista tavaroista, kuten omista ruukkukasveista ja perhekuvista, on luovuttava. Sen asian kanssa Tukholman Kinnarps Interiorin Katarina Normanin on tultava toimeen. - On usein vaikea saada henkilökunta mukaan avotoimistoon siirryttäessä. Useimmat eivät halua muuttaa mitään. Siksi suunnittelussa on siirryttävä yhä syvemmälle käyttäjätasolle, Katarina Norman kertoo. Silminnähtävästi yksityisyydestä luopumisessa ei olla päästy Skandinaviassa yhtä pitkälle kuin Lontoossa ja Pariisissa.

Työelämässä on nyt yhä enemmän kyse kommunikaatiosta. Työntekijät liikkuvat yhä enemmän toimistossa. Keskittyneestä tietokonetyöstä pienissä työpisteissä tauolle lehteä lukemaan sohvalle, kahville ja jutustelemaan kahvioon, asiakastapaamiseen kokoushuoneeseen tai arkaluontoiseen puhelinkeskusteluun johonkin pienistä puhelinhuoneista. Kaiken tämän mahdollistaa kannettavien tietokoneiden, langattomien puhelinten ja nopeiden langattomien verkkoyhteyksien tekninen kehitys. Liikkuvuus ei ole lisääntynyt vain toimiston sisällä vaan myös sen ulkopuolella. Suuntaus on selvä, ja tulevaisuudessa työntekijät ovatkin yhä suuremman osan ajastaan toimiston ulkopuolella, Kinnarpsin muotoilijat uskovat. Saamme yhä enemmän liikkuvia työntekijöitä – toimiston "paimentolaisia".  - "Paimentolainen", joka viettää 80 prosenttia tai enemmänkin työajastaan toimiston ulkopuolella, ei tarvitse kiinteää työpistettä, toteaa Ranskan Kinnarpsin designmanager Philippe Arin. - Jos asiakkaalla on 100 työntekijää, heistä ehkä 60 on paikalla samaan aikaan. Muut ovat liikkuvia. He ovat ulkona myyntitehtävissä. He istuvat kotona ja työskentelevät kannettavalla tietokoneella tai jossain kahvilassa kaupungilla. Siksi tämä asiakas ei tarvitsekaan 100 työpistettä, Alexander Gifford sanoo.

Liikkuvat työntekijät tulevat työpaikalle tapaamaan esimiestään ja kytkevät tietokoneensa vapaalle paikalle hetkeksi ennen tapaamista tai sen jälkeen ja palaavat taas kotiin työskennelläkseen keskittyneemmin tietokoneen ääressä. Yhä joustavammat työntekijät käynnistävät uusia hankkeita, muodostavat jatkuvasti uusia tiimejä, jotka kokoavat kiireisesti sopivan työpöytäyhdistelmän johonkin nurkkaan. Liikkuvat, joustavat työntekijät – se on tulevaisuutta. Samoin liikkuvat, joustavat toimistoympäristöt.

ANN-MARIE ÅSHEDEN