Mobilis iroda

Milyen lesz a jövő irodája? A világ egyik legnagyobb cégében, a Hewlett-Packardban folytatott kísérlet felkeltette a kíváncsiságunkat: maradnak-e egyáltalán állandó irodai munkahelyek az elkövetkező években? Hiszen most a mobilitás van napirenden. „Köszöntöm Önöket mobilis irodánkban! Legyenek üdvözölve Espoóban!” – fogad minket Johanna Ihalainen a Hewlett-Packard finnországi központjának világos és tágas előcsarnokában, Helsiniktől nyugatra. Több mint 900 alkalmazott dolgozik itt – ténylegesen „itt” azonban jóval kevesebben dolgoznak.

A Hewlett-Packard egy Palo Altó-i garázsban született az USA-ban, 1939-ben. A cég néhány megoldásában ma is a garázs szelleme köszön vissza: a nyílt terű iroda a gondosan ápolt hagyomány része. A mintegy 156 000 dolgozót foglalkoztató Hewlett-Packard jelenleg 170 országban van jelen. Termékei között megtalálhatók az információtechnológiai megoldások, a nyomtatók, a számítógépek és a munkaállomások.

Johanna annak a globális csapatnak a tagja, amelynek az a feladata, hogy az új munkastílusnak megfelelően világszerte átalakítsaa a cég létesítményeit és a munkavégzés módját. A csapat kidolgozott egy kézikönyvet, melyben irányelveket fogalmaznak meg a legtöbb kérdéssel kapcsolatban: az anyagválasztástól a márka és logóhasználaton keresztül egészen az előcsarnokok, látogatóhelyiségek és munkahelyek olyan kialakításáig, hogy az kellemes és időtálló legyen – ezzel mintegy kiváltva a tényleges irodát.
„Figyelembe vettük a felmérések adatait, melyek szerint az emberek általában jobban szeretnek több időt tölteni otthon és a lakóhelyük közelében dolgozni. Alapvető elképzelésünk azonban az, hogy mindenki ott dolgozzon, ahol neki tetszik, és ennek idejét is maga válassza meg. A lényeg, hogy megfelelő helyet találjon munkája elvégzéséhez” – fejtette ki Johanna Ihalainen.

A mobilis irodával kapcsolatos elképzelés mindenkire kiterjed: az adminisztratív állományra, a pénzügyi dolgozókra, az értékesítési munkatársakra, a tervezőkre, a rendszerfejlesztőkre és a szervizszakemberekre egyaránt. Mindannyian megkapták az „alapfelszerelést”: laptopot, mobiltelefont és online kapcsolatot. A jól működő kommunikáció egyszerűen létfontosságú az olyan munkatársak számára, akik nem találkoznak minden nap. Az ő kommunikációjuk elsősorban a vállalati intraneten zajlik.
„Aki azt szeretné, természetesen ülhet az irodában, azonban már a munkaerő-toborzás fázisában világossá tettük, hogy elképzelésünk a nyílt terű irodákra és a mobilitásra épül. A dolgozók mintegy fele mobilis – 600 íróasztalunk van a 920 alkalmazott számára. Bizonyos, főleg magasabb szintű vezetők, illetve azok a munkatársaink, akiknek egyidejűleg több számítógépmonitorra van szükségük, állandó munkahelyet kaptak.”

Mindenki más, vagyis a „mobilis” dolgozók a szabad íróasztalokat használhatják. Ezeket a nyitott irodai környezetben zöld címkék jelzik, és bárkinek a rendelkezésére állnak. Vannak nagyobb íróasztalok, és vannak kisebbek is, tortaszeletek módjára elrendezve.
„Meglepően sokan választanak kis íróasztalt – árulja el Johanna Ihalainen. – Valószínűleg jól esik egymás közelében ülni azoknak, akik ritkán találkoznak. Az egyes munkahelyek közötti térelválasztók a zaj csökkentése érdekében alacsonyak.Akik látják egymást, azok vigyáznak arra, hogy ne legyenek túl hangosak.”

Mivel a Hewlett-Packardnál mindenki számítógéppel dolgozik, az egér, a billentyűzet, a laptopállvány és a berendezés szempontjából egyaránt fontos az ergonómia. Nem kevésbé lényeges azonban a mentális komfort. Az íróasztalokon és irodaszékeken kívül – melyek száma a korábbihoz képest jelentősen csökkent – egész sor olyan további megoldás van, amelyek célja a kényelem fokozása vagy a szociális interakciók elősegítése. Ezek a helyek különböző színekkel vannak megjelölve a helyiségben – az oszlopokon, háttérfalakon vagy hasonló objektumokon. Ilyen az espoói minta, és ezt a modellt valósítják meg a HP irodáiban az egész világon.
„Arra törekedtünk, hogy organikus, semleges színeket használjunk, melyek nem hatnak túl erőteljesen a nyílt térben” – meséli Johanna Ihalainen. Végül az élénkebb színek mellett döntöttek: a csendes pihenőhelyiségeket  kékkel, a tárgyalókat, konferenciahelyiségeket zölddel, a nyomtatósarkokat sárgával, a kávézóhelyiségeket, „ücsörgőket” pedig pirossal jelölték meg. Az irodában szétnézve így bárki könnyen megtalálhatja, amit keres. Egy multinacionális cégnél komolyan kell venni a kulturális különbségeket. A környezetet és a berendezést illetően igyekeztünk általános témákra szorítkozni, ugyanakkor tiszteletben tartani a helyi szokásokat. A színeknek a különböző kultúrákban másmás a jelentésük. Bizonyos országokban például a lila szín balszerencsét jelent, a fehér pedig a gyász színe.
„Senki sem érezheti magát mellőzve – hangsúlyozza Johanna Ihalainen. – Be kellett vetnünk kommunikációs képességeinket, és úgy megközelítenünk a kérdést, hogy az emberek lelkesedjenek a mobilissá válásért, szokásaik megváltoztatásáért. A csúcsidőszak a hétfő reggel. Az emberek ilyenkor szeretik megbeszélni a munkájuk gyakorlati részleteit, vagy egyszerűen csak összejönni.”

A berendezés részét képezik a munkához kapcsolódó anyagok, illetve a személyes holmi tárolására szolgáló szekrények is. A kezdeti elképzelés az, hogy mindenkinek legyen egy saját szekrénye. A cég mintegy 2000 alkalmazottal működő londoni irodájában azonban a mobilis dolgozók jó része nem használ saját szekrényt. Ők ugyanis egyszerűen mindent magukkal hordanak, amire szükségük van. Csak az a fontos, hogy mindig legyen egy hely, ahová ideiglenesen bezárhatják a holmijukat. Előfordulhat tehát, hogy tökéletesen elegendőek lennének a „névtelen” szekrények akár Espoóban is.

De miért fontos mobilissá tenni az irodai munkát? Az egyetlen indok a nagyobb szabadság utáni vágy?
„Nem egészen – vallja be Johanna Ihalainen. – Az alkalmazottak nagy része nem tartózkodik az irodában, ügyfélnél jár vagy úton van, és az új koncepció csupán a munkavégzésnek ezt a módját tükrözi. Az új megoldások mögött ugyanakkor gazdaságossági megfontolások is állnak. A boldog dolgozó hatékonyabb munkaerő, ezért gazdasági szempontból nagyon is ésszerű, hogy az alkalmazottak maguk dönthetik el, hogyan és mikor végzik el munkájukat. Ugyanakkor ez a berendezés és az irodaterület költségeinek szempontjából is megtakarítást jelent. Évente kétszer kiértékeljük, milyen a kihasználtsága az egyes területeknek. Alulkihasználtság ugyanis nincs megengedve. Ha az íróasztalok 20 százaléka folyamatosan nincs használatban, akkor valamit tenni kell! Elsődleges irányelvünk a költséghatékonyság biztosítása.”

További kézenfekvő kérdés, hogy a mobilis iroda valóban mindenkinek megfelel-e. Jó érzés elfelejteni a blokkolóórát, ugyanakkor ez a megoldás jelentős önfegyelmet kíván. Nem fenyegeti kiégés azokat, akik a megszabott munkaidő hiányában egyszerűen nem tudnak kikapcsolni? Ráadásul mindezt kollégák nélkül…

Johanna Ihalainen véleménye szerint a mobilis munkarendben dolgozóknak tudniuk kell természetes módon „kikapcsolni”. Ezt a problémát megvitatták a cégben, és összeállítottak egy belső oktatóanyagot azzal a céllal, hogy megtanítsák az embereket virtuális csapatban dolgozni, s felismerni az ezzel kapcsolatos előnyöket és az esetleges problémákat.A cégnek emellett részletes munkaköri leírásokat kell kidolgoznia, hogy az alkalmazottak mindig pontosan tudják, mi a dolguk, bárhol és bármikor is ülnek le dolgozni.

A dolgozókat rendszeresen megkérdezik a munkahelyi helyzetükről. Ennek egyik eredményeként Johanna Ihalainen jelenleg annak a problémának a megoldásán dolgozik, hogy a csapaton belüli együttműködés lehetővé tétele érdekében miképpen biztosítható az, hogy az irodába egyszerre betoppanó több közeli munkatárs egymás mellé ülhessen. Nem mindig elég az intraneten keresztül csevegni – hébe-hóba találkoznia is kell a csapatnak. Minden mobilitás ellenére.

Lotta Jonsson