Le bureau mobile

À quoi ressemblera le bureau du futur ? L’expérience en cours chez Hewlett-Packard, l’une des plus grandes entreprises au monde, nous laisse songeurs quant à l’existence de postes de travail permanents dans les années à venir. La mobilité est à l’ordre du jour. « Bienvenue dans notre bureau mobile ! Bienvenue à Espoo ! » Johanna Ihalainen nous a reçus dans le hall lumineux et spacieux du siège social finlandais de Hewlett-Packard, à l’ouest d’Helsinki. Il emploie plus de 900 personnes. Mais elles sont bien loin de travailler toutes dans ces locaux.

Hewlett-Packard a démarré dans un garage à Palo Alto, aux États-Unis, en 1939. Nous avons retrouvé l’idée du garage au sein de la société : le bureau en open space en est un exemple. Hewlett-Packard est désormais présente dans 170 pays et compte environ 156 000 employés. Ses produits incluent solutions informatiques, imprimantes, ordinateurs et
postes de travail. Johanna fait partie d’une équipe mondiale dont la tache est de transformer les locaux de la société et la façon de travailler, dans toutes les entités du groupe, pour mieux s’adapter aux nouveaux modes de travail.

Les études menées par l’équipe ont abouti à un guide sur des éléments importants comme le choix des matériaux, l’usage de la marque et du logo jusqu’à l’aménagement de salles d’attente et de lieux de travail qui facilitent la vie (professionnelle), mais tout cela sans installer de véritables bureaux. « Nous nous appuyons sur des études qui révèlent
que les personnes préfèrent passer plus de temps à la maison et travailler à proximité de leur domicile. Mais notre politique est de permettre à chacun de travailler où il le souhaite – et quand il le souhaite. Le point essentiel est que chacun dispose d’un lieu adapté pour faire ce qu’il doit faire », explique Johanna Ihalainen.

L’idée du bureau mobile s’étend à tout le personnel : employés administratifs, employés des services financiers, commerciaux, ingénieurs, développeurs système et techniciens de service.Tous sont équipés d’outils leur permettant d’être mobiles : ordinateurs portables, téléphones mobiles et connexion Internet. Avoir les bons outils de communication est essentiel pour les membres du personnel qui ne peuvent pas se voir chaque jour et qui communiquent essentiellement via l’intranet de l’entreprise.

« Il est évidemment possible aux personnes qui le souhaitent de s’installer à un bureau, mais nous expliquons clairement lors du recrutement que nous fonctionnons sur un concept de bureaux mobiles en open-space. Près de la moitié de notre personnel est mobile – nous avons 600 bureaux pour 920 employés. Certains managers, ou des personnes utilisant plusieurs ordinateurs simultanément, possèdent un poste de travail permanent. » Tous les autres, dits les employés mobiles, peuvent utiliser les zones de bureaux disponibles. Celles-ci sont marquées par des panneaux verts dans un espace ouvert et sont accessibles à tous. Nous avons également choisi des bureaux de plusieurs tailles.

« De façon étonnante, beaucoup de personnes choisissent un petit bureau lorsqu’elles viennent ici », observe Johanna Ihalainen. « C’est peut-être plus plaisant de s’asseoir près les uns des autres lorsque l’on ne se voit pas souvent. Nous avons placé des cloisons basses entre les postes de travail pour réduire le bruit. Les employés qui travaillent ensemble font attention au volume de leur voix. « Chez Hewlett-Packard, nous travaillons tous sur ordinateur. L’ergonomie est donc un aspect important, aussi bien pour la souris, le clavier, le support de l’ordinateur portable que pour le mobilier.

Mais le bien-être spychologique est tout aussi essentiel. Outre les bureaux et les sièges de travail – moins nombreux qu’auparavant – d’autres éléments ont été pris en compte afin d’offrir davantage de confort et de faciliter les échanges. Les différentes zones dans la salle sont délimitées à l’aide de plusieurs couleurs sur des piliers, des murs ou des objets. Cette configuration choisie ici à Espoo est également mise en place dans les bureaux de HP dans le monde entier. « Nous essayons d’utiliser des couleurs organiques
neutres qui restent sobres dans l’espace ouvert », explique Johanna Ihalainen.

Puis des couleurs plus brillantes ont été choisies, comme le bleu pour indiquer les salles dites « calmes », le vert pour les zones de réunion/conférence, le jaune pour les espaces dédiés à l’impression et le rouge pour les salles de pause. Il est donc facile pour toute personne de se repérer rapidement. « Les différences culturelles doivent également être prises en compte dans une société multinationale. Nous essayons de garder des thèmes communs pour l’environnement et les meubles tout en respectant les coutumes locales. Les couleurs représentent des notions différentes selon les cultures. Par exemple,
dans certains pays, le lilas est synonyme d’infortune et le blanc est signe de deuil.

« Personne ne doit se sentir mal à l’aise », ajoute Johanna Ihalainen. « Nous devons bien communiquer et étudier leurs problématiques pour que les employés aient réellement envie de changer leurs habitudes et devenir mobiles. Les heures de pointe correspondent aux lundis matin. C’est à ce moment que les personnes aiment se retrouver pour étudier un dossier en cours ou pour créer des liens sociaux tout simplement. » Le mobilier comporte également des armoires pour le matériel de travail et les effets personnels. Au début, l’idée était que chacun dispose de son propre rangement. Cependant, beaucoup de travailleurs mobiles parmi les 2 000 employés de la société dans les bureaux de Londres n’ont pas d’armoires personnelles. Les employés mobiles apportent simplement leurs affaires avec eux.

Le point essentiel est d’avoir un endroit pour ranger ses affaires personnelles temporairement. Des rangements communs peuvent suffire à répondre à cette problématique, notamment à Espoo. Pourquoi est-il si important de rendre le travail de bureau mobile ? Le désir d’une plus grande liberté en est-il la seule raison ? « Non, pas exactement », admet Johanna Ihalainen. « La réalité est que la plupart des employés
travaille à l’extérieur, chez un client ou en déplacement et le nouveau concept n’est que le reflet de la façon dont nous travaillons de nos jours. L’aspect économique est également un élément moteur pour la recherche de nouvelles solutions. Les employés heureux sont plus productifs. Laisser les personnes travailler comme et quand elles le veulent a des répercussions économiques, sans compter les investissements moindres en mobilier et espace dédié aux bureaux. Deux fois par an, nous contrôlons comment les différentes zones sont utilisées.

Si 20 % des bureaux ne sont jamais occupés, il faut faire quelque chose ! Notre objectif premier est d’assurer l’efficacité par rapport aux coûts. » Une question évidente est de savoir si les bureaux mobiles conviennent à tout le monde. Se passer d’horaires fixes est agréable mais exige une autodiscipline considérable. Et n’y a-t-il pas un risque de fatigue excessive parmi ceux qui ne savent pas se déconnecter en l’absence d’horaires de bureau établis ? Et loin des collègues. Johanna Ihalainen admet que les personnes travaillant de façon mobile doivent être naturellement capables de « se déconnecter ». Le problème a été abordé au sein de la société et un support de formation interne a été élaboré pour apprendre aux employés à travailler en équipes virtuelles et à comprendre les avantages et problèmes éventuels.

En plus de cela, la société doit formuler les descriptions de poste avec précision afin que les employés connaissent exactement ce qu’ils ont à faire lorsqu’ils travaillent de leur domicile. Régulièrement, les membres du personnel sont interrogés sur leur situation professionnelle. L’une des problématiques soulevées sur laquelle travaille Johanna Ihalainen est de permettre aux employés de s’asseoir avec leurs plus proches collègues pour garantir un travail d’équipe lorsqu’ils arrivent au bureau au même moment. Les conversations via l’intranet ne sont pas toujours suffisantes, il faut malgré tout se rencontrer une fois de temps en temps.

Lotta Jonson