Przenośne biuro

Jak będzie wyglądało biuro przyszłości? Eksperyment przeprowadzany przez firmę Hewlett-Packard, jedną z największych spółek na świecie, zmusza nas do zastanowienia, czy w latach, które nadejdą będą jeszcze istniały stałe miejsca pracy biurowej. Mobilność jest na porządku dziennym. „Witamy w naszym przenośnym biurze! Witamy w Espoo!” – Johanna Ihalainen podejmuje nas w jasnym i przestrzennym foyer fińskiej centrali Hewlett-Packard, która mieści się nieco na zachód od Helsinek. Zatrudnionych jest tu ponad 900 osób, jednak tylko niewielka część faktycznie pracuje w

Firma Hewlett-Packard zaistniała w 1939 roku w garażu w Palo Alto w USA. Otwarte biuro to część starannie pielęgnowanego dziedzictwa firmy. Hewlett-Packard jest obecnie reprezentowany w 170 krajach i zatrudnia około 156 000 pracowników. Produkty firmy obejmują rozwiązania związane z technologią informatyczną, drukarki, komputery osobiste i stacje robocze. Johanna jest członkiem globalnego zespołu, który ma za zadanie przekształcić biura firmy i sposób pracy na całym świecie tak, aby lepiej dostosować je do nowoczesnegostylupracy.Rezultatempracyzespołujest podręcznik ze wskazówkami dotyczącymi większości zagadnień: od doboru materiału, zastosowania znaku firmowego i logo, po sposób tworzenia foyer, pokoi dla gości, stanowisk pracy, które ułatwiają pracę – zwłaszcza bez istnienia biura właściwego.

„Uwzględniamy sondaże pokazujące, że ludzie generalnie wolą spędzać więcej czasu w domu i pracować w pobliżu domu.
Ale nasze podstawowe założenie, to pozwolić każdemu pracować tam, gdzie lubi i w czasie, który mu odpowiada. Główna zasada polega na tym, że każdy może znaleźć właściwe miejsce do wykonywania swoich zadań” – mówi Johanna Ihalainen. Pomysł przenośnego biura obejmuje wszystkich: personel administracyjny, finansowy, dział sprzedaży, inżynierów, programistów i personel serwisu technicznego. Każdy z nich jest wyposażony w podstawowe narzędzia: laptopy, telefony komórkowe i połączenie z Internetem. Sprawnie funkcjonująca komunikacja jest podstawową potrzebą pracowników, którzy nie widują się na co dzień. Komunikują się głównie poprzez intranet.

„Naturalnie, dobrze przebywa się w biurze tym, którym sprawia to największą przyjemność, ale już w fazie rekrutacji uzmysławiamy pracownikom, że mamy biura na otwartym planie i pracujemy mobilnie. Około połowa naszego personelu jest mobilna – mamy 600 biurek dla 920 pracowników. Niektórzy menedżerowie, często na wyższych stanowiskach, lub pracownicy, którzy muszą używać kilku monitorów równocześnie, mają stałe stanowiska pracy”. Wszyscy pozostali, mobilni, mogą wykorzystywać miejsca przy wolnych biurkach. Są one oznaczane zielonymi naklejkami na planie otwartego biura i każdy ma do nich swobodny dostęp. Niektóre biurka są duże, inne małe, i są ustawione jak kawałki tortu. „Zaskakująco wiele osób po przybyciu tutaj wybiera małe biurko” – zauważa Johanna Ihalainen. „Być może miło jest siedzieć blisko siebie, gdy nie widuje się z innymi zbyt często. Mamy też niskie przegrody pomiędzy stanowiskami pracy, aby obniżyć poziom hałasu.

Ludzie, którzy mogą widzieć siebie nawzajem, zwracają uwagę na głośność, z jaką mówią”. Wszyscy w firmie Hewlett-Packard pracują przy komputerach, co powoduje, że ergonomia jest ważna, zarówno w odniesieniu do myszy komputerowej, klawiatury, stanowiska na laptop, jak i umeblowania. Jednak równie ważny jest komfort psychiczny.
Oprócz biurek i krzeseł, których jest teraz mniej niż niegdyś, cała grupa innych elementów funkcjonuje jako strefy wypoczynku i ułatwia społeczne interakcje. Są to wyznaczone obszary w obrębie pomieszczenia, oznakowane różnymi kolorami – na filarach, ścianach
i podobnych obiektach. Taki wzorzec panuje tutaj w Espoo i ten sam model znajduje zastosowanie we wszystkich biurach HP na całym świecie.

„Staramy się używać naturalnych, pastelowych kolorów, które nie narzucają się zbytnio na otwartej przestrzeni” – wyjaśnia Johanna Ihalainen. Używa ona jaśniejszych barw, takich jak błękit, aby oznaczyć pokoje cichej pracy i odpoczynku, zieleń w obszarach spotkań i konferencji, żółć przy stanowiskach druku i czerwień w kawiarniach lub pomieszczeniach, w których spędza się przerwę w pracy. Łatwo więc każdemu, kto znajdzie się w biurze, ustalić swoje położenie. W wielonarodowościowej firmie należy poważnie traktować różnice kulturowe. Staramy się utrzymywać wspólną stylistykę otoczenia i umeblowania, jednocześnie zachowując szacunek dla miejscowych tradycji. Kolory mają różne znaczenie w różnych kulturach. Na przykład są kraje, w których kolor liliowy oznacza nieszczęście, a biały to kolor żałobny.

„Nikt nie powinien się czuć zmuszany – mówi Johanna Ihalainen. Powinniśmy być sprawni w komunikacji i podchodzić do tej kwestii w taki sposób, aby ludzie rzeczywiście czuli podekscytowanie w związku ze zmianą nawyków i stawaniem się mobilnym. Godziny szczytu to poniedziałkowy poranek. To chwila, gdy ludzie lubią się spotkać i przeanalizować szczegóły swojej pracy lub po prostu udzielić się towarzysko”.

Umeblowanie obejmuje również szafki na materiały do pracy i/lub rzeczy osobiste. Najpierw sądziliśmy, że każdy powinien mieć własną szafkę. Jednak wielu mobilnych pracowników spośród ok. 2000 zatrudnionychw londyńskim biurze firmy nie ma własnej szafki. Pracownicy mobilni noszą po prostu wszystkie niezbędne rzeczy ze sobą. Zasadnicza kwestia to mieć miejsce, gdzie można czasowo przechować swoje rzeczy. Ogólnie dostępna szafka może w zupełności wystarczyć, nawet w Espoo. Dlaczego jest to takie ważne, aby uczynić pracę biurową mobilną? Czy tęsknota za większą swobodą to jedyny powód? „Nie, nie całkiem – przyznaje Johanna Ihalainen. Rzeczywistość jest taka, że większość pracowników znajduje się poza biurem, w siedzibie klienta lub w podróży, a nowa koncepcja po prostu odzwierciedla sposób, w jaki ludzie dzisiaj pracują. Za nowymi rozwiązaniami stoi również ekonomia. Szczęśliwi pracownicy są bardziej wydajni. Zgoda na to, aby ludzie pracowali tak jak chcą i kiedy chcą, ma pozytywny ekonomiczny sens. A poza tym zyskuje się oszczędności, zarówno jeśli chodzi o meble, jak i o przestrzeń biurową. Dwa razy do roku sprawdzamy, jak są użytkowane różne powierzchnie, nie pozwalając na ich zbyt małe wykorzystanie.

Jeśli 20 procent biurek nie jest nigdy używanych, coś należy z tym zrobić! Nasza główna dyrektywa to zapewnić wydajność, uwzględniając koszty”. Kolejne oczywiste pytanie dotyczy tego, czy przenośne biuro naprawdę odpowiada każdemu. Zarządzanie czasem jest korzystne, ale wymaga znacznej samodyscypliny. A czy wśród tych, którzy nie
potrafią się wyłączyć i nie pracować, gdy nie muszą przestrzegać regularnych godzin pracy, nie istnieje ryzyko wypalenia? I bez kolegów… Johanna Ihalainen przyznaje, że ludzie wykonujący pracę mobilną muszą być w stanie „wyłączyć się”. Omawiano ten problem w firmie i stworzono wewnętrzne materiały treningowe, które pomagają nauczyć ludzi, jak pracować w wirtualnych zespołach oraz dostrzegać korzyści i możliwe problemy. Ponadto firma musi sformułować opis stanowiska pracy z wielką
precyzją, aby zatrudnieni wiedzieli dokładnie co robić, gdziekolwiek i kiedykolwiek zasiądą do pracy. Pracownicy są regularnie pytani o swoją sytuację w pracy. Jednym z wyników tego przeglądu jest fakt, że Johanna Ihalainen przygląda się obecnie problemowi, jak umożliwić ludziom siedzenie obok najbliższych kolegów i zagwarantować, żeby zespoły mogły pracować razem, gdy pojawiają się w tym samym
czasie w biurze. Nie zawsze wystarczy rozmowa przez wewnętrzną sieć komputerową, czasem trzeba się spotkać. Mimo wszystko.

Lotta Jonson