Mobila medarbetare och flexibla kontor

Allt dyrare kontorshyror har drivit fram allt effektivare användning av ytorna. Det tillsammans med den ökande rörligheten både inom och utanför kontoret kräver noggranna inredningslösningar och allt flexiblare möbler.

Kostnaden för kontorsytor har ökat så kraftigt att allt fler företag ser sig tvungna att krympa sina kontor. Det började i USA och sprider sig nu över världens storstäder. För några år sedan var en normal arbetsplats på ett kontor ca 10 kvadratmeter. Idag är den ytan halverad. I Europa förefaller utvecklingen ha gått längst i Storbritannien.

–Vi har stora, öppna kontor där den yta som varje arbetsplats får ta i anspråk krymper allt mer. Nu är vi nere i fyra kvadratmeter i snitt per arbetsplats, berättar Alexander Gifford, designchef på Kinnarps i Storbritannien. Där – vid fyra kvadratmeter per arbetsplats – är det nog stopp. Mindre kommer de knappast att kunna göras. Men kontoren kommer att krympa ändå, i takt med att medarbetarna blir allt rörligare och arbetsplatserna allt mindre privata. Alla kommer helt enkelt inte att behöva ett eget skrivbord i framtiden. Utvecklingen mot en allt kompaktare kontors-miljö har fått många följdverkningar. En av de påtagligaste är att skrivborden krymper i storlek.

De utrymmeskrävande hörnskrivborden försvinner och ersätts med rektangulära liksidiga skrivbord med betydligt mindre arbetsytor. De finns i längder mellan 120 och 180 cm och är 80 eller högst 90 cm djupa. De rektangulära borden ökar också flexibiliteten.

Liksom de mobila konferensborden. Dessa används för att ge extra utrymme där så behövs och ger en mer flexibel möbleringslösning. Skrivbordskrympningen hade varit svår om inte datorerna också hade krympt. Dagens platta skärmar och bärbara datorer tar betydligt mindre plats än gårdagens ”burkar”. Den effektivare ytanvändningen gör att människorna kommer att arbeta allt närmare varandra. Det i sin tur får en rad konsekvenser för inredarna. Ljuddämpning med skärmar och textilier blir allt viktigare för att minska störningsmomenten under arbetet; därför utvecklas nu skärmar och även ryggar på skåp med nya, mer ljudabsorberande material.

Att hantera solljus som faller genom de nya kontorens stora glasytor är en annan utmaning; man måste möblera så att ljuset inte faller rakt in i datorskärmarna. Med tekniken kommer sladdar. Ordning och reda på sladdarna är ett annat problem, som kräver lösningar. Effektiv uppsamling av kablage är också ett måste i de öppna kontoren. Överhuvudtaget kräver mindre yta mera jobb med layouten; var gångstråken ska gå för att inte störa, var personer med olika funktioner ska ha sina arbetsplatser i det öppna kontoret, var tysta rum skall finnas etc.

– Den verkliga utmaningen är att vända en liten yta till sin fördel. En av fördelarna kan vara att ett mer kompakt kontor också kan vara en bidragande orsak till bättre kommunikation mellan människor, säger Alexander Gifford. De gemensamma utrymmena får en kraftigt ökad betydelse och upptar en allt större del av kontorsytan. Små tysta telefonrum, fikarum, mötesrum, utrymmen för skrivare och andra kontorsmaskiner blir allt mer strategiska.

– När vi rör oss bort från personliga arbetsplatser med stora skrivbord, måste vi anstränga oss att göra resten av miljön desto trevligare.Ytor för pauser och möten måste vara ställen där människor blir inspirerade och vill vara, konstaterar Alexander Gifford. För brukarna av de nya kontorsmiljöerna har allt detta inneburit något av en revolution. Krympningen av arbetsplatsen minskar förstås utrymmet för det privata på kontoret. Personliga prylar, som egna krukväxter och familjeporträtt, blir bannlysta. Det är något som Katarina Norman på Kinnarps Interior, Stockholm har att tampas med.

– Det är ofta svårt att få med sig personalen vid en flytt till öppna kontor. De flesta vill inte ändra något. Det gör att vi kommer allt djupare ner i brukarnivån när vi planerar, berättar Katarina Norman. Uppenbarligen har avprivatiseringen inte kommit så långt i Skandinavien som den gjort i London och Paris. Arbetslivet handlar nu allt mer om kommunikation. Medarbetarna rör sig allt mer inom kontoret. Från koncentrerat datorarbete på små arbetsplatser till vilopaus med en tidning i soffan, en kopp kaffe och lite prat i caféet, kundmöte i mötesrummet eller ett känsligt telefonsamtal i något av de många små telefonrummen.

Allt möjliggjort av den tekniska utvecklingen av bärbara datorer, trådlösa telefoner och snabba trådlösa nätuppkopplingar. Den ökade rörligheten sker inte bara inom kontoret, utan även utanför. Trenden är tydlig, och i framtiden kommer medarbetarna att befinna sig allt mer utanför kontoret, tror Kinnarps designers. Vi får allt fler mobila medarbetare – kontorets ”nomader”.

– En ”nomad”, som tillbringar 80 procent eller mer av sin arbetstid ute, behöver ingen fast arbetsplats, konstaterar Philippe Arin, designchef vid Kinnarps i Frankrike.
– Om en kund har 100 anställda, är det kanske bara 60 av dem som är inne samtidigt. Resten är mobila. De är ute och säljer.

De sitter hemma och jobbar vid sin laptop, eller på något Starbucks ute på stan. Så den här kunden behöver inte 100 arbetsplatser, säger Alexander Gifford. De mobila medarbetarna kommer in till jobbet för möte med chefen och kopplar upp sin dator vid
en ledig plats en stund före eller efter mötet för att sedan gå hem igen för att jobba mer koncentrerat vid datorn. Allt mer flexibla medarbetare drar igång nya projekt, bildar ständigt nya team, som hastigt gör i ordning av lämplig skrivbordskombination i ett hörn. Mobila, flexibla medarbetare – det är framtiden. Mobila, flexibla kontorsmiljöer likaså.

Ann-Marie Åsheden