Employés mobiles et bureaux modulables

Les prix de location des bureaux ont connu une telle envolée que de plus en plus d’entreprises se sentent contraintes de réduire la surface de leurs locaux. Cette tendance qui a démarré aux États-
Unis s’étend désormais aux grandes métropoles mondiales.

Il y a quelques années, un poste de travail classique occupait une dizaine de mètres carrés de la superficie du bureau. De nos jours, cet espace a diminué de moitié, voire plus chez les Britanniques, qui semblent plus affectés par la hausse des prix que leurs voisins européens.

« Nous avons aujourd’hui de grands open-space où la surface dédiée à chaque poste de travail ne cesse de diminuer. Nous sommes désormais contraints d’avoir des postes de travail de quatre mètres carrés, espaces de circulation et de rangement compris », déplore Alexander Gifford, responsable de l’aménagement chez Kinnarps au Royaume-Uni.

Pour l’instant, la tendance se limite à ces quatre mètres carrés par poste de travail car il serait difficile de réduire davantage cette surface. La taille des bureaux est cependant vouée à diminuer encore, en raison de la mobilité grandissante des employés et de l’utilisation commune des postes de travail. En résumé, le poste de travail individuel tendra à disparaître à l’avenir.

Cette tendance à restreindre sans cesse l’espace au travail a de nombreuses répercussions et l’une des plus évidentes est la diminution de la taille des plans de travail. Les bureaux d’angle encombrants disparaissent pour céder la place à des bureaux rectangulaires occupant moins d’espace. Leur taille s’échelonne de 120 à 180 centimètres de long pour une profondeur de 80 à 90 centimètres au plus. Les tables de réunion mobiles servent à gagner de l’espace lorsque cela s’avère nécessaire, grâce à leur conception flexible.

Ces plans de travail plus petits auraient posé problème si les ordinateurs n’étaient pas devenus plus compacts. Les ordinateurs portables et les écrans plats actuels se sont désormais imposés dans la plupart des entreprises.

Cette optimisation de l’espace se traduit par une réduction de l’espace entre les bureaux des employés. Cette évolution implique certains changements pour les décorateurs d’intérieur. Les cloisons et tissus servant à atténuer les bruits jouent un rôle crucial dans la lutte contre les nuisances au travail, si bien que les cloisons et le dos des armoires sont aujourd’hui élaborés à partir de nouveaux matériaux absorbant les sons. Un autre défi : celui de la lumière du soleil s’invitant par les grandes baies vitrées des nouveaux bureaux. Le mobilier doit être installé de façon à ce que les rayons du soleil ne tombent pas directement sur les écrans.

Qui dit nouvelles technologies, dit câbles qui ne sont pas toujours faciles à dissimuler. La gestion des câbles est un impératif dans les bureaux en espace ouvert. Leur présence est inévitable, même après l’arrivée de nouvelles technologies et systèmes sans fil. En effet, nous sommes toujours dépendants des nombreux chargeurs et transformateurs nécessaires à nos ordinateurs et à leurs périphériques.

De façon générale, la diminution de l’espace est synonyme de réaménagement : il faut prévoir des espaces de circulation ne gênant personne, des espaces ouverts pour les employés occupant plusieurs fonctions, penser à l’emplacement des salles de réunion etc.

« Le vrai défi consiste à transformer les inconvénients de cet espace réduit en avantages. Par exemple, un petit bureau peut faciliter la communication entre les employés », déclare Alexander Gifford.

Les entreprises sont de plus en plus demandeuses d’espaces partagés, qui occupent également davantage d’espace dans les bureaux. Les petites salles réservées aux appels téléphoniques, les salles de pause, Aménagement d’espace les salles de réunion, les espaces pour imprimantes et autres matériels, doivent toutes avoir une position stratégique.

« Lorsque l’on se détache du système de postes de travail individuels avec de grands plans de travail, il est important de créer un environnement chaleureux et agréable. Les salles de pause et de réunion doivent être un lieu où l’on a envie d’aller et de communiquer », fait remarquer Alexander Gifford.

Ces changements ont été une petite révolution pour tous les employés travaillant dans ces nouveaux environnements.

La diminution de l’espace de travail implique une réduction de la sphère privée au bureau. Les objets personnels tels que les plantes ou les photos de famille sont désormais bannis. Katarina Norman de Kinnarps Interior à Stockholm a dû s’atteler à ce problème.

« Il est souvent difficile de convaincre les employés des avantages de l’open-space car beaucoup ont peur du changement. C’est pourquoi, durant la phase de conception de l’aménagement, nous devons nous mettre réellement à la place de l’utilisateur », déclare Katarina Norman.

En Scandinavie, ce phénomène de perte de l’espace privé au bureau n’est pas aussi important qu’à Paris ou à Londres.

La communication est de plus en plus au centre de la vie professionnelle. Les employés sont de plus en plus mobiles au sein des locaux : leurs journées alternent entre travail à l’ordinateur sur des postes de travail réduits, pauses avec un journal sur un canapé, une tasse de café et un brin de discussion à la cafétéria, rendez-vous avec les clients dans la salle de réunion ou appels privés dans l’une des nombreuses petites salles de pause. Ces déplacements ont été rendus possibles grâce à l’apparition des ordinateurs portables, des téléphones sans fil et des connexions réseau sans fil haut débit.

Cette mobilité accrue se ressent à l’intérieur des bureaux mais également en dehors. Face à cette tendance, les designers de Kinnarps sont persuadés qu’à l’avenir les employés passeront plus de temps à l’extérieur du bureau. On voit de plus en plus d’employés mobiles que l’on appelle employés nomades.

« Ces nomades qui passent 80 % de leur temps de travail en dehors du bureau n’ont pas besoin d’un poste de travail fixe », constate Philippe Arin, responsable de l’aménagement chez Kinnarps en France.

« Si un client emploie cent salariés, il est probable qu’à peine soixante d’entre eux soient au bureau au même moment. Les autres sont mobiles : ils sont en déplacement professionnel ou travaillent sur leur portable à domicile, voire dans un Starbucks de la ville. Ainsi, ce client n’a pas besoin de cent postes de travail » souligne Alexandre Gifford.

Les employés mobiles viennent au bureau assister à une réunion avec leurs supérieurs, connectent leurs ordinateurs portables à un poste de travail disponible peu avant ou après leur réunion, puis rentrent chez eux pour travailler de façon plus approfondie.

Ces employés de plus en plus flexibles mettent en place de nouveaux projets, forment constamment de nouveaux groupes de travail qui se créent un espace de réunion simplement en déplaçant des bureaux sur roulettes.

Des employés et du mobilier de bureau toujours plus flexibles et mobiles, voilà de quoi est fait l’avenir.

ANN-MARIE ÅSHEDEN