Mobilni pracownicy i elastyczne biura

Koszt powierzchni biurowych wzrósł tak bardzo, że coraz więcej firm zmuszonych jest do redukcji swoich biur – trend, który wziął początek w USA, a teraz dociera do dużych miast na całym świecie.

Kilka lat temu normalne miejsce pracy w biurze zajmowało ok. 10 metrów kwadratowych. Dzisiaj ta przestrzeń zmalała o połowę. Wydaje się, że ten trend poszedł dalej w Wielkiej Brytanii niż u jej europejskich sąsiadów.

„Mamy ogromne otwarte powierzchnie biurowe, gdzie przestrzeń, którą może zajmować pojedyncze miejsce pracy ciągle się kurczy. Obecnie zeszliśmy do minimum wynoszącego cztery metry kwadratowe przypadające na jedno miejsce pracy, łącznie z powierzchnią przeznaczoną na przechowywanie dokumentów i komunikacyjną”, mówi Alexander Gifford, Szef projektantów w Kinnarps w Wielkiej Brytanii.

Na tej wielkości - dokładnie cztery metry kwadratowe przypadające na miejsce pracy – trend na razie się zatrzymał. Prawie niewykonalne jest zmniejszenie tej powierzchni. Biura jednak będą dalej się kurczyć, ponieważ pracownicy stają się coraz bardziej mobilni i miejsca pracy są przydzielane coraz mniejszej liczbie osób. Po prostu w przyszłości nie każdy będzie potrzebował swojego własnego biurka.

Trend skierowany w stronę jeszcze bardziej kompaktowego środowiska biurowego miał wiele skutków ubocznych. Jednym z najbardziej wyraźnych jest kurczenie się rozmiarów biurek. Pochłaniające przestrzeń biurka narożne znikają i są wypierane przez biurka prostokątne o znacznie mniejszej powierzchni roboczej. Ich wymiary wahają się od 120 cm do 180 cm długości i 80 cm do 90 cm szerokości. Przenośne stoły konferencyjne używane są do zapewnienia dodatkowej ilości miejsca tam, gdzie to potrzebne, tworząc bardziej elastyczne rozplanowanie.

Mniejsze biurka mogłyby stanowić problem, gdyby komputery także się nie skurczyły. Dzisiaj płaskie monitory i laptopy zajmują o wiele mniej miejsca niż stare, zwaliste monitory CRT.

Bardziej efektywne wykorzystanie powierzchni oznacza, że ludzie pracują bliżej siebie. To z kolei niesie za sobą liczne konsekwencje dla projektantów wnętrz. Tłumienie dźwięków za pomocą ekranów i tkanin staje się niezmiernie ważne, ponieważ oznacza redukcję zakłóceń w pracy, stąd ekrany wraz z tylnymi ścianami szaf projektowane są z nowych materiałów dźwiękochłonnych. Innym wyzwaniem jest światło słoneczne przedostające się przez ogromne powierzchnie nowych, przeszklonych biur: meble muszą być tak rozmieszczone, aby zapobiegać padaniu promieni słonecznych bezpośrednio na ekrany monitorów.

Nowej technologii towarzyszą kable. Utrzymanie ich w porządku jest kolejnym problemem do rozwiązania. Efektywne poprowadzenie kabli jest koniecznością szczególnie w biurach typu open space. Zawsze mieliśmy kable, nawet przy wprowadzeniu nowych technologii i urządzeń bezprzewodowych, ciągle jeszcze musimy korzystać z licznych transformatorów dla komputerów i ich urządzeń peryferyjnych.

W rezultacie mniejsze powierzchnie oznaczają większy wysiłek przy ich aranżacji: gdzie muszą przebiegać trasy komunikacyjne, tak by nikomu nie przeszkadzać, gdzie ludzie o różnych funkcjach potrzebują miejsc pracy w biurach typu open space, gdzie mają być zlokalizowane ciche pomieszczenia itd.

„Prawdziwym wyzwaniem jest obrócenie mniejszej przestrzeni na swoją korzyść. Bardziej kompaktowe biuro może pomóc ludziom w lepszej komunikacji – mówi Alexander Gifford.

Wspólne powierzchnie stają się o wiele ważniejsze i zajmują większą część całej przestrzeni Planowanie przestrzeni biura. Małe, ciche pomieszczenia telefoniczne, kawiarenki, salki konferencyjne, powierzchnie dla drukarek i innych urządzeń biurowych muszą być umieszczane w coraz bardziej strategicznych lokalizacjach.

„Kiedy wyprowadzamy się z indywidualnych miejsc pracy z ogromnymi biurkami, musimy włożyć wysiłek w to, aby pozostała część środowiska pracy była przyjemna. Przestrzenie, w których znajdujemy się podczas przerw i spotkań, muszą być miejscem, gdzie ludzie chcą przebywać i są zainspirowani, aby się komunikować – zauważa Alexander Gifford.

Dla użytkowników nowych środowisk biurowych, wszystko to oznaczało rewolucyjne zmiany.

Kurczące się miejsca pracy w widoczny sposób zredukowały przestrzeń dla sfery prywatnej w biurze. Przedmioty osobiste takie jak rośliny doniczkowe i fotografie rodzinne są skazane na wygnanie. Z taką właśnie sytuacją musiała się zmagać Katarina Norman w Kinnarps Interior w Sztokholmie.

„Często ciężko jest przekonać pracowników do nowej sytuacji przy przeprowadzce do biura typu open space. Większość z nich nie chce nic zmieniać. Dlatego docieramy znacznie głębiej do poziomu użytkownika na etapie planowania – mówi Katarina Norman.

Przypadki utraty prywatnej przestrzeni biurowej nie są tak częste w Skandynawii, jak w Londynie czy Paryżu.

Życie toczące się w pracy skupia się w coraz większym stopniu wokół komunikacji. Pracownicy coraz częściej poruszają się wewnątrz biura. Od skupienia przy pracy na komputerze w małych przestrzeniach roboczych do przerw z gazetą na sofie,filiżanką kawy i pogawędką w kawiarence, spotkań z klientami w salkach konferencyjnych lub poufnych rozmów telefonicznych w jednym z wielu malutkich pomieszczeń telefonicznych. Wszystko to stało się możliwe dzięki rozwojowi laptopów, telefonów bezprzewodowych i szybkich bezprzewodowych połączeń sieciowych.

W coraz większym stopniu mobilność pojawia się nie tylko wewnątrz biura, ale także poza nim. Trend jest wyraźny i pracownicy będą w przyszłości coraz częściej pojawiać się poza biurem, uważają projektanci Kinnarps. Obserwujemy coraz więcej mobilnych pracowników, zwanych biurowymi nomadami.

Nomadzi, którzy spędzają 80 procent lub więcej swojego czasu pracy z dala od biura, nie potrzebują stałego miejsca do pracy”, zauważa Philipe Arin, Szef projektantów w Kinnarps we Francji.

„Jeśli klient ma 100 pracowników, możliwe jest, że nie więcej niż 60 z nich będzie przebywać w biurze w tym samym czasie. Reszta z nich jest w ruchu. Są w podróżach handlowych. Lub pracują na swoich laptopach w domu lub w którejś z kawiarń w mieście.Tak więc klient nie potrzebuje 100 stanowisk do pracy.” – wskazuje Alexander Gifford.

Mobilni pracownicy przychodzą do pracy na spotkania ze swoimi przełożonymi i podłączają swoje laptopy w wolnej przestrzeni przed samym spotkaniem lub zaraz po nim, zanim powrócą do domu, aby dalej pracować na swoich komputerach w większym skupieniu.

Coraz bardziej elastyczni pracownicy tworzą nowe projekty, nieustannie formują nowe zespoły, które szybko się organizują wokół dogodnej kombinacji biurek w narożniku.

Mobilni, elastyczni pracownicy – oto przyszłość. To samo ma zastosowanie w przypadku mobilnych, elastycznych środowisk biurowych.